改めて確認しておきたいオンライン入社式の注意点

更新日：2023.02.16ビジネス豆知識

2020年の入社式は、オンラインで実施する企業が多く見られました。今後も、オンライン入社式を開催する企業は増えると予想されます。式の当日になって突然の通信トラブルに慌てないためには、しっかり準備を済ませてから本番に臨む必要があるでしょう。そこで今回は、そもそも入社式をなぜ実施するのか確認したうえで、オンライン入社式の準備の手順や注意点をご紹介します。

1 なぜ入社式を実施するのか？
2 オンライン入社式を準備する手順
3 オンライン入社式の注意点

なぜ入社式を実施するのか？

オンライン方式を導入してでも入社式を実施する主な目的は、新入社員に社会人としての自覚をもってもらうためです。同時に、新入社員同士の一体感の強化や、会社の経営理念の理解も目指しています。

社会人としての自覚の形成

会社が入社式を通じて新入社員に求めているのは、社会人としての自覚の形成です。新入社員の多くは、正式に会社に入る数日前まで学校に在籍しています。入社当日を迎えても、まだ学生気分が抜けていないケースは珍しくありません。そのまま仕事を始めた場合、学生時代のバイト感覚で業務に臨む可能性があります。

社員の1人であるとの意識が薄いと、自分の仕事に対して十分に責任感が芽生えないと考えられます。仕事はどれほど単純に見える作業でも、すべて責任をもって進める必要があり、社会人としての自覚は必須です。そのため入社式は、新入社員に今日から社会人であると自覚してもらう目的で開催されます。

お互いの一体感の強化

入社式で、会社が新入社員に社会人としての自覚とともに期待するのはお互いの一体感の強化です。通常、会社の仕事はいずれも分離独立しているわけではありません。業務同士でかかわりがあります。それぞれの作業の成果が組み合わさるなかで、ひとつの大きな業績が生み出されていきます。個々の作業の足並みがそろうことで、より円滑な業績向上を目指せます。

多くの成果を生むためには、各々の社員がお互いの作業の進捗状況を把握しながら、協力して業務を進める体制が不可欠です。いち早く新入社員の間でチームワークが深まれば、実際の業務でも協力しやすくなるでしょう。そのため会社では、入社式の時点で新入社員同士の一体感が強化されることを見込んでいます。

会社の経営理念の理解

会社側は、自分たちの経営理念を新入社員に理解してもらうためにも入社式が必要と認識しています。新入社員のほとんどは、入社する以前に説明会などで会社の事業内容や社風を聞いているケースが一般的です。ただ、説明会の話は会社経営の一部分を伝えているに過ぎません。

新入社員が会社の経営理念をより深く理解すれば、会社を愛する気持ちは強まると期待できます。職場とのミスマッチにより入社して間もないうちに辞職するリスクは減り、仕事への貢献度は高まるでしょう。会社への強い愛情を新入社員に抱いてもらうためにも、入社式は欠かせないと考えられています。

オンライン入社式を準備する手順

入社式をオンラインで開催する時には、式の日程や内容を決めるとともに社内や参加者のネット環境の確認、当日に使用するツールの選定やパソコンなど通信端末のセッティングが必要です。

社内や参加者のネット環境の確認

会社でオンライン入社式を開催する場合、まず社内や参加者のネット環境の確認が不可欠です。オンライン入社式を開くには、インターネット回線を使用します。会社側が式場の様子を動画配信するにも参加者が受信するにも、ネット環境を整備しておく必要があります。

社内に関しては、安定した状態で動画を配信できるか、事前のチェックが怠れません。参加者には早めに連絡を取り、必要ならセットアップ済みのパソコンやポケットWi-Fiを支給するのがよいと考えられます。いずれのネット環境にも問題がなければ、当日はスムーズに式を進められるでしょう。

当日に使用するツールの選定

オンラインで入社式を実施する際には、当日に使用する専用ツールの準備も必要です。ネット上にオンラインで集まる場合、基本的に参加者はパソコンなどの通信端末に専用ツールをセッティングすることになります。入社式も同様であり、会社と新入社員ともに事前のツール設定は欠かせません。

最近は新型コロナウイルスの影響で専用ツールの需要が高まり、その種類も増えました。そのため会社側は、どのツールを入社式当日に使うか事前に選んでおく必要があります。ツールの種類により使い勝手は異なるため、それぞれの機能面や通信時の安定性をチェックしたうえで選定することが望ましいといえます。

パソコンなど通信端末のセッティング

ネット環境の確認や専用ツールの選定を終えたら、パソコンなどの通信端末に選んだツールのセッティングです。会社側は、入社式で使う通信端末に必要なツールを一通りインストールします。参加者にも、どのツールを選んだか連絡して事前登録などの設定を済ませてもらいます。

お互いにセッティングした後は、ツールの利用方法や通信状況の事前確認が必要です。当日になって慌てないために、正しくツールを使いこなせるか、通信中に映像や音声がすぐに途切れないかなどを点検します。入社式のプログラムや必要な資料は余裕をもって送付し、1週間前には最終的な案内を改めて参加者に連絡します。

オンライン入社式の注意点

オンライン入社式で、とくに注意したい点は双方向のコミュニケーションを取りにくいところです。当日の通信トラブルにも、気をつけなければなりません。

双方向のコミュニケーションは難しい

入社式がオンラインになると、従来の方式に比べてお互いにコミュニケーションを取るのが難しくなります。通常、新入社員の多くは入社の時点で面識がありません。それでも入社式で席が近くなると、ちょっとしたタイミングで声をかける機会に恵まれます。

オンライン入社式の場合、新入社員は別々の場所から参加するケースが多く見られます。お互いの顔は画面上で見られますが、簡単には言葉を交わせません。本来、入社式は新入社員同士の一体感の強化を目指しています。お互いに十分なコミュニケーションを取れず、式の当日から距離感が生まれるのは問題です。

通信トラブルが起きる可能性も

通信機材は、入社式の途中でも何らかのトラブルに見舞われる可能性があります。インターネットの通信状況は、常に一定ではありません。事前チェックの時には問題が見られなくても、当日になって急に不具合が発生することはあります。画面のフリーズや音声の中断は、式の進行に差し支えます。

入社式も通常の業務と同じくタイムスケジュールに沿って進める必要があり、対処に長い時間を費やすのは望ましくありません。入社式のプログラムをできるだけ予定通りに進めるには、突然のトラブル発生にも速やかに対処できる体制をつくっておくことが重要です。

どんな方法で対処するのが望ましいか

新入社員のコミュニケーション不足や突然のトラブルに備えるなら、あらかじめ対処方法を検討することが大切になります。コミュニケーション不足の解消には、座談会や懇親会のセッティングが有効です。入社式の後にこれらの催しを用意すれば、新入社員はお互いに親睦を深められるでしょう。

突然のトラブルに手際よく対処するには、あらかじめ通信機材の管理者を決めておくと安心です。管理者が一通り使い方に慣れていれば、多くの時間をかけず問題を解決に導けます。そもそもの入社式の目的とともに、オンライン方式ならではの手順や注意点をよく把握したうえで準備を進めれば、式に参加する新入社員は充実した時間を過ごせるでしょう。