電話代行を提供する電話代行サービス(株):お役立ち情報

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電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスを利用するメリット

会社を運営していくうえで、なくてはならない電話対応。しかしスタッフ不足で事務所に電話番を置けなかったり、複数の電話に対応できなかったりと、電話対応に悩んでいないでしょうか。今回はそんな企業のために、電話代行サービスについてご紹介いたします。

電話代行とは

電話代行とは、企業の代わりに電話対応をしてくれるサービスで、秘書代行・秘書電話代行ともよばれています。会社にかかってきた電話は、その会社の社員や呼び出された本人が対応することが一般的ですが、スタッフが全員出てしまって留守になっている場合や、営業時間外の電話は出ることができなくなります。

そのような理由で電話に出られない場合は、電話機を留守番電話にしておき、会社へ戻った後に用件を聞いて電話をかけ返す方法があります。しかし急ぎの用件であったり、商談の話など、中には重要な用件が含まれていることもあり、クレームに発展したり、せっかくの契約が白紙になってしまったなどトラブルに至る話も聞かれます。

そこで、出られない本人や会社のスタッフの代わりに、オペレーターが話を聞いてくれるサービスが電話代行であり、かかってきた電話の内容をいち早く担当者へメールや電話で連絡してくれます。有人の留守番電話サービスと思ってもらえばイメージしやすいですが、熟練した電話専門のオペレーターが対応してくれますので、まるで自社の事務員が担当しているような安心さが魅力です。

電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスの利用には、以下のようなメリットがあります。

時間の有効活用

書類の作成中や会議中などに電話がかかってきたりすると、その都度中断しなければならず、作業効率が悪くなります。しかし電話代行サービスを利用すれば、作業の中断が避けられ、作業効率の向上が期待できます。今まで電話対応に使っていた時間をほかの業務に回すこともできるでしょう。

コストの削減

電話対応だけのスタッフを雇う場合、月々の人件費がかかりますし、教育も必要です。電話代行サービスを利用すれば、少ない経費で電話対応ができるので安心です。特に自営業や少ない社員で業務を回している会社にとっては、とても有効な手段と言えます。また、電話代行サービスは電話転送の利用により、会社の電話番号をそのまま使うことができますので、電話番号の変更等の負担は一切ありません。

重要な電話を逃さない

新規の顧客からの問い合わせや契約、急ぎの用件に関しても逃がさず電話を受け取れるため、会社のリスクを軽減できます。

顧客への安定対応で信頼度アップ

熟練した電話対応のスキルを持ったオペレーターにより、顧客への安定した対応が可能となります。「いつでも電話に出て、丁寧に用件を聞いてもらえる」という安心感を与え、結果としてそれは会社への信頼につながります。

幅広い転送方法が選べる

電話代行サービスで承った内容は、すぐに依頼者や担当者へ連絡がいくことになっていますが、電話以外にメールでも受け取ることができます。急に電話に出られないようなケースでも、確実に受付内容を確認できるので安心です。

柔軟なニーズにも対応できる

例えば、社員が在社しているときなど、一時的に自社で電話対応をする場合は、転送サービスを一時中断することもできます。急な会議や外出などで再び電話代行サービスを利用する場合は電話転送サービスを再開するだけです。面倒な手続きや連絡も必要なく、簡単に設定できます。

商品説明など、一部の専門的な業務も対応できる

電話代行サービス会社によっては、自社の商品やサービスの説明も可能です。ネットショップやお店など、専門的な分野においても対応が可能な場合もありますので、一度相談してみるといいでしょう。

電話代行とはどんなものか、そのメリットをおわかりいただけましたでしょうか。会社にとって電話に出ることができないのは非常に不利であり、信用度も低下してしまいます。自社の展開や目的に合わせて、上手に電話代行サービスを利用してください。

電話代行サービス(株)のお問い合わせ

当社のサービス内容や料金について、担当スタッフが丁寧にご案内いたします。どんな些細なことでもお気軽にお問い合わせ下さいませ。

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