事務所にかかってきた電話を転送する方法！メリット・デメリットも紹介

更新日：2023.10.23スタッフブログ

事務所で着信した電話を外出先や自宅に転送できれば、ビジネスのチャンスも広がります。今回は事務所で受けた電話を他の場所に送信する方法を解説します。事務所を離れて仕事する機会の多い方やテレワークで自宅での仕事が増えた方は参考にしてみてください。

転送電話とは

転送電話とは、文字どおり着信した電話を別の回線に転送することです。電話を転送できれば、事務所に着信した電話を携帯電話や自宅で受電できるため、仕事上の大切な連絡に反応しやすくなるでしょう。ビジネスの機会損失も抑えられるはずです。

転送電話サービスでは、電話を転送するシーンも選べます。全ての着信を無条件で転送する「無条件転送」、時間帯によって選べる「時間帯別転送」、架電に何らかの理由で応答できなかった場合に転送する「無応答転送」などがあり、それぞれの設定を一時停止したり変更したりすることも可能です。自社の都合に合わせた方法を選べるのも便利です。

事務所にかかってきた電話を転送する方法

事務所にかかってきた電話を他の回線に送る方法には、次の2つがあります。

• ビジネスフォンを利用する
• 固定電話の転送サービスを利用する

それぞれを詳しくみていきましょう。

ビジネスフォンを利用

ビジネスフォンとは、事務所やオフィスなどで利用される電話システム全般のことです。家庭用端末では、1回線で同時に通話できるのは1台のみで、使用中に外線着信があった場合、話し中になってしまいます。

一方、光回線を使用したビジネスフォンでは主装置を経由するため、1回線で複数の同時通話の実現が可能です。主装置は複数の外線と内線を共有して制御できる小型の交換機のこと。ビジネスフォンの主装置に接続された端末機同士では互いの通話が内線扱いになるため、通話料が必要ありません。

ビジネスフォンで着信を転送する方法は、「内線転送」する場合と「外線転送」する場合で異なります。それぞれの違いを紹介します。

外線転送

外線転送は事務所で受けた電話を、社外にいる従業員の携帯電話やスマートフォンなどに送る方法です。外線転送ではビジネスフォンの回線Aに着信した外部からの通話をいったん保留して、回線Bを使用して担当者の携帯電話に送信します。そのため回線Aの通話料は連絡してきた相手の負担ですが、回線Bで送信する通話料はビジネスフォンの主装置がある自社の負担です。

内線転送

内線転送はビジネスフォンへの入電を、社内の別の場所にいる従業員の端末機に送る方法です。内線転送では着信をいったん保留して、担当者の内線番号を押して「株式会社×××の〇〇様から回線1にお電話です」などと伝えます。内線を受けた人が点滅する回線1のボタンを押せば転送完了です。内線転送では会社のネットワークを利用するため通信費はかかりません。

固定電話の転送サービスを利用する

固定電話では、契約している通信キャリアが提供している「電話転送サービス」を利用する方法があります。転送サービスはNTT東日本・西日本、KDDIやソフトバンクなどの通信キャリアがオプションとして提供しています。それぞれのサービス名は下記のとおりです。

• NTT東日本・西日本：ボイスワープ
• ソフトバンク：多機能転送サービス
• KDDI光ダイレクト（auひかり電話）：着信転送サービス

通信キャリアの転送サービスを利用する場合には、オプションサービスの利用料金の他に、通話料金が必要です。

事務所の外線電話を転送するメリット

事務所にかかってきた電話を転送するメリットは次のとおりです。

• 取次の手間がなくなる
• 電話内容の伝え漏れがなくなる
• 担当者が外出中でも応対できる場合がある

それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。

取次の手間がなくなる

担当者の不在時でも転送できれば、取次の手間がなくなります。転送できなければ「不在を伝える」「用件を聞いてメモする」「連絡があったことを伝える」「担当者が折り返し連絡する」などの手間がかかるため迅速な対応ができません。転送すればそれらのプロセスが不要になるため、業務の効率化が図れます。

電話内容の伝え漏れがなくなる

上記のような工程を経ている場合、連絡があったことを伝え忘れるヒューマンエラーが起きることもあるでしょう。かけてきた相手の会社名や名前などの伝言内容が正確に伝わらず、勘違いやトラブルが起きる可能性もあります。その場合、社内のコミュニケーションに難がある会社と思われかねません。

しかし、連絡を受けてすぐに担当者に取り次げば、そうしたミスは起きません。連絡がしっかり伝わる取引先であるとの印象を与えることもできるでしょう。

担当者が外出中でも応対できる場合がある

担当者にとっては、外出していても大切な連絡が送られてくると分かっていれば、安心できます。また小規模事業者や個人事業主にとっては電話受付のためだけに人件費はかけられません。そうしたケースでも転送電話を活用すれば、人件費を抑えながら大切な連絡に対して早急に対応できます。

最近はリモートワークが増えて事務所でなく自宅で仕事をする従業員も増えてきました。リモートワークをしている従業員にも、転送電話ならスムーズな取次ができるでしょう。電話をかけてきた相手もすぐに担当者と通話できれば安心感を覚えます。いつでも連絡ができる体制を構築しておけばお客様の満足度も向上します。

事務所の外線電話を転送するデメリット

メリットがある一方、転送電話には次のようなデメリットがあることも覚えておきましょう。

• 会社とプライベートの着信の判別がつきにくい
• ツール導入の費用が発生
• 転送に通話料がかかる

それぞれのデメリットを説明しましょう。

会社とプライベートの着信の判別がつきにくい

転送されてきた電話は、誰からの着信なのか判断できないことがあります。例えば通信キャリアの転送サービスを利用している場合、相手の番号を確認した上で電話に出られないケースもあるでしょう。

そうしたときはプライベートの用事なのか、それとも仕事の用事なのか判断できません。スマートフォンなどではついプライベートのつもりで着信を受けたりすることもあるため、ビジネスマナーを失するケースもあるため注意が必要です。

転送方法の種類によってはかけてきた相手でなく、転送元の事務所の番号が表示されることもあります。従業員からの着信と勘違いしてラフな応対をしてしまい礼を失することもあるため気を付けてください。

ツール導入の費用が発生

転送電話サービスを利用するために、ビジネスフォンを導入する場合、工事費や端末費がかかります。転送ツールを導入する場合にも初期費用や月々の利用料金が必要です。

NTT東日本・西日本の転送電話サービス「ボイスワープ」でも、固定電話の場合には、住宅用で月額550円（税込）、事務所用なら月額880円（税込）の基本使用料がかかります。

新たに転送電話サービスを利用する場合、費用が発生しても、人件費の削減や業務の効率化などでコストを上回るメリットがあるなら、導入に値するでしょう。費用対効果を考えて検討してみてください。

転送に通話料がかかる

通信キャリアやビジネスフォンの外線転送では、事務所から転送先につなぐための通話料が発生します。通話料は転送元の電話番号所有者で、転送先の方の負担はありません。

電話転送サービスを利用するには、サービスの利用料だけでなく、通話料の負担があることも頭に入れておきましょう。例えば従業員の外出が多く、転送の機会が多い会社では通信料もかさみます。また転送先が携帯電話やスマートフォンの場合、通信料が固定電話同士の場合に比べ、割高になるのが一般的です。通信費も含めたコストも計算して導入を検討してください。

メリット・デメリットを把握して電話の転送業務を見直しましょう

電子メールやビジネスチャットを利用しての連絡も増えてきましたが、即応性が求められるビジネスシーンでは、まだまだ音声通話が重視されています。

転送電話の活用は、小規模企業やリモートワークの多い会社にとって人件費の削減や業務の効率化に有効な手段です。導入するならメリットとデメリットを理解した上で、費用対効果なども視野に入れて検討してみてください。

電話を転送する以外にも、電話対応そのものをアウトソーシングするのも有効です。さまざまな対応方法から自社に合ったものを選んでください。電話対応を効率化すれば業務の改善が実現できるでしょう。

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