打ち合わせでのパソコン使用はマナー違反?

2020.01.14ビジネス豆知識
Pocket

いまや、仕事関係のデータはパソコンに保存するのが当たり前の時代。商談や会議の記録も、最初からパソコン入力すれば二度手間になりません。ただし、気になるのがマナーの問題です。会話中にパソコンを使うと、相手を不快にするかもしれません。信頼を保つためには、使い方に注意する必要があります。そこで今回は、商談時や打ち合わせの席、社内や会議中に心がけたいパソコン使用のマナーをご紹介します。

打合せでのパソコン使用

 

商談時や打ち合わせでのパソコン利用はあり?なし?

商談や打ち合わせの時にパソコンでメモを取る場合、キーボードの操作やパソコンの開閉が不快に感じられる恐れもあるため、気配りは欠かせません。

 

メモを取ること自体は問題なし

商談や打ち合わせでは、大きな取引契約や新規事業について話し合われることがあります。会社のビジネスチャンスを広げる可能性があり、話し合いの内容は重要な意味をもちます。聞き間違えると、取引先や職場からの信頼を損ねるかもしれません。後々のトラブルを避けるために、正しくメモを取っておくことは非常に大切です。パソコンはデータ保存や文章修正の手間がかからず、商談や打ち合わせでメモを取るのに使ってもマナー違反にならないとの声がよく聞かれます。

メモ用紙に記録すると、どこかに紛失するか誤って捨ててしまう危険があります。書き間違いを訂正し紙面が見にくくなると、自分のデスクに戻ってから読み直すのは困難です。その意味で、パソコンを使ったメモ取りは便利です。

 

相手への気配りが不可欠

会話の内容をメモするのにパソコンは使い勝手のよいツールですが、どこでも歓迎されるわけではありません。相手が一生懸命に話している時、目の前でキーボードをカチャカチャたたいていると好感度を下げる場合もあるとの指摘も。パソコンを操作しながら会話を聞くなら、相手への気配りが不可欠です。

あらかじめ、ひと言ことわっておくのが賢明です。「恐縮ですが、本日の商談内容をパソコンにメモしてもよろしいでしょうか」と事前確認を済ませれば、相手も理解を示してくれるでしょう。商談や打ち合わせの目的は、メモを取ることでなく話を聞くことです。会話中はパソコン操作に熱中せず、アイコンタクトを取りながら作業を進めましょう。

 

相手を不快にさせないパソコンの置き方とは?

話し合いの席でパソコンにメモを取る場合、自分の手や機器類の置き方には工夫する必要があります。

 

自分の手は机の上

パソコンを使うかどうかに関係なく、話し相手と机を挟んで向かい合った時に自分の手を置く場所は机の上です。相手から見えるのであれば、ひざの上でも問題ありません。

机の上に手を置くと、自分が何も隠していないことの意思表示になります。また、仕事に対し積極的に臨んでいる姿勢も伝えられます。初対面の相手と少しでもはやく距離を縮めたい時には、手の位置を意識してみましょう。

相手から手を隠すと、不信感を招く恐れがあります。机の下は何をしているか見えにくいので、とくに手を置くのは避けたい場所です。

 

パソコンは自分の斜め前

話し合いの際、自分と相手との間に何か置くのは好ましくありません。大きな荷物やノートパソコンで壁をつくってしまうと、相手を遠ざける原因になります。メモ用のパソコンを置くのであれば、自分の正面でなく斜め前です。

パソコンが相手の視界を遮らない位置に置かれると、相手は近づいてもよいという心理になります。ただ、あまりパソコンを手元から離してしまうと入力しにくくなるので適度に調整することが大切です。

 

パソコン画面は相手に見せる

パソコン画面は、相手からも見える向きに置くのがおすすめです。何を入力しているか分かると、相手も安心できます。話の内容をうまく整理しながら入力すれば、仕事のできる人間と評価されるかもしれません。

 

社内でパソコンを使う時のマナー

社内でも、いろいろな形で会話が交わされます。パソコンを使う時には、マナー違反にならないか注意しなければいけません。

 

業務連絡

多くの会社において、業務連絡はメールでのやり取りが中心です。口頭で説明するより情報が誤って伝わる危険性はなく、後々に内容を確認できる意味でもパソコン利用が望まれます。

マナーとして気をつけたいのは、言葉遣いです。あくまで仕事の一環であり、家族や友人に連絡するのとは違います。親しい同僚が相手でも日常的なおしゃべりではないので、ビジネスシーンにふさわしい表現が求められます。言葉遣いに自信がなければ、間違えやすい敬語表現を勉強しておくことをおすすめします。

 

簡単な打ち合わせ

勤務中には、仕事のスケジュールについて上司や同僚と簡単に打ち合わせることもあるでしょう。相手が多くの仕事を抱えていて忙しい場合は、できるだけ手短に済ませたいところです。

そんな時、パソコンを持ち出すのは控えたほうが賢明と考えられます。パソコンは、起動するまでに一定の時間を要します。すぐ話が終わるのに、パソコンを準備するため忙しい相手を足止めすることになれば、迷惑になるかもしれません。その場ではメモ用紙に書きとめ、必要なら後でパソコンに入力するのが適切です。

 

スマホ利用も要注意

最近は、会話の内容をパソコンでなくスマホに記録するケースも増えています。常に携帯できるので、どこでも利用できます。電源を切っていなければ、起動するまで相手を待たせる心配もありません。

ただしスマホを操作しながら会話していると、相手から話を聞かずにゲームやチャットを楽しんでいるのではないかと勘違いされる場合があります。スマホを使う際にも、パソコンと同じく画面ばかり見ずに相手と目を合わせて会話するのがマナーです。

 

会議中のパソコン使用のマナー

会議でパソコンを使用する際には、マナーとして自分も参加者であると心がける必要があります。

 

入力作業に没頭しない

会議の議事録をパソコンに記録すると、その場で他の参加者と情報を共有できるのでメモ書きするより効率的です。重要な内容を取りこぼすわけにはいかないため、つい入力作業に集中してしまうかもしれません。

とはいえ、会議では議事録を残すより自分の考えを述べるほうが大切です。パソコン画面ばかり見ていて、意見を求められた時に話についていけてなければ意味がないでしょう。会議の記録保存は重要ですが、自分も参加者のひとりであることを忘れてはいけません。

 

入力時の姿勢やタイピングの音に注意

パソコン入力している時には、前傾姿勢になりがちです。ずっと顔を伏せていると、周りからは会議に参加している意識があるのか疑われる恐れがあります。会議中は記録係であってもできるだけ顔を上げ、参加者の自覚があると意思表示しましょう。

場合によっては、タイピングの音がうるさく聞こえます。あまり音が大きいと、会議に集中している参加者の気が散ってしまいます。迷惑をかけないためには。静かにタイピングする気遣いも必要です。

 

会議から取り残される恐れあり

会議は、パソコンの入力スピードに合わせて進行するわけではありません。議論が白熱すると、多くの参加者は活発に意見を交わします。次々に話が展開するなか入力が追いつかなくなれば、記録係は会議から取り残される恐れがあります。

 

会議でパソコンを使うのは効率的といっても、記録できなければ意味がありません。議論が活性化した場合、手書きでメモを取るほうが速いケースも見られます。会議を記録する時には、パソコンにこだわらず柔軟に対応することも大切な心がけのひとつです。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ