代行と代理の違いは？

「代行」は、あくまで委託された業務を“本人の代わりに行う”ことを指し、「代理」は“本人になりかわってその権限を行使”する行為です。

電話代行を活用するメリットは？

業務集中の妨げを減らすだけでなく、顧客対応の品質維持にもつながります。また、社員のストレスが軽減され、社内の雰囲気や働きやすさにも好影響を与えることがあるでしょう。

代行サービスとは｜業務効率化の鍵！代行サービス活用術

Q: 電話代行サービスを選ぶ際のポイント？

1.料金体系、2.報告方法、3.どこまで対応してもらえるか、4.プライバシー保護や情報管理体制がしっかりしている業者を選ぶことは必須です。

更新日：2025.07.29秘書代行 , 電話代行

昨今、「退職代行」という言葉を耳にする機会が増えたことで、「代行サービス」という概念自体への関心が高まっています。代行サービスとは、本来自社で対応すべき業務の一部を専門の外部業者が代わって行うサービスのことです。人手不足や業務過多が深刻化するビジネスの現場では、退職手続きだけでなく、総務・人事・営業など、あらゆる分野で多種多様な代行サービスが活用されています。この記事では、代行サービスの基礎知識から活用事例までをわかりやすく解説し、業務軽減の一助となる電話代行サービスの魅力もご紹介します。

1 代行サービスの活用シーン
2 ビジネスでの代行サービスの活用例
3 電話代行を活用するメリット・デメリットとは
4 電話代行サービスを選ぶ際のポイント

代行サービスの活用シーン

代行サービスは、自社の体制では手が回らない業務を外部に託すことで、スピードと品質を確保する手段として多くの企業に導入されています。ビジネスシーンだけでなく、個人の「ちょっと人の手を借りたい」というニーズに応えるサービスも年々増加しており、私たちの生活に身近な存在になりつつあります。

ビジネス向け代行サービス一覧

自社の体制では手が回らない業務を外部に託すことで、スピードと品質を確保する手段として多くの企業に導入されています。一般的な代行サービスをご紹介します。
・電話代行（電話応対の代行）
・秘書代行（スケジュール管理や来客対応の代行）
・経理代行（帳簿作成・請求業務など）
・採用代行（求人対応や応募者管理）
・退職代行（従業員からの退職手続き代行）

個人向け代行サービス一覧

ビジネスだけでなく、個人を対象とした代行サービスも年々増えています。「ちょっと人の手を借りたい」というニーズが高まるなかで、こうしたサービスは身近な存在になりつつあります。個人向けの代行サービスでは、以下のようなものが代表的です。
・家事代行（掃除、料理、洗濯など）
・買い物代行（高齢者や多忙な方のための支援）
・並び代行（人気イベントや限定商品購入時など）
・手続き代行（行政手続き、予約申請など）
・退職代行（本人に代わって会社と連絡・書類提出を行う）

代行と代理の違い

「代行」とよく似た言葉に「代理」がありますが、意味合いは少し異なります。「代行」は、あくまで委託された業務を“本人の代わりに行う”ことを指し、法律的には“代行業者自身の名義で”形で遂行するケースが多いです。

一方、「代理」は“本人になりかわってその権限を行使”する行為であり、契約締結など法的な権利行使を伴う場合に用いられます。たとえば「退職代行」は“退職の意思を伝える行為”を代行するため、一般的には「代行」にあたります。しかし、。ただし、会社との交渉や労働問題に介入する場合は弁護士などの資格者による「代理」が必要です。このように、用途によって適切な範囲が異なる点は理解しておくと安心です。

代行サービスを活用する際の注意点

便利な代行サービスですが、依頼する前に以下の点を必ず確認しましょう。まず、契約内容に明記された範囲を超える業務は対応してもらえないケースがほとんどです。サービスごとに得意分野や対応できる時間帯が異なるため、どこまでお願いできるのかを事前に明確にしておくことが大切です。

次に、個人情報の取り扱いにも注意しましょう。電話応対や退職手続きなど、業務上の機密情報を預ける場面も多いため、情報管理の体制やセキュリティポリシーがしっかりしている業者を選ぶことが大切です。

また、法的なリスクにも配慮が必要です。とくに労働問題や金銭のやり取りが発生する内容については、資格のない代行業者が介入できない領域があります。トラブルを防ぐためにも、必要に応じて弁護士や行政書士などの専門資格を持つ業者と連携しているかを確認することも重要です。

ビジネスでの代行サービスの活用例

近年、多くの企業で導入が進んでいるビジネス向けの代行サービス。業務の一部を外部に委託することで、コスト削減や人員不足の解消、生産性の向上につながると注目されています。ここでは代表的な３つのサービスについて、概要と実際の活用場面をご紹介します。

電話代行

電話代行は、自社の電話応対業務を外部の専門業者が担うサービスです。かかってきた電話を代行業者のオペレーターが受け、自社名で一次対応を行います。営業中の外出や、バックオフィス業務に集中したいときにも便利で、営業時間外や土日祝の対応にも対応できるプランもあります。たとえば、営業職が外回りで不在がちな企業では、折り返し対応の遅れによる機会損失が課題になるでしょう。電話代行を導入することで、大切な問い合わせの取りこぼしを防ぎ、顧客満足度の維持・向上につなげている企業もあります。

経理代行

理代行とは、帳簿の記帳や領収書の整理、請求書の発行、給与計算などの経理業務を代行してもらえるサービスです。社内に専任の経理担当がいない中小企業や、業務の効率化を図りたい企業に利用されています。たとえば、事業拡大に伴い業務量が急増したスタートアップ企業では、本業に集中するために経理代行を活用。記帳や支払い管理を外部に任せることで、事業運営のスピードを落とすことなく、正確な経理処理を実現しています。

採用代行

採用代行は、求人原稿の作成や応募者対応、面接のスケジューリングといった採用業務の一部または全部を外部に委託できるサービスです。とくに人事部門の人手が足りない中小企業や、繁忙期の採用業務に対応したい場合に重宝されます。たとえば、複数拠点で同時に人材募集を行う企業では、応募者対応が追いつかず、選考プロセスに遅れが出ることも少なくありません。採用代行を活用することで、応募者への初期対応をスムーズに行い、辞退や機会損失を減らすことに成功している例もあります。

電話代行を活用するメリット・デメリットとは

電話代行の大きな魅力は、その導入のしやすさにあります。初期費用が抑えられ、契約から実稼働までのスピードも早いため、急な人員不足や業務量の増加にも柔軟に対応できます。限られた人数で業務を回している企業にとって、外部のプロが電話を受けてくれることは、業務集中の妨げを減らすだけでなく、顧客対応の品質維持にもつながります。電話の取り次ぎや要件の整理、一次対応の質をプロに任せることで、社員のストレスが軽減され、社内の雰囲気や働きやすさにも好影響を与えることがあるでしょう。

一方で、すべての業務に万能というわけではありません。電話代行サービスはあくまで「一次対応」や「簡易な案内」が中心となるため、専門的な問い合わせや即時の判断が求められる業務には対応できない場合があります。また、自社の担当者でないとわからない内容への対応には限界があるため、あらかじめ対応範囲をしっかりと取り決めておくことが重要です。

また、電話代行のオペレーターは外部スタッフであるため、自社の事情や製品・サービスについての知識が不十分なままだと、対応が形式的になってしまう可能性もあります。そのため、一定の研修期間やマニュアルの整備が必要になることもあります。他の代行サービスと比較した際に注目すべき点は「効果が見えやすい」ということです。たとえば経理代行や採用代行などは、仕組みの整備や社内フローとの調整が必要で、効果が現われるまでに時間がかかるケースがあります。

一方、電話代行は導入したその日から「電話対応のストレスが減った」「対応漏れがなくなった」といった実感を得やすく、即効性が高いのも特徴です。

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電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスは、ただ「電話を取ってくれる」だけではなく、業者ごとに対応範囲や報告の仕方、料金体系などに違いがあります。自社の業務内容や体制に合ったサービスを選ぶことが、失敗しない導入の第一歩です。ここでは、電話代行サービスを検討する際に押さえておきたい４つのポイントをご紹介します。

料金体系

まず確認したいのが料金体系です。電話代行には「固定制（月額制）」と「従量制（1件ごと）」の2パターンがあり、業者によって大きく異なります。毎月の電話件数が安定している場合は月額制、繁忙期のみ利用したい企業は従量制が向いています。また、基本料金以外にも、時間外対応や報告オプションなどが別料金になることもあるため、見積もり時に含まれるサービスの範囲をよく確認することが大切です。

どこまで対応してもらえるか

電話代行サービスの対応範囲は業者によって異なります。一般的には、「一次対応（内容の聞き取りと報告）」が基本です。しかしなかには、予約受付や問い合わせ内容に応じた案内、緊急時の対応フローまで代行可能なところもあります。自社にとって必要な対応内容が含まれているかどうかを事前に確認し、不足があればカスタマイズできるか相談してみましょう。

報告方法

受電内容の報告方法も重要なポイントです。メールやチャット、管理画面などでリアルタイムに報告を受け取れるサービスもあれば、まとめて1日1回という形式のところもあります。業務のスピード感や社内フローに合った方法を選ぶことで、情報共有がスムーズになり、対応漏れも防げます。とくに即時対応が必要な業種の場合は、リアルタイム通知の有無を必ず確認しましょう。

個人情報の取り扱い

電話代行では、顧客の名前や連絡先などの個人情報を取り扱うことになります。したがって、プライバシー保護や情報管理体制がしっかりしている業者を選ぶことは必須です。PマークやISMSなどの認証取得状況、セキュリティ教育の有無などを確認しておくと安心です。信頼できる業者であるかどうかを見極めるためにも、契約前にセキュリティ方針やトラブル時の対応体制などを聞いておくと良いでしょう。

まずは電話業務の負担軽減から着手し、従業員がコア業務に集中できる時間を作りませんか？

弊社、電話代行サービス株式会社では、貴社のニーズに合わせた柔軟な対応で、営業時間外や土日祝日も含めた受電対応が可能です。「電話が鳴り続けて業務に集中できない」「営業活動に支障が出ている」そんなお悩みがある企業様は、ぜひ一度ご相談ください。貴重なビジネスチャンスを逃さず、社内の生産性向上にもつながる電話代行サービスの導入を、私たちが丁寧にサポートいたします。