不動産業者で電話代行を利用するメリット

更新日：2023.04.06電話代行

不動産業の方は、常にお客様との接客が多い職種のため、電話対応の悩みは尽きないことと思われます。そのため、電話代行を検討している方も多いのではないでしょうか。本記事では不動産業者が電話代行を利用するメリットや解決できる問題を解説していきます。電話応対でお悩みの不動産業者様はぜひ役立ててください。

1 不動産業者が電話代行を利用するメリットとは
2 不動産業者が電話代行で解決できる問題とは
3 不動産専門の電話代行の違いとは
4 不動産専門の電話代行のサービス内容を紹介
5 電話代行を利用した場合の事例
- 5.1 事例1
- 5.2 事例2
6 電話代行サービス(株)の「不動産専門電話代行」の魅力
- 6.1 専門知識を持ったオペレーターが対応
- 6.2 応答率が高い
7 不動産専門の電話代行なら「電話代行サービス(株)」がおすすめ

不動産業者が電話代行を利用するメリットとは

ここでは、不動産業者が電話代行を利用することで得られる5つのメリットについて解説します。

売上・利益アップにつながりやすい

不動産業者や不動産に関連する事務所には、物件や賃料の確認などたくさんの入電があります。そのため、少人数経営や個人経営の事務所では手一杯になってしまうでしょう。たとえばお客様との商談中に新規のお客様から入電があった場合、電話に出られないと契約の機会を逃ししてしまうかもしれません。

そんなとき不動産業者が電話応対を代行業者へ委託していれば、従業員が電話に出られないときにも電話応対が可能です。オペレーターは丁寧に用件を伺ったのち、すぐにメールで内容を報告してくれるため売上・利益アップへつながりやすくなります。

生産性が向上する

不動産業者にとって、来店したお客様の接客対応は契約に直接つながるチャンスです。そのため、営業担当には目の前のお客様に集中してほしいところです。また、不動産業者の業務は物件探しや内覧・審査など多岐に渡るため、電話応対をすることで仕事効率が落ちる心配もあるでしょう。

しかし、電話業務を代行業者へ委託すれば、来客中の電話応対で業務をストップさせることなく、生産性の向上がはかれます。接客中の業務を中断することで起こりやすい伝達ミスなどの防止にもつながります。

企業イメージが良くなる

電話代行では不動産に精通したオペレーターが電話応対を行うため、質の高いサポートを実現します。

たとえば一般のお客様から契約更新の連絡を受けたり、不動産売買についての相談に対応したりと専門知識が必要な問い合わせも難なく行うことが可能です。ほかにも仲介業者へは物件の空き情報や売買価格などの情報伝達はもちろん、メールやFAXを利用した申し込み書・資料の送付まで行うこともあります。

電話代行を利用すれば電話の取りこぼしを防げ、丁寧に対応できるため、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

お客様に安心のサポートを提供できる

電話代行を利用することで不動産業者にはもちろん、お客様にも安心してもらえるサポートを提供できます。

特に急を要する災害時の対応や水回り、カギの紛失などのトラブルが発生した場合に相談する窓口がなければお客様も不満に感じてしまうでしょう。そんなとき、24時間365日電話応対のできる電話代行サービスを利用していれば、深夜や休日でも修理業者の手配を行うことができます。

コスト削減につながる

電話応対のため新しく従業員を雇用した場合や深夜帯にも業務にあたる場合、人件費が高額になってしまことがあります。また、不動産業務の経験がないスタッフをオペレーターとして配置するには、研修などを実施して教育する必要があるでしょう。

その点、電話代行業者は利用時間や曜日を選べるため、忙しくて電話応対ができないときにだけ依頼することも可能です。その際、業務にあたるのは専門的な知識を身につけたオペレーターであり、研修の必要もなくコスト削減につながります。

不動産業者が電話代行で解決できる問題とは

不動産業者が電話代行を利用することで、以下のような問題を解決に導けます。

営業が電話応対に追われて業務効率が悪い
売り上げが伸び悩んでいる
商談中の入電に応対できない
新規の顧客を取り逃してしまう
終業後や休日・祝日は電話応対ができない
入居者のトラブル対応やクレーム対応に時間を取られる
引越しシーズンなど繁忙期の問い合わせに対応できない
不動産の受付業務や事務業務など専門知識を持ったスタッフを確保できない

電話代行を利用すれば、今まで営業と電話応対の双方を行っていたスタッフがお客様対応に集中できるため業務効率がアップします。さらに電話に出られないことで逃してしまっていた新規の顧客を獲得できるようになり、売上アップにもつながるでしょう。

不動産専門の電話代行の違いとは

不動産専門の電話代行は一般的な電話代行と異なり、不動産業に精通したオペレーターが電話応対を行います。

一般のお客様からの問い合わせはもちろんですが、専門知識があるため業界関係である不動産仲介業者や管理会社とのやり取りもスムーズです。たとえば一般のお客様からの不動産投資・売買や新規の入居・契約更新の相談などは一般的な電話代行で対応するのは難しいでしょう。

また仲介業者から内見方法を聞かれたり、物件資料を求められたりと業界に精通していないと対応できない業務も行います。

不動産専門の電話代行のサービス内容を紹介

電話代行業者が行っている不動産専門の基本的なサービスには以下のようなものがあります。

空室状況／賃料／各種条件（共益費・敷金・礼金・ペット可否など）の案内
内見方法の案内
広告料／広告掲載可否の案内
退去予定（入居可能日）などのご案内
物件資料や入居申し込み書などのメールもしくはFAX送信
入居者からの緊急電話／問い合わせ対応
トラブルやクレーム対応

このように充実したサービスで、不動産業者をサポートできる体制が整っていることがおわかりいただけるかと思います。

ただし、ここで挙げたサービス内容はすべての電話代行業者に共通しているわけではありません。受けたいサポートを行っていない可能性もあるため、詳しいサービスについては検討している電話代行業者まで確認することをおすすめします。

電話代行を利用した場合の事例

ここでは不動産業者が電話代行を利用した場合の事例を、会話形式でご紹介します。

事例1

オペレーター：お電話ありがとうございます。○○不動産の田中でございます。
仲介業者：□□不動産の佐藤です。
オペレーター：佐藤様、いつも大変お世話になっております。
仲介業者：お伺いしたいのですが、池袋のビル○○10Fはまだご紹介可能でしょうか。
オペレーター：東京都豊島区池袋のビル○○10F・賃料150万円の物件ですね。はい、ご紹介可能です。
仲介業者：わかりました。それでは内見は可能でしょうか。
オペレーター：はい、可能です。現地対応の物件ですので内見前に佐藤様の名刺をFAXでお送りいただけますでしょうか。
仲介業者：わかりました。FAX番号は何番ですか？
オペレーター：〇〇-○○○○-○○○○でございます。内見方法ですがメールボックス内のキーボックスに鍵がございます。鍵の番号は「3218」です。
仲介業者：「3218」ですね。ちなみにこちらの物件はエステサロンとしての利用は可能でしょうか？
オペレーター：エステサロンとしてのご利用ですね。承知いたしました。確認を取ったのち、佐藤様へ折り返しご連絡を差し上げます。
仲介業者：わかりました。よろしくお願いします。
オペレーター：それでは佐藤様のお電話番号を教えていただけますでしょうか。
仲介業者：はい、〇〇-○○○○-○○○○です。
オペレーター：〇〇-○○○○-○○○○、□□不動産の佐藤様ですね。それでは確認次第、担当者よりご連絡差し上げます。
仲介業者：はい、お願いします。
オペレーター：かしこまりました。お問い合わせありがとうございました。

事例2

オペレーター：お電話ありがとうございます。○○不動産の田中でございます。
仲介業者：□□不動産の佐藤です。池袋のマンション○○202号室の確認をお願いしたいのですが。
オペレーター：かしこまりました。東京都豊島区池袋のマンション○○202号室、25万円ですね。ご案内可能でございます。
仲介業者：ありがとうございます。それでは図面をいただけますか？
オペレーター：承知いたしました。すぐに送らせていただきますので、FAX番号をお願いします。
仲介業者：〇〇〇〇です。
オペレーター：〇〇〇〇ですね。すぐに送信いたします。
仲介業者：よろしくお願いします。
オペレーター：かしこまりました。お問合せありがとうございました。