PDCAサイクルを回して仕事の効率を上げるには

2020.03.12ビジネス豆知識
Pocket

昨今のビジネスシーンに欠かせない考え方として、「PDCAサイクル」が挙げられます。これは米国で提唱されたフレームワーク(共通認識や意思決定などの枠組み)の一種ですが、「TOYOTA」や「SoftBank」といった大手国内企業にも導入される、実用性の高い手法です。本記事では、PDCAサイクルの基礎知識とビジネスに取り入れる活用例、上手に回して仕事の効率を上げるコツをご紹介します。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは?

PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取ったフレームワークのことです。“仮説検証サイクル”とも呼ばれ、4つのプロセスを経て学習と行動を繰り返し、あらかじめ決めた目標(成果)を達成するために用いられます。

PDCAサイクルは、米国の統計学者「ウィリアム・エドワーズ・デミング博士」が1950年代に提唱しました。それ以降、ビジネスシーンにおけるさまざまな業界、分野に取り入れられています。例えば、品質管理の国際基準であるISO9001や、ISO14001にもPDCAサイクルの手法が採用されています。今から50年以上前に生まれた手法ですが、現代ビジネスに欠かせない基本的な考え方です。

PlanDoCheckAction〜各プロセスの特徴とは?

PDCAサイクルを構成する「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」といったプロセスについて、具体的に解説します。各プロセスでどういった動き方、考え方をするのか抑えておきましょう。

Plan(計画)

具体的な目標設定に加え、それを達成するためのアクションプランの設定を行います。目標設定は、数字などの指標を用いて誰が見ても分かりやすい内容にします。またプランニングでは、「5W2H」の要素を意識することが大切です。

5W2Hの構成要素】

□誰が(Who
□いつ(When
□どこで(Where
□何を(What
□なぜ(Why
□どのように(How
□いくらで(How much

「○月頃までに達成する」などと、曖昧な計画を立てるのは避けましょう。「5W2H」に沿って目標達成までのプロセスを仮説検証し、具体的なアクションプランを検討することが大切です。

Do(実行)

Plan(計画)」で設定した目標およびアクションプランを達成すべく、具体的な行動に移ります。ただし、PDCAサイクルにおける「Do(実行)」は、計画通りに業務を遂行するだけではありません。「実行した結果、有意義な効果が得られたのか?」「ほかにプランはないか?」と検証するプロセスでもあります。そのため、Doのプロセスでは、以下を意識することが重要となってきます。

□一度にすべての行動を起こさない
□進捗度や結果を細かく記録する
□計画通りにいかない場合も記録する

計画には沿うものの、「様子を見ながら業務を遂行する」といえば、分かりやすいかもしれません。その進捗度や結果、進行中に発生したコストなどは数値化し、細かく記録します。後述の「Check(評価)」で用いる検証データとなりますので、欠かさずまとめておきましょう。

Check(評価)

Check(評価)」は、「Do(実行)」で得られたデータを評価・分析するプロセスです。具体的には「設定した目標を達成できたか?」「計画通りに実行できたのか?」を評価し、問題がなければ成功要因の分析を、課題が見つかったら失敗要因の分析を行います。成功・失敗に関わらず、その結果を招いた要因を突き詰めることが大切です。

Action(改善)

Action(改善)」では、「Check(評価)」で分析した成功・失敗要因、検証課題に対する改善策を考えます。大抵の場合、「そのまま計画を続ける」「計画を続けながら一部を改善する」「計画を中止」するの3パターンに分かれます。今後の動き方が定まったら、再度「Plan(計画)」に戻り、一連のプロセスを繰り返しましょう。

ここまでがPDCAサイクルの基本的な流れとなります。一見複雑に思えますが、「目標を達成するために行動と学習を繰り返す」だけのシンプルなフレームワークです。セルフマネジメントメソッドの基礎となる考え方ですので、しっかりと身につけておきましょう。

ビジネスシーンにおけるPDCAサイクルの活用例

ビジネスの現場では、どの様にPDCAサイクルが用いられるのでしょうか。分かりやすい例として、サイト運営が挙げられます。PDCAサイクルの手法をサイト運営に取り入れる場合、各プロセスの具体例は以下となります。

Plan:目標設定(1ヶ月で100PV達成・毎日1本記事を公開など)
Do:スケジュールに沿って記事を公開
Check1ヶ月間のPV数、計画通りに進んだかなどを評価・分析
Action:サイト運営の方針変更、改善策の提示・実行

たとえ目標が違えど、DoActionまでのプロセスはほぼ同様です。最初は思う様な結果が出ないかもしれませんが、PDCAサイクルを回し続けるにつれ、サイト運営のノウハウが蓄積されます。それを駆使することで、目標を達成しやすくなるでしょう。

PDCAサイクルを回すメリット

ここでは、PDCAサイクルを回すメリットをご紹介します。

メリット1.やるべきことが明確になる

PDCAサイクルは、最初の「Plan(実行)」プロセスで目標設定を行います。それによって、目標を達成するために「やるべきこと」が明確になります。さらに目標達成・課題解決までの道筋が立つため、具体的な施策も浮かびやすくなるはずです。

ビジネスを成功に導くポイントは、設定目標をコンスタントにクリアすることに尽きます。仮に目標を定めなければ、「何をすべきかが分からない

「アクションプランを立てられない」「本来達成すべき成果とのズレが生じた」などの状況に陥るかもしれません。

また、目標やアクションプランが決まっていることにより、「自分が組織に何を求められているのか」が分かります。「だからこそやるべきこと」が見えるため、一つひとつの行動に集中しやすくなります。結果、仕事の効率も大きく向上することでしょう。

メリット2.課題が明確になる

PDCAサイクルにおける「Check(評価)」のプロセスを経て、個人あるいは組織が抱える課題が明確になります。例えば、「担当者の業務効率が悪い」という課題が見えたならば、以下の改善策が考えられます。

□リソースの確認と調整
□作業環境の見直し(デバイスの変更・使用ツールの変更など)
□オフィス環境の見直し
□担当者の変更

上記は一例ですが、「どの様に対応すれば成果が上がるのか」を考えなければなりません。それが目標達成を妨げるのであれば、早急な改善が必要です。

PDCAサイクルを失敗しないためには

PDCAサイクルは、以下の点を意識すると効果的に回すことができます。

□目標を数値で示す
□無理ないアクションプランを立てる
□計画通りに実行する
□とにかく継続する

とりわけ「無理のない計画を立てる」と「とにかく継続する」は、多くの組織がおちいりやすい失敗要因です。予め設定した目標に対して、実現可能性の低いアクションプランで臨むのは、得策ではありません。自身やメンバーの業務量との兼ね合いを考慮し、無理のない範囲でアクションプランを検討しましょう。

またPDCAサイクルは、長期運用によって着実に成果を得る手法です。一度のサイクルで期待以上の効果を得られるのは希でしょう。結果的に失敗しても問題ありませんので、長期的にサイクルを回し続けることが、目標達成への近道です。

「目標を数値で示す」「計画通りに実行」する点については、先述した通りです。なお、目設定では、5つの成功因子の頭文字を取った“SMARTの法則”を意識すると良いでしょう。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ