ビジネスマン必見!辞退メールの書き方

2016.11.01スタッフブログ
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ビジネスシーンでは物事を「辞退する」ことも必要

「この条件じゃ引き受けられないな。断りのメールはどう書こう…」

難しいクライアントへの辞退メール。辞退などありえないと思っているかもしれませんが、実際に次のような状況の場合、辞退はやむを得ないのではないでしょうか。

例えば、新規顧客へのプレゼンが明日に控えている。そんな時、以前のお客様がもう一度契約したい明日来てくれ。という連絡があった場合。どちらか一方を辞退しなければならないわけです。

日頃お世話になっている先方の依頼やお誘いに対してお断りをするわけですから、通常のメール以上に言葉使いや表現には気を使いことになるはずです。今回は、ビジネスマンなら知っておきたい“辞退メールの書き方”について説明します。

畳の上で頭を下げる女将

辞退するにしても返事はなるべく早く

付き合いのあるクライアントからのお願いに対し「NO」の返事をするのは、とても気まずいです。できればこういう役目は誰かに頼みたいものですが、あなたが担当であればお断りの返事を送ることも責任をもって果たさなければなりません。

辞退メールのポイントは、まず迅速に返事を送ることです。いくら気まずいとはいえ、いたずらに時間を長引かせることは得策ではありません。相手にも都合がありますから、力になれないことが分かれば、なるべく早くお断りのメールを送ることが大切です。

そして、納得のいく理由を書くこと。なぜその依頼を引き受けられないのか、その理由を明確かつ具体的に書きます。そうした誠意ある姿勢が、相手の納得と理解に結びつくはずです。

クッション言葉を使おう

辞退メールの様なデリケートな内容に効果的なのがクッション言葉です。いきなり「できません」「お断りします」という言葉を並べたら、仕方がないとはいえ気分のいいものではありません。そんな時、このクッション言葉を枕に置くと、相手に丁寧な印象を与えてくれるでしょう。

お断りのメールで使用するクッション言葉には、このようなものが考えられます。

  • あいにくですが~
  • 申し訳ございませんが~
  • 恐縮でございますが~
  • 残念ながら~
  • 誠に勝手ではございますが~
  • せっかくですが~
  • お役に立てず申し訳ありませんが~
  • 社内で検討した結果、お力に添えないことが分かり~

クッション言葉を上手に使ってより丁寧な印象を持たせれば、先方の気分を損ねることなく、その後も長い付き合いができるのではないでしょうか。

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