セミナー・イベント開催に伴う問題点とは

セミナーやイベントを開催した際に関係者がよく直面する悩みは、大量コールの発生と人手不足の問題です。イベントやセミナーを開催した際は大量の問い合わせや申し込みの連絡が殺到します。対応するには多くの人員を確保する必要がありますが、大手や中小企業に限らず、人手が余っているわけではないため、大量の電話に対応できる人員を揃えるのは難しいく、取りこぼしが発生します。

セミナー・イベント窓口に『コールセンター代行』

更新日：2023.02.24コールセンター

会社でセミナーやイベントを開催する際には、参加希望者から多くのお問い合わせが舞い込むものです。短い受付期間の間に大量のコールが殺到するケースも発生します。人手不足で電話対応が間に合わない時は、コールセンター代行の活用がおすすめです。そこで今回は、コールセンターの代行業者を利用するメリットや、電話代行サービス（株）が提供する『コールセンター代行』の特長をご紹介します。

1 セミナー・イベント開催に伴う問題点
- 1.1 大量コールに対応できない
- 1.2 人手不足が発生し着信取りこぼしが増加
2 大量コールにはコールセンター代行を活用
- 2.1 コールセンター代行とは
- 2.2 サービスを活用するメリット
3 コールセンター代行の業者選びのポイント
- 3.1 人員配置は業務規模に見合っているか
- 3.2 オペレーターはきめ細かく対応できるか
4 電話代行サービス（株）の『コールセンター代行』
- 4.1 最適なオペレーター配置
- 4.2 ニーズに沿った細かい電話対応

セミナー・イベント開催に伴う問題点

セミナーやイベントを開催した際に関係者がよく直面する悩みは、大量コールの発生と人手不足の問題です。

大量コールに対応できない

セミナーやイベントの開催時、会社の担当部署や事務局の電話窓口に大量のコールが殺到するケースは多く見られます。セミナーやイベントは、基本的に開催時期が限られています。参加者の募集期間も、それほど長くありません。参加者を募集し始める時期が遅くなれば応募を受け付ける期間も短くなり、お問い合わせ電話が集中して舞い込む事態も考えられます。

最近は、開催当日に会場の様子をネット上に動画配信するパターンも増えました。開催地が遠くても、ネットから参加すれば会場に足を運ぶ必要はありません。全国各地から参加しやすくなったこともあり、大量コールが発生する可能性はさらに高まっています。そんな状況のもとでは、電話対応するスタッフが普段より多くても取りこぼしを完全に防ぐのは難しいでしょう。

人手不足が発生し着信取りこぼしが増加

セミナーやイベントの開催前には、電話窓口で対応する人手が不足する事態もよく起こります。通常、開催当日までには会場の確保をはじめとして講演者の手配や備品調達も済ませなければなりません。無事に作業を終えるには多くの人員を投入する必要があり、担当部署以外から人手を借りる会社もあるほどです。

場合によっては、電話対応のために呼ばれたスタッフも他の業務に引き抜かれる可能性があります。さまざまな業務で人手不足に見舞われれば、大量コールの発生により電話窓口の対応が間に合わなくても人員を補充する余裕はありません。そのまま何も対処しなければ、参加希望の電話がたくさん寄せられても着信の取りこぼしが増えるばかりです。

大量コールにはコールセンター代行を活用

会社の担当部署や開催事務局の電話窓口で大量コールへの対応が難しくなった場合、コールセンター代行の活用がおすすめです。

コールセンター代行とは

コールセンター代行とは、会社や事業所のコールセンターとしての役割を果たすサービスです。一般的にコールセンターは、普段から職場に多くのコールがあり専門的に電話対応する部署が必要になると設置されます。オフィスで数人の事務員が受話器を取るのとは異なり、大勢のオペレーターで着信を受けるスタイルが中心です。

コールセンター代行は、会社や事業所のコールセンターとして機能するのに必要な人数のオペレーターを手配したうえで業務に臨みます。予想されるコール数に見合うだけの人員を配置するため、大量コールが発生しても取りこぼさずに対応できます。

サービスを活用するメリット

コールセンター代行を活用する大きなメリットは、コスト面の重い負担や人員確保の手間を避けられる点です。会社や事業所でコールセンターを設置する際は、予想されるコール数に応じた人員の確保が欠かせません。専門部署として円滑に業務を進めるには、広い作業スペースや十分な設備を用意することも求められます。

資金繰りが厳しければ、コールセンターの設置が必要でも実現するのは簡単ではありません。とはいえ人手が足りず大量に寄せられる電話への対応が間に合わないと、取りこぼしは減らせないままです。その際、コールセンターの代行サービスを利用すれば会社は重い負担を抱えることなくコールセンターの機能を手に入れられます。大量コールに対応する体制が整えられると、取りこぼしの防止にもつながります。

コールセンター代行の業者選びのポイント

セミナーやイベントの開催に向けてコールセンター代行を利用する場合、業者選びの大切なポイントはニーズに適した対応を見込めるかどうかです。

人員配置は業務規模に見合っているか

サービスの利用料金で余計な出費を避けるには、業務規模に見合った過不足のない人員配置が望まれます。電話窓口に大量コールがあると予想されるなか業者が十分にオペレーターを配置できないと、取りこぼしはなかなか防げません。すぐに電話がつながらず多少であれ参加希望者を逃せば、損失が発生するとともに出費も無駄になる恐れがあります。

逆に取りこぼしを防ぐため業者が必要以上に多くのオペレーターを配置すると、今度は人手が余るかもしれません。配置人数が多過ぎて勤務中に電話対応せずに過ごす人員が増えた場合も、無駄な人件費の発生を招きます。余計な人件費を支払わないためには、サービス業者が業務規模にふさわしい人数のオペレーターを配置できるかどうかは重要な判断基準です。

オペレーターはきめ細かく対応できるか

コールセンターの電話対応では、どれほどオペレーターがきめ細かく顧客対応できるかも大切です。電話対応のレベルを評価する際には、電話のつながりやすさとともに顧客満足度も重要な判定基準に挙げられます。お客様からお問い合わせがあった時にきめ細かい対応で喜ばれれば、顧客満足度は上昇すると考えられます。

ただ大量コールで余裕がないなか、きめ細かく対応することは難しい作業です。オペレーターが高いスキルを備えていなければ、次々と電話を受けているうちに対応が粗くなる場合もあります。大量コールに対してもきめ細かい電話対応を望むなら、オペレーターの技術レベルが高い業者を選ぶのがおすすめです。

電話代行サービス（株）の『コールセンター代行』

電話代行サービス（株）が提供する『コールセンター代行』は、最適なオペレーター配置、ニーズに沿った細かい電話対応、リーズナブルな料金設定が大きな特長です。

最適なオペレーター配置

『コールセンター代行』は、過去のデータを曜日別あるいは時間帯別に収集・分析して最適のオペレーター配置を実現します。配置人数に過不足がないため基本的に着信の取りこぼしはなく、人手が余る心配もありません。応答率は平均98％以上の高さであり、余分な人件費はかからず料金設定も比較的にリーズナブルです。コール数が大量になっても、着信の取りこぼしはほとんどありません。すぐに電話がつながり多くの参加者を獲得できれば、貴社が開催するセミナーやイベントは大いに盛り上がると見込めます。

ニーズに沿った細かい電話対応

弊社のサービスは、いつでもニーズに沿った細かい電話対応を提供します。セミナーやイベントの受付窓口でオペレーターに求められる電話対応の方法は、それぞれの事業の開催内容によって異なります。弊社ではあらかじめニーズに沿った対応シートを作成してから実務に臨むため、柔軟性のある細かい対応は難しくありません。

参加希望者からさまざまな質問が舞い込んでも、常に臨機応変な回答を心がけます。参加予約の受付や会場までの道案内にとどまらず、いつでもお客様から喜ばれる電話対応を提供します。セミナーやイベントの開催に先駆けてコールセンターの設置が必要になった時は、必要以上に多くの出費をかけず高品質な電話対応を実現できる弊社サービスの利用をご検討ください。