オペレーターに必須！データ入力のスキルアップ

更新日：2023.11.28コールセンター

ほとんどのコールセンターで、オペレーターは電話対応しながらデータ入力を進めなければなりません。入力するデータ量が多いと、作業が遅れてしまうことも。手際よく業務を処理するには、タイピングのスピードを速めるだけでなくデータ入力のスキルアップを目指すことが大切です。そこで今回は、タイピングスキルの上達に役立つコツやミスの防止に効果的な方法などをご紹介します。

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データ入力で求められる必須スキル

業務でデータ入力しなければならない場合、多くの職場ではパソコンの基本的な操作スキル、タイピングスキル、文書・データ作成スキルが必須です。

パソコンの基本的な操作スキル

通常、パソコンの基本的な操作スキルとは一通りのパソコン操作に問題がなく、WordやExcelなどの基本ソフトが使える能力を指します。仕事でデータ入力する場合、たいていの会社ではWordやExcelを使い慣れていることが前提とされます。コールセンターに限らず、これらの基本ソフトはできるだけ使いこなせたほうがよいでしょう。

タイピングスキル

最近はさまざまな業種でパソコンの基本スキルが求められますが、とくにデータ入力で重要となる要素はタイピングスキルです。タイピングスキルのなかでも、入力スピードはとりわけ重視される傾向にあります。正確にブラインドタッチできてもデータ入力に時間が費やされていると、職場のニーズに応えられないかもしれません。

文書・データの作成スキル

仕事でデータ入力する際には、文書やデータの作成スキルを求められる場合もあります。ほとんどの職場で業務連絡にはメールが使われるため、文書作成スキルは不可欠です。コールセンターで電話対応する場合、お客様の話を聞きながら書式に応じて顧客データを入力するスキルも必要になります。

タイピングを速くするコツ

データ入力でタイピングを速くする時の大切なコツは、「キーボードの位置を正しく把握」、「指先の感触を頼りに文字入力」、「入力中はキーボードに目を向けない」の3つです。

キーボードの位置を正しく把握

タイピングのスピードを速めるうえで、キーボードの位置の正しい把握は欠かせません。ブラインドタッチを身につけるには、キーボードの正しい配列とともに10本の指の役割分担を理解するのがおすすめです。人差し指を「F」と「J」に置くホームポジションを普段から心がけると、スキルの習得も効率的に行えます。

指先の感触を頼りに文字入力

ブラインドタッチでの文字入力は、指先の感触に頼りながら作業を進めます。最初に人差し指を基準キーの「F」と「J」に置き、中指から小指まで真横に並べたスタイルがホームポジションの指の配置です。それぞれの指は基本的に少し左に傾いた縦一列を担当しますが、どのキーの上に移動しているかは指の感触により把握します。

入力中はキーボードに目を向けない

文字の入力中は、多少の不安があってもキーボードに目を向けない心がけが大切です。ブラインドタッチに慣れないうちは、正しく指を移動できているか不安を感じることも多いでしょう。ただ、そのたびにキーボードを確認しているとスキルの習得にはマイナスです。どうしても気になる場合、紙やタオルでキーボードを見えなくする方法があります。

タイピングを上達する方法

タイピングのスキルを上達するには、指の動かし方を意識しながら繰り返し練習を行いましょう。

繰り返しの練習は欠かせない

ブラインドタッチを身につけて入力スピードを速めるなら、何度も練習を繰り返す必要があります。タイピングのスキル習得も、自転車やピアノの練習と同じく体で覚えることが大事です。なかなか上達しない時は、入力時の姿勢を見直してみましょう。手の形は、卵をもつ感じで丸めるイメージです、腕はやや八の字に広げ、肘は直角に曲げます。

指の動かし方を意識

タイピングを練習する時、指はキーボードの上を滑らせる感覚で静かに動かすとスキルの上達に効果的です。ブラインドタッチでの文字入力に慣れていない場合、指をキーボードから高く離す傾向が見られます。この打ち方では余計な力が入り、入力スピードは遅くなるといわれています。キー入力の際、指の移動は最小限にとどめ、必ずホームポジションに戻る意識をもつことが重要です。

練習ソフトも有効活用

タイピング練習では、専用の練習ソフトを使う方法も有効です。最近は、ネット上に無料のタイピングソフトがいろいろ用意されています。ソフトによってはタイピングのスピード、入力の精度、打ち間違えやすいキーを知らせてくれます。仕事や家事に追われるなか効率的に練習を重ねるなら、練習ソフトの活用はおすすめです。

データ入力関係の資格

データ入力のスキルが問われる資格には、日本語ワープロ検定、MOSやキータッチ2000があります。

日本語ワープロ検定

日本語ワープロ検定は、日本情報処理検定協会が認定する資格です。試験には4級～1級と初段があり、文書の処理能力が問われます。4級～1級の問題内容は、「速度問題」と「ビジネス文書作成」の2種類です。速度問題では制限時間内での入力文字数を、文書作成では表や装飾文字の体裁を判定します。初段になると、地図を含めたビジネス文書作成や文字・表内データの処理能力を判定する問題が加わります。

MOS

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリストの略語）は、マイクロソフトが認定する国際資格です。受験科目は、WordやExcelを含むマイクロソフト製品の種類ごとに一般と上級の2段階に分かれます。この資格があれば各ソフトの技能を証明できるといわれ、データ入力に限らず就職では有利に働くと評価されています。

キータッチ2000

キータッチ2000は、キーボードによる文字入力の速さや操作技能を証明する資格です。試験は日本商工会議所により実施され、受験者には「技能認定証明書」が交付されます。問題は、2,000タッチの英字や記号がランダムに並ぶ形式です。試験時間は10分あり、すべてノーミスで入力すればゴールドホルダー認定書を取得できます。

タイピングのミスを防ぐには

タイピングのミスを防ぐには、作成した文書を読んでチェックする方法や間違いやすい文字やパターンの把握が効果的です。入力中には、あまり緊張しない心がけも大切といわれています。

文書は読んでチェック

文書を作成したら、実際に読んでチェックすると誤入力を見つけるのに役立ちます。黙読より声に出したほうが効果を見込めますが、仕事中であれば声の大きさは抑えましょう。文書を読む時には、さらに指やペンで押さえながらチェックすれば効果は高まると考えられます。自分で読むだけでは不安に感じる場合、他の方に目を通してもらってもよいでしょう。