生産性を変える!今話題の「戦略総務」とは?

2020.04.01ビジネス豆知識
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いま国内では労働人口の減少が深刻になり、世界的なグローバル化も起きています。社会の変化は目まぐるしく、多くの会社は経営刷新を求められています。これまで目立たなかった総務も、例外ではありません。新しい総務のあり方として提唱されたスタイルが、「戦略総務」です。まだ十分に浸透した用語でないため、聞き慣れない方も少なくないでしょう。そこで今回は、戦略総務の概要、必要とされる要因、主な役割や変化に必要な取り組みをご紹介します。

戦略総務

戦略総務とは

戦略総務とは、これまでの受け身的といわれる姿勢を脱却し、会社全体の改善に積極的に取り組む業務スタイルです。

従来の総務のイメージ

従来の総務は、すべての従業員が安心・安全に働ける業務環境を維持するためバックアップする役割を果たしてきました。

業務範囲は多岐にわたりますが、主に細かな作業に追われています。会社にとって欠かせない部門として必要性は認められているものの、業務成果は収益に直結しないため目立ちません。

これらの特徴から、総務に対する従来のイメージは会社の各部署を縁の下で支えるサポート役でした。あまり実態を知られていないため、「総務=雑用係」と思われる場合やノンコア業務と呼ばれるケースも見られます。

戦略総務は何が違うか

戦略総務も、さまざまな形で会社全体をサポートするところは従来型と変わりません。大きな違いは、会社の発展のため積極的に寄与する点です。会社の指示を受け、いわれた通り業務を処理するにとどまりません。自ら戦略をもって、会社運営に関わっていきます。

いま、戦略総務が重要な役割を果たすと注目されている分野が会社の体質改善です。時代の変化に伴い、会社は既存のあり方からの変化を少なからず求められています。その動きに合わせ、戦略総務は従業員の能力が最大限に活かせる労働環境を整えようと考えています。

会社の変革に深く関わる戦略総務は、もはや業務で発生した費用を集計するコストセンターではありません。会社経営のなかで重要なポジションを占めることになれば、コア業務といっても差し支えないでしょう。

戦略総務が求められる要因

戦略総務が求められる要因には、労働人口の減少、消費スタイルの変化、政界情勢や働き方の変化が挙げられます。

労働人口の減少

現在、国内では少子高齢化の流れが止まらず、多くの企業にとって労働人口の減少は深刻な問題です。とくに職種を限らず、優れた人材の確保・定着は悩みの種になっています。

人材を確保するには、会社のアピールが不可欠です。有能な働き手を採用するとなれば、魅力ある会社づくりを怠れません。採用後は、少しでも長く働いてもらうため職場環境の整備が重要です。

会社が労働者に快適な業務環境を提供する際、総務はコミュニケーションの活性化や健康管理に関して大きな力を発揮できると見込まれています。

消費動向の変化

戦後、とりわけ1980年代から1990年代にかけ生活スタイルが大きく変化するなか価値観は多様化しました。消費者の関心は次々に移り変わり、変化のスピードもかつてないほど速いと指摘されています。

最近は、ひとつのヒット商品が生まれてもなかなか長く人気を保てません。会社は、いつでも新商品や新規サービスの開発に追われています。開発部門が新鮮な発想力を維持するため、多くの会社では従来型の経営スタイルの刷新が必要になりました。

新たな発想が生まれやすい環境をつくるうえでも、総務はさまざまな役割を果たせると期待されています。

世界情勢や働き方の変化

近年は幅広い業種で世界的にグローバル化が進んでおり、現状では日本企業も海外進出に積極的です。同時に人材確保の難しさや価値観の多様化が影響し、多くの職場で働き方の変化が求められています。

働き方について、とくに合理化が必要と指摘されている部署が総務です。専門家から「見えない、測れない、改善しない」と表現されるくらい、生産性は低いといわれています。グローバル化の波のなか会社が生き残るためにも、総務自体の変革は避けられません。

戦略総務の主な役割

戦略総務の主な役割を示すと、会社の意思決定のアドバイザー、各部署間の仲介役、各部署のサポート役です。

会社の意思決定のアドバイザー

総務は社内の業務全般に関わる部署であり、よく経営トップから近い位置にあるといわれます。このポジションを活かした役割が、会社の意思決定におけるアドバイザーです。

いろいろな部署に顔を出せるため、情報収集に苦労しません。常にアンテナを張りめぐらせれば、業界全体の動向から社会的なニーズまで把握できるでしょう。手に入れた情報を的確に分析することで、会社の方向性を決める際には経営戦略を提案できます。

コミュニケーションの仲介役

総務は日々の業務を通じて各部署とつながりがあるため、異なる部署間の風通しをよくする仲介役を務められます。

概して会社は部署ごとに壁をつくりがちですが、社内全体が一丸となってグローバル化に臨むにはすべての従業員の意思疎通を図ることが大切です。総務は各部署の声を聞ける立場にあり、それぞれの意向をうまく調整すれば会社全体に一体感を生み出せます。

各部署のサポート役

各部署のサポートは、これまでも総務が果たしてきた役割です。業務内容には、備品・消耗品の管理、保安・防災業務、従業員の健康管理、社内外の慶弔業務、セキュリティ体制の整備などが含まれます。

従来はサービススタッフとして従事する傾向にありましたが、戦略業務の場合には経費節減や合理化も考えながら各々の作業を進めることになります。

戦略総務に変わるには

従来型の総務が戦略総務に変わるには、既成の概念にとらわれないこと、現場に精通すること、良好な人間関係の構築が不可欠です。

既成概念にとらわれない

戦略総務を目指すなら、既成概念にとらわれるのは望ましくありません。昔から続けてきた業務でも、会社の体質改善に必要かどうか一通り見直す必要があります。慣例として定着している業務だからといって例外を認めていると、なかなか会社は変わっていきません。

変革を推進するうえで心がけたい考え方は、一度すべて白紙に戻すゼロベース思考です。既成概念による制約がなくなると、仕事のスリム化を進めやすくなります。

現場に精通

総務が従来型から脱却する際、従業員の声を聞いていなければ現場には受け入れてもらえない可能性があります。

どれほど見事に自己変革しても、周りの理解を得られなければ意味がないでしょう、従業員の支持を得るためには、現場がどんな不安、ニーズ、モチベーションをもっているか的確に把握することを忘れてはいけないと考えられます。

良好な人間関係の構築

総務を自己変革し、さらに戦略総務として機能するうえで欠かせないのが良好な人間関係の構築です。

総務のなかでお互いに信頼関係が築けていると、変革に向けてスムーズに話し合えます。各部署の従業員とも良好な関係性にあれば、部署間の仲介役や現場の情報収集で苦労せずに済むでしょう。総務が各種業務を円滑に進めるうえでは、良好な人間関係の構築が前提条件になると考えられるのです。

新体制に生まれ変わった総務が社内から多くの支持を獲得した場合、力を発揮する場面は従来型より増えると期待できます。現場の声や社会情勢を反映した企業戦略を経営トップに提案する機会が与えられれば、会社の体質改善にも大きく貢献できるでしょう。

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