バーチャルオフィスの利用事例を紹介

更新日：2022.05.09スタッフブログ

バーチャルオフィスとは、電話番号や住所地の貸出を行うサービスで、届いた郵便物・メール便・宅配便などを指定の住所へ転送してもらうことも可能です。主にフリーランスやSOHO事業者などが活用していますが、実際にどの様なシーンで活用されているのでしょうか？今回は、バーチャルオフィスの利用事例についてお伝えします。

1 バーチャルオフィスの利用事例

バーチャルオフィスの利用事例

SOHOや自宅開業に

パソコンやインターネットを活用し、自宅開業する方にバーチャルオフィスは有効です。例えば、弊社のバーチャルオフィスを利用すると、現在のお住まいとは別に、仮想事務所を構えることが可能となります。バーチャルオフィスと秘書代行を組み合わせれば、コストを抑えて新規に営業拠点を構えることができます。さらに、バーチャルオフィスに届いた郵便物を自宅に転送することで、個人宛てと仕事用を混同することなく、郵便物を管理できる様になるのです。○日ごと、○週間ごとなど、ご希望の期間での転送にも対応できます。

独立開業のためのイニシャルコストに不安を感じている方も、この方法を利用すれば、事務所にかかる固定費を大幅に削減できる様になります。出費を最低限に抑えることで、新規ビジネスにも着手しやすくなるのです。「秘書代行」「全国電話番号貸出サービス」「FAX番号貸し出しサービス」「郵便受付サービス」といった各種サービスと組み合わせてご利用いただければ、さらなるビジネスチャンスも広がるでしょう。自宅開業を検討しているなら、ぜひ、バーチャルオフィスを活用してみてはいかがでしょうか。

アフィリエイトの住所登記に

プライベートで運営するブログ・ホームページの広告収入でお小遣いを稼いでいる会社員・OLの方もいるでしょう。そんな副業感覚ではじめたアフィリエイトでも、一定の収入が確保できる様になると、節税対策として法人登記するのがベターです。その際、たとえば賃貸マンション住まいだと、大家さんが法人登記でマンションの住所を記載することを認めてくれないかもしれません。

バーチャルオフィスの利用アドレスは、事業者によっては法人登記が可能です。バーチャルオフィスで借りた住所を法人登記する行為は合法であり、利用規約に反しない限り住所登記に使うことができます。賃貸マンションの住所を安易に登記してしまうと、後々大家さんとの間でトラブルに発展してしまうリスクもあるので、アフィリエイト事業の法人化を考える場合は、バーチャルオフィスの活用も検討してみて下さい。

アフィリエイト以外にも、副業を行っていることを秘密にしたい方も多くいらっしゃるでしょう。バーチャルオフィスを利用することで、コストをかけずに、しかも誰にも知られずに登記することが可能です。

郵便物の管理

DM、新商品パンフレット、公的機関からの書類・資料などが毎日の様に届く日常であれば、その管理は大変です。必要なもの、不要なもの、今は必要ないけど残しておくべきものなど、内容に応じて細かく分類し、分かりやすく管理する必要があります。しかし、忙しい日常を送る中での煩雑な郵便物管理は、そう簡単なものではありません。

そんな時にも、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスがあると便利です。たとえば、定期的に送られてくるDM・パンフレットのみ送り先として指定すれば、他の郵便物との差別化も容易にでき、管理もしやすくなります。「本当は必要なものなのに、ゴミと一緒に捨ててしまった」などのトラブル防止にも役立つでしょう。

多すぎる郵便物の管理にバーチャルオフィスを活用する際は、事前に種類の住み分けをするのが重要です。自分の中でどれを自宅に送り、どれをバーチャルオフィスのアドレスに送るか曖昧なまま活用しても、いずれ管理が行き届かなくなってしまいます。「DM・パンフレット類のみレンタルしたアドレスに送る」「仕事の郵便物のみ送る」と自分の中でルールを決めて利用をはじめれば、宛先を書く場合に混同する心配がありません。

弊社の郵便物転送サービスでは、当社所在地の住所（東京もしくは大阪）をお貸し出しさせていただきます。貴社宛に届いた郵便物を代理で受け取り、保管・ご連絡という流れとなります。直接、弊社に郵便物を受け取りに来られる場合は、平日9:00～17:00の間にお越し下さい。

大学のサークル活動に

テニスや野球、サッカーなどのスポーツから、映画・演劇・音楽などの文化系まで、大学のサークル組織はさまざまです。大学生による趣味の活動組織とは言え、オフィスを持たないままの団体活動は時に不便を生じることもあります。とはいえ、事務局のためのオフィスを構えるわけにはいきません。「サークル活動を円滑に運ぶための代表アドレスが欲しい」と言う時に便利なのが、バーチャルオフィスです。

たとえば、「サークル名義で物品を購入したい」という時、送り先をどこにするか明確にしなければなりません。部長などサークルの代表者の自宅に送り届けるのが一般的だと思いますが、扱う荷物が多い場合、私物との仕分けや管理が大変です。バーチャルオフィスがあれば、事業者が一時的に保管してくれますので、部員が手分けして受け取る様にすれば、管理もスムーズになるのではないでしょうか。

バーチャルオフィスを利用すると、自宅とは別のセカンドアドレスが保有でき、郵便物もその住所に送り届けてくれる「郵便物転送サービス」を受けられます。このサービスがあれば、サークル活動に必要な備品と私物との差別化ができ、郵便物の管理で面倒なトラブルを招く心配もありません。

社会人サークルにも

仕事の息抜きとして、サークル活動を始めたいと考えている人は少なくないと思います。しかし、事務局を設置しないと会員募集をはじめとしてサークル運営を円滑に進められないでしょう。仕事が忙しいなか出費も抑えようと考えれば、準備作業も容易ではなくなります。そんな時、力を発揮してくれるサービスがバーチャルオフィスです。
サークル活動を始めるなら、できるだけ多くの仲間と一緒に楽しみたいものです。まずは会員を集める必要があるので、受付窓口として事務局の設置は欠かせません。

事務所をかまえる場合、物件を探さなければなりません。契約したら、事務所の維持管理も必要です。応募の電話に対応するスタッフも、数人は確保しておいた方が良いでしょう。いろいろな準備作業が求められ、それなりに時間やお金を費やすことになります。

しかし社会人であれば、働きながら準備を進めなければなりません。楽しむためのサークル活動が、負担になってしまう可能性があります。また、サークル活動は利益をあげることが目的ではありません。活動による収益を見込めませんから、通常、会員から集めた会費が運営資金として利用されます。時間もコストも余裕がない状態です。

そんな悩みの解決に導いてくれる方法のひとつが、バーチャルオフィスです。実際に事務所スペースを用意しなくて済むので、物件探しや維持管理にともなう出費や手間を省けます。電話番号を借り、秘書代行のオペレーターに電話対応を依頼すれば、十分に事務局機能を果たせるので、サークル運営の負担を軽くできるでしょう。

プライベートな荷物情報を知られたくない方でも使える

このサービスは団体での利用や事業目的だけでなく、プライベートでの利用も可能です。「荷物の内容を家族に知られたくない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな方でもバーチャルオフィスをご利用いただけます。契約して部屋を借りるのではなく、住所をレンタルするというイメージです。

身内の方に知られたくない荷物がある場合、当社がお貸し出しする住所にお届けすることが可能。ご指定の場所があれば、ご要望により転送させていたくことも可能です。この様に、上手に「バーチャルオフィス」を利用すれば、どんなプライベートな荷物でも安心してお受け取りいただけます。

個人情報の漏洩防止に

経済産業省が定義する個人情報とは、生存する個人の情報のことで、氏名・生年月日やそのほかの記述等によって特定の個人を識別することができるものを指します。個人情報の一例には、次の様なものが挙げられます。

氏名
所属する団体（企業）と氏名によって本人を特定できるメールアドレス
官報・インターネット・電話帳などに公開されている個人に関する情報
個人を識別できる写真・画像・録音データ
社員等の評価情報
氏名と関連付けができるすべての情報

郵便物には、送付先の住所や氏名といった宛名が記載されて届きます。さらに宅配便となると、電話番号の記載も必要になるため、固定電話がない場合は携帯電話の番号が送り状に記載されてしまいます。意図しない場面で個人情報が独り歩きしない様に、バーチャルオフィスと郵便転送サービスを活用するのは賢い手段といえます。

ECサイト利用時に、ネットショップで商品などを購入する際、配送先の自宅アドレスを記入しなければなりませんが、バーチャルオフィスでレンタルしたアドレスがあると便利です。ECサイトの基本情報入力ページには、自宅アドレスでなく、レンタルしたアドレスを入力すればOK。郵送された購入商品をサービス事業者が一時的に保管、指定住所へ転送してくれます。

転送サービスが都合悪ければ、事業者に引き取りに行くという方法もあります。その際は事業者への事前確認を怠らない様にしましょう。仕事終わりや休日の時間を使って気軽に取りに行くために、アクセスの良い場所か、自宅からさほど遠くないところにある事業者を利用すると良いでしょう。