オフィス移転の挨拶｜いつ、誰に送れば良い？

オフィスを移転する際は、さまざまな手続きが必要になります。移転後も取引先やクライアント、お客様と末永く関係を続けるためには、「オフィス移転の挨拶状」が欠かせません。今回は、挨拶状を送る時期や誰宛に送れば良いかなど、移転の挨拶状に関する基礎知識を解説します。挨拶状の例文も併せてご紹介するため、移転の予定がある方はぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転の挨拶状が必要な理由

オフィスの拡大や新規事業の立ち上げなど、オフィスを移転する理由はさまざまです。オフィスの移転は、会社にとって一大イベントになるでしょう。また、取引先やクライアント、顧客などにも大きな影響があるため、移転の際は関係者宛に挨拶状を送るのがマナーといえます。

挨拶状は、移転の報告だけではなく、日ごろの感謝の気持ちを伝え、移転後も良好な関係を維持するためにも必要です。オフィスの移転がビジネスの転機になるよう、マナーを守って挨拶状を送りましょう。

オフィス移転の挨拶状の基本マナー

オフィスの移転が決まったら、挨拶状の準備が必要です。ここでは、挨拶状の送り方やタイミングなど、基本的なマナーをご紹介します。

挨拶状はいつ送る？

オフィスの移転が決まったらできるだけ早めに周知するのが望ましいといえます。周知が遅れてしまうと、請求書や納品書などの書類や、納品物などの行き違いが起こるおそれがあるためです。オフィス移転の準備期間は、一般的におよそ半年といわれています。

これには物件のリサーチや内覧、選定なども含まれるため、探している物件の条件によっては確定までに時間がかかることもあるでしょう。移転日の5カ月から4カ月前には、新しいオフィスの物件契約が済んでいることが目安です。

また、ハガキで郵送する場合は、挨拶状の印刷や送り先のリストアップ、発送の手間を考慮することも忘れてはいけません。目安として、移転日の3カ月前ごろから準備を始めれば安心です。挨拶状は、できれば移転の1カ月前、遅くとも2週間前に到着するように送りましょう。

挨拶状は誰宛に送る？

挨拶状は、普段からお世話になっている取引先各社やお客様に送りましょう。クライアントや仕入れ先の協力会社、顧問弁護士、会計士など、関係のある企業や個人へも同様に送る必要があります。郵送する場合は、代表取締役社長や部長など、上位職の方宛に作成するのが一般的です。

メールの場合は、メールの送り先の方宛に作成して問題ありません。ただし、大企業宛へ郵送する場合は、実際の担当者まで移転の情報が伝わらない可能性があります。郵送のほかに、担当者へメールやFAXを送っておくと安心です。

顧客や取引先がオフィス移転の旨を知らなければ、業務に支障をきたす可能性が高いうえに、信用問題にかかわります。今後の事業運営に大きく影響することが予想されるため、送付先をしっかりリストアップし、送付漏れのないよう注意しましょう。

また、オフィス移転の周知は、挨拶状のみに限りません。ホームページへの掲載はもちろん、広告運用にSNSを使用している場合はSNSでもオフィス移転の旨を掲載しておきましょう。ネットで検索されるお客様や取引先の方のためにも、複合的に行っておくと便利です。

メールとハガキどちらで送る？

取引先などにオフィス移転を知らせる際、メールで送るべきか、ハガキや書面で郵送するべきかで悩んでしまうこともあるでしょう。一般的には、オフィス移転の挨拶状はハガキで送るのが望ましいといわれています。メールのみの挨拶では、送る相手によっては「簡略化されている」と、心象を損ねるおそれがあるためです。

ただし、近年は格式を気にしない企業も増えており、メールでの挨拶も主流になってきています。メールの場合、ほかのメールに埋もれて確認できていない可能性もあるため、送った後に電話などで挨拶しておくと良いでしょう。

オフィス移転の挨拶状の例文

オフィス移転の挨拶状には、移転先の住所や連絡先などの情報だけを記載すればいいというわけではありません。日ごろの感謝の気持ちを伝えたり、今後の抱負や変わらぬお付き合いを大切にしたいという気持ちを伝えたりできるいい機会と捉えましょう。

挨拶状に記載すべき内容

挨拶状に必ず入れておきたい内容は、以下の通りです。

• 日ごろのご愛顧・ご贔屓へのお礼
• 新住所や電話番号、営業開始日など、移転に関する情報
• 今後の抱負と良いお付き合いを続けていただくお願い

オフィス移転に伴い休業期間がある場合は、その旨もしっかり記載しましょう。具体的なマップなどを添えると、より親切で丁寧な印象になります。

挨拶状の例文【郵送する場合】

書面やハガキで郵送する場合の例文をご紹介します。郵送の場合はハガキか、2つ折りのカードを封筒に入れて送るケースが一般的です。2つ折りのカードを使用する際は、左側に住所や地図、連絡先、右側に文章がくるようにレイアウトします。

挨拶状の例文【メールで送る場合】

担当者宛にメールで送る場合の例文をご紹介します。メールの場合は、上部に挨拶の文章を、下部に移転先の情報をまとめて記載するスタイルが一般的です。

まとめ

オフィス移転の挨拶状に関する基本的なマナーや、例文をご紹介しました。移転準備期間中は忙しくなることが予想されますが、挨拶状の送付は今後の事業運営にかかわるため、不備のないよう注意しましょう。オフィス移転は会社にとって大きなイベントであると同時に、日ごろお世話になっている関係者の方々へ感謝の気持ちを伝えられるいい機会です。ご紹介したマナーや例文を参考に、心のこもった挨拶状を作成してみてください。オフィスを移転する際は、新しいオフィスでいいスタートを切れるよう、マナーを守って挨拶状を送りましょう。

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