秘書代行のオプションサービスをご紹介！

通常業務に加えて電話対応までおこなうことに限界を感じている、電話対応の質を向上させて企業のイメージをアップしたいと考えているなら、秘書代行サービスの利用がおすすめです。では、秘書代行サービスとはどのようなサービスなのでしょうか。この記事では、秘書代行サービスの概要やよくあるオプションなど、秘書代行サービスについて解説します。

そもそも秘書代行とは

秘書代行とは電話の代行をはじめスケジュール調整、商談の予約、多言語対応など、幅広い雑務を任せられるサービスです。例えば、限られた人数で業務を行おこなっており電話対応までするのは難しい場合、秘書代行のオペレーターが自社スタッフの立場で電話対応をします。秘書代行は自社に適したサービスを選ぶことで、業務効率のアップにつなげられます。

秘書代行でよくあるオプションサービス一覧

幅広い雑務に対応している秘書代行は、状況に合わせてさまざまなオプションサービスを付けられます。

電話番号の貸出

電話番号の貸出サービスは、専用電話番号を貸し出します。新たにビジネスを開始したい場合や新たに問い合わせ専用窓口を開設したい場合、固定電話番号を企業の問い合わせ先として記載したい場合などにおすすめです。なお、電話を発信する際も、貸し出しされた番号が通知されます。

問い合わせ窓口として、携帯電話番号を記載している企業は少なくありません。しかし、携帯電話の番号が窓口になっているときちんとつながるのか、固定電話が契約できない企業なのか、などと感じてしまうお客様もいます。
秘書代行サービスで電話番号を借りれば、ホームページや広告に固定電話番号を記載できるためお客様に安心感を与えられます。

フリーダイヤルの貸出

電話番号の貸出では固定電話のほか、フリーダイヤルも利用できます。無料で通話ができるフリーダイヤルは、お客様が電話をかけやすいだけでなく、事務所を移転しても同じ番号を継続して使用できるのがメリットです。

FAX受信

FAX受信のサービスのオプションもあります。FAXを購入して事務所に設置しなくても、秘書代行が受信したPDF形式のファイルをメール送信してもらうことが可能です。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットに送信してもらうサービスもあるため、外出先でもすぐに確認できます。紙のFAXと違い、内容をデータで残しておけることもメリットです。

時間外のガイダンス

営業時間外に電話がかかってきた際、自動で「ただいまのお時間は、営業時間外となっております」などの音声を流すサービスです。自動で流す音声は、サービスを提供している業者が規定するガイダンスのほか、オリジナルガイダンスの作成もできます。

営業時間外なのを知らないお客様が電話をかけてきた場合、誰も電話に出なければ企業のイメージがダウンにつながる可能性があります。そんなとき、直接対応はできなくても、ガイダンスが流れるだけで印象は変わるでしょう。企業名や営業時間も含めた丁寧なガイダンスを流せば、会社のイメージアップにつながるかもしれません。

留守電話付きの時間外ガイダンス

時間外ガイダンスに留守番電話を付けることも可能です。留守番電話が付いているとお客様はメッセージを残せるため、より安心感を得られます。電話を受ける側にとっても着信の有無だけでなく、問い合わせ内容が把握できるので対応しやすいでしょう。

お客様がメッセージを残した場合、担当の方にメールで通知をする業者もあります。そのため、メッセージが残っていることに気が付かないという心配がありません。営業時間外であっても問い合わせ内容や連絡先が残っていれば、スムーズに対応でき信頼関係アップにもつながります。

よくある問い合わせ対応

企業によっては製品やサービスに対する疑問・質問をはじめ、振込先口座など、よくある問い合わせ内容があるのではないでしょうか。秘書代行では、企業のスタッフの立場から簡単な問い合わせに対応も可能です。スタッフは専門的知識が必要な問い合わせにのみ対応すればいいので、その分通常業務に専念できるようになります。

時間外に来た電話の転送

企業の営業時間外や休みの日に来た電話を転送するサービスです。時間外の電話は指定の電話番号に転送されるため、電話を取りこぼす心配がありません。水道業者など、いつ急を要する電話が来るのか予測できない企業には特に便利なオプションです。営業時間にかかわらず電話対応ができるうえに、毎回転送や解除の設定をする手間がかからなくなります。

多言語対応

多言語対応のオプションでは、英語や中国語、韓国語などの通訳や、英語でガイダンスをおこないます。多言語対応のオプションなら、外国語を話せる人材を探して新たに雇う費用を抑えられます。ガイダンスでは、あらためてメールで連絡してほしい、留守番電話にメッセージを残してほしいなどのメッセージを伝えることが可能です。

通話録音

通話記録を録音するオプションもあります。商品やサービスに関する通常の問い合わせはもちろん、クレームも録音します。そのため、万が一解釈のすれ違いや、言った言わないのトラブルが発生した場合も対応しやすくなるでしょう。実際の通話を元に電話対応の改善点や反省点を精査し、電話対応の品質向上を目指すことも可能です。

受信報告のレポート

受信報告のレポートは、1日の受信回数をまとめてメールやFAXで報告するサービスです。日々の記録を残しておくことで、電話の多い時間帯や曜日などの傾向が見えてきます。1日の受信回数を自社でまとめるとなると手間のかかる作業です。1日の受信をまとめて報告をしてもらうことで、負担を増やすことなく効率的に今後の対策を考えられます。

基本的にはメールかFAXの報告

受信報告は基本的にメールかFAXになります。メールならいつでもどこでも確認できますし、FAXであればレポートの用紙をそのままファイリングしておくことが可能です。自社に合った報告方法を選択してみてください。

業務報告内容を紹介

業務報告内容や報告書の書式は、希望を元に取り決めをします。例えば、すでに1日ごとに受信回数などの記録をとっており、同じ書式でファイリングしていきたいのであれば、これまでと同じ書式で報告内容を保存することができます。

業歴が長く安心できる秘書代行を探しているなら電話代行サービス(株)

秘書代行を探しているなら電話代行サービス(株)がおすすめです。電話代行サービス(株)は、30年以上にわたりサービスを提供しており、多くのお客様から愛されています。オーダーメイド型の秘書代行サービスも提供しているため、自由にカスタマイズが可能です。

平日の秘書代行サービスの料金プラン

※表中の料金はすべて税込

対応時間は、開始時間は9時から、終了時間については18時から21時までとなっています。

土日祝の秘書代行サービスの料金プラン

※表中の料金はすべて税込

対応時間についても開始時間は9時から、終了時間は18時から21時となっています。なお、土日祝日のみの対応や、記載されている時間帯以外の対応も受け付けています。

秘書代行サービスをお探しなら電話代行サービス(株)へ！

秘書代行サービスは、電話代行をはじめ、電話番号の貸出や時間外ガイダンス、多言語対応など幅広いオプションを利用できるサービスです。自社に合ったサービスを利用すれば、業務に支障をきたすことなく質の良い電話対応ができるようになります。

30年以上にわたるノウハウを持つ電話代行サービス(株)は、オペレーターの質に不安がないため利用者の満足度が高いのが特徴です。夜間・休日の対応も可能で、オーダーメイド型プランも利用できます。秘書代行サービスなら、電話代行サービス(株)にお任せください。

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