電話転送のデメリットを補うなら電話代行も併用

更新日：2023.02.16電話代行

会社にかかってきた電話をスマホなどの携帯端末へ転送するサービスは、多数存在します。オフィスへの常駐が難しい企業にとって、このサービスがもたらすメリットは豊富です。ただ、通話料金は自己負担であり、外出先で商談している時はすぐに対応できないといったデメリットも知られます。その際、電話代行も活用すると迅速な電話対応の実現に効果的です。今回は、転送サービスと電話代行を併用するメリットなどをご紹介します。

1 電話転送サービスとは
2 電話転送サービスのデメリット
3 電話代行を併用するメリット

電話転送サービスとは

電話転送サービスとは、自宅や職場にかかってきた電話を、事前に指定しておいた番号に転送するシステムです。

転送サービスの仕組み

本来の転送サービスとは、転送元に発信された電話を転送先に送り届けるシステムです。狭義では、自宅や職場の電話機に着信があると個人の携帯端末に転送する仕組みを指します。転送元として登録してある電話機に着信があると、転送先に指定されている番号へ転送されます。

転送元となる電話機の多くは、自宅や職場の固定電話です。近年はスマホが普及した影響もあり、転送先には個人のスマホの番号が選ばれる傾向にあります。そのため最近の職場では、固定電話で着信を受けられない時にスマホへ転送されてくるケースが多く見られます。

ボイスワープのさまざまな機能

よく知られている電話転送サービスのうち、多くの会社から注目されているのがボイスワープという種類です。このサービスの場合、固定電話だけでなくINSネット（ISDN回線）やひかり電話（IP電話）でも利用できます。ボイスワープは、基本的に自動転送機能とセレクト機能の2つを備えるサービスです。さらに自動転送機能は、大きく無条件転送と無応答時転送に分けられます。

無条件転送は、転送元への着信をすぐに転送する機能です。無応答時転送は、一定時間にわたり応答がないと転送します。セレクト機能は、事前に登録した番号から着信があった場合のみ受け付けるシステムです。固定電話、INSネットやひかり電話の加入者は、これら3つの機能から転送サービスの種類を選べます。

転送サービスのメリット

転送サービスの大きなメリットは、自宅や職場にいなくても着信の取りこぼしを防げるところです。電話は、いつでも受信者にとって都合のよいタイミングでかかってくるとは限りません。職場を離れている時に着信があるケースも少なからず起こります。

そんな場合に、すぐ電話を受けられる仕組みが転送サービスです。転送先に自分のスマホを指定しておけば、外出中も着信の取りこぼしを避けやすくなります。仕事関係で着信の取りこぼしが減ると、ビジネスチャンスの獲得につながります。転送サービスの活用で以前より契約件数が増えれば、会社の収益向上に大きく貢献できるかもしれません。

電話転送サービスのデメリット

電話転送サービスは便利な仕組みですが、メリットばかりではないと指摘されています。主に、利用料金が自己負担であること、複数人に同時転送できないこと、折り返しはスマホからになることの3つのデメリットが知られています。

利用料金は自己負担

固定電話で転送サービスを利用した場合、通常、転送料金は自己負担になります。転送料金は通信会社ごとに異なりますが、現在の費用相場は1分あたり17円前後です。1日に3分の転送通話が5回あると、1カ月の営業日が20日の職場で、月々に17円×3分×5回×20日=5,100円かかります。

転送せずに固定電話のみで通話するのに比べると高くなる傾向です。多少なりとも電話代が高くなれば、コスト負担がかさんでいきます。新型コロナウイルスの影響で収入が伸び悩んでいるとすれば、利用料金の自己負担は、より重く感じられる可能性もあります。

複数人に同時転送できない

ボイスワープの場合、固定電話などで受けた着信を複数人に向けて同時に転送できません。いまのところ、ボイスワープで1度に転送できる相手は1人に限られています。複数人に転送する場合、その人数分だけ転送作業を繰り返す必要があります。

電話を受けた用件の担当者が1人で転送も1回で済むなら、あまり問題にならないでしょう。ただ大きなプロジェクトに関わる電話のように、すべての関係者に転送する必要がある場合は不便です。職場の固定電話から何度も転送するとなると仕事の生産性が落ちるかもしれません。会社にとってはマイナスになり得ます。

折り返しはスマホから

職場から転送された電話を受けられなかった時、折り返しはスマホからになる可能性があります。外出時にスマホへ転送された場合、移動中や商談中でタイミングが悪いと対応できないかもしれません。大切な用件のため急いで折り返すとなれば、たいていスマホから電話することになるでしょう。

その際、連絡先の電話に表示されるのはスマホの番号です。ビジネスシーンでスマホの番号は固定電話ほど信頼性が高くなく、職場によっては着信をすべて受け付けていないケースが見られます。

このリスクをふまえると、スマホから折り返した際に固定電話でなくスマホの番号が通知されるところも、転送サービスのデメリットと考えられます。他にも転送設定の開始・停止の切り替えに手間がかかるなど、転送サービスにはさまざまな問題点があるといわれています。

電話代行を併用するメリット

電話代行を転送サービスと併用する主なメリットは、いつでも速やかに着信を受けられる点です。

いつでも転送された電話に迅速対応

職場で転送サービスとともに電話代行を活用した場合、いつでも転送された電話に迅速な対応ができます。電話代行は、どんな用件でも区別なく、着信があれば速やかに受け付けるサービスです。職場から転送された場合も、とくに通常の着信と変わらないスピードで電話がつながります。

職場から電話代行に転送する体制になっていれば、担当者が商談中で電話を受けられなくても問題はありません。大きなプロジェクトを進めている時、複数人に転送を繰り返す手間も省けます。電話を転送しても即座に着信を受けられないケースが多いなら、電話代行の併用は電話対応を迅速化するのに有効です。

スマホからの折り返しは必要なし

職場からの転送を電話代行が受け付ける場合、すぐ担当者がスマホから折り返す必要はありません。電話代行が転送された電話に対応する場合、担当者が外出先で手を離せなくても慌てずに済みます。スマホからの発信でなければ、連絡先が着信を受けないリスクは減らせるでしょう。

また、必要があれば電話代行がどのスマホの番号から折り返すか、連絡先にあらかじめ伝えておけます。電話代行の併用は、スマホから折り返した場合のトラブルを防ぐ意味でも効果があると考えられます。

電話対応の品質向上にも効果的

職場で転送サービスと電話代行を一緒に利用すると、電話対応の品質向上にも効果的です。電話転送サービスのみを利用した場合、通常、職場から転送を受けるのは電話の用件の担当者です。仕事に追われて余裕がないと、大切な用件でも言葉遣いは粗雑になる恐れがあります。

電話代行のオペレーターは、常に親切丁寧な電話対応を心がけています。マナーや言葉遣いに細心の注意を払いながら会話を進めるため、お客様や取引先に不快感を与える心配はありません。職場で電話転送サービスを導入する際、着信対応の迅速化や品質向上を求めるなら同時に電話代行を併用することも検討する価値は高いと考えられます。