ビジネスで多い確認メール。気をつけたいポイント

2016.11.14スタッフブログ
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ビジネスメールの確認で見落としがちなポイント

打ち合わせの日程や納期の期日など、企業間で多くやり取りされる確認作業。実はビジネスメールでは、この確認のメールがもっとも多いといわれます。メールの文面にてお互いすれ違いや齟齬をチェックするわけですから、間違いがあってはいけません。今回は、メールで確認するときの、気をつけたいポイントについて説明します。

電話内容のチェック

打ち合わせ・会議の日程や場所を、電話で伝えただけでは何となく不安ということもあると思います。口頭だけで伝えると、伝達ミスや情報の不一致が起きてしまいがちです。そこでメールにて最終確認するわけですが、とくに勘違いしやすい部分や必要な情報を簡潔に伝えるのがポイントです。

  • 時間を伝えるときは、午前・午後が分かる様に(午前11時・午後2時~など)
  • 場所を伝えるときは、交通アクセスやルートなども同時に掲載すると親切
  • 遅れたとき、すれ違いが発生したときの連絡先を記載(会社携帯の番号など)

必要な情報をまとめると同時に、トラブルなども想定してきっちり対策を立てておくと、その後のスムーズな段取りにつながります。

 

電話内容とメールの情報が合っていない

電話で伝えられた打ち合わせの日時が確認メールでは違う情報になっていたという情報の不一致もあり得ます。そんな時は、電話とメールのどちらの情報が正しいのかを確認します。

この際、間違いを指摘する様な文面ではなく、どちらの情報が合っているのか確認したいという気持ちを伝える様に書くのがポイントです。「電話では15時と言いましたよね?」みたいな確認の取り方では、相手を責めている感じがして印象も良くありません。

例文
打ち合わせの日時につきまして、先日のお電話では、午後3時と伺ったつもりでしたが、メールでは午後5時とあり、どちらが正しいのか確認させて頂ければと思います。

また、午後5時の打ち合わせが都合悪ければ
「あいにく午後5時は先約があり、できれば午後3時だとありがたく存じます」という様に、合わない条件を設定された場合も考えて事情を伝えるとその後の連絡もスムーズにはかどります。ここでも、すれ違いや勘違い、情報不足を避けるための対処をしっかりすることが大切です。

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