おもてなしを成功させる会食のセッティング

更新日：2023.03.31ビジネス豆知識

ビジネスシーンにおいて、食事はコミュニケーションや商談の場、また大切なお客様を“おもてなし”する機会となります。会食の成功を左右するのは、情報収集と適切なセッティングです。ここでは会食セッティングのポイントや、おもてなしを成功させるためのコツをご紹介しましょう。

1 セッティング前の情報収集
2 失敗しないおもてなしのポイントとは？
3 外国人との会食時のマナーやポイント
- 3.1 相手の情報リサーチのポイント
- 3.2 日本式のマナーで接客する場合は一言添える

セッティング前の情報収集

会食を成功させるため必要なのが、情報収集です。会場を押さえる前に、以下の情報を集めておきましょう。

最優先で確認すべき3つのポイント

会食をセッティングするうえで、最初に確認すべきなのは日時・参加人数・予算の3点です。これが決まらないことには、お店のタイプや規模すら決めることができません。中でも重要なのが参加人数です。人数が決まらなければ、予算の設定もできないケースがあります。続いて日時も決めましょう。セッティングを進めるための、スケジュール設定に関わります。早い段階で確認しておきましょう。

お客様の情報を調査

お客様の身辺情報を調査します。役職・年齢・性別をはじめとして、好き嫌いやアレルギー、席の希望（カウンター・個室・テーブル）など、分かる範囲の情報を集めましょう。得られる情報が限定的な場合、想像力を働かせることも大切です。事前に接触する機会がった際は、言動などから相手の性格や好みなどを想像すると、選ぶべきお店が見えてきます。

会食に向かないお店とは？

会食に向いていないお店も少なくありません。相手に関する情報が少ない場合、基本的に好き嫌いが分かれやすいエスニック料理や、辛いものなどのお店は避けるのがベターです。また駅から距離があるなど、アクセスが悪い場所は避けて下さい。

焼き肉店をはじめ、調理と食事を平行するお店は、会話に集中しづらくなるため、会食向きではないとされます。もちろん相手の好みや、会食の目的によっては例外もあります。しかし、相手に関する情報が少ない場合は、これらの条件に当てはまる店を候補から外すべきでしょう。

お店の情報収集には複数のサービスを活用

店選びの方向性が定まったら、本格的な情報収集に入ります。例えば、フレンチの店にするとしても選択肢は無数です。グルメ系のランキングサイトや口コミサイト、個人ブログなどを活用し、お客様が喜びそうな店を探してみましょう。

グルメ系の口コミサイトといえば「食べログ」が定番です。このサイトだけでも、ほとんど飲食店の基本情報や、実際に利用した方の口コミ・評価を確認できます。ただし、ひとつのサービスのみでは、情報が偏る可能性もあります。同系統のグルメサイトやサービスをくまなくチェックし、幅広い視野で情報を集めましょう。

現地調査で最終チェック

大事な会食のお店の場合、実際に現地に足を運んで確認することも大切です。ある程度店を絞れたら、現地調査に出かけましょう。口コミ評価が高い店でも、実際に入ってみるとイメージと異なるケースが多々あります。サイト上の写真や口コミだけで、店の良し悪しを判断するのは危険です。

また、料理の味は良くても雰囲気が悪かったり、店内の騒音から会食には向かなかったりするケースがあります。それは名だたる高級店も同じです。実際に利用しなければ、サービスの質を図ることができません。絶対に失敗できない会食なら、是が日でも現地調査を行いましょう。

失敗しないおもてなしのポイントとは？

必要な情報をしっかりと集めることができれば、お店選びは決して難しくはありません。ですが、いいお店が見つかったとしても、会食を成功させるためには、しっかりとした「おもてなし」が重要となります。ここからは、失敗しないおもてなしのポイントをご紹介しましょう。

役割分担を明確に

会食の準備や進行はすべて幹事が仕切るというケースも多いようです。一方、何もかもをひとりで抱えこんでしまうと、失敗のリスクが高まります。会食を成功させるべく、ホスト側の全員で役割分担をしましょう。食べ物や飲み物をオーダーする係、会計係、手土産を用意する係など、できるだけ細かく分担することが大切です。現地でスムーズに動けるよう、早い段階で打ち合わせを済ませておきましょう。

お店のスタッフに対するマナーを守ろう

お店のスタッフに対して、横柄な態度を取る方は少なくありません。会食において、この様な態度は絶対にNGです。相手への印象を悪くしてしまうのみでなく、お店側を敵に回すことになります。会食を成功させるためには、お店のスタッフを味方につけることも重要です。店側にも敬意を払いつつ、最後まで協力を仰ぎましょう。

なお、事前に会食利用であることを告げておけば、上座や下座の位置、おすすめの料理・お酒などの相談をすることもできます。店側との打ち合わせも忘れずに行って下さい。

トイレの場所を事前に確認しておこう

会食は、トイレに立つタイミングが難しいです。ようやくトイレに立ちやすい隙を見つけることができても、場所が分からないと焦るでしょう。高級店などでは、お店の雰囲気を壊さないためにトイレの位置が分かりにくくするケースが少なくありません。自分が迷わないことはもちろんのこと、すぐにお客様をご案内できるよう、トイレの場所は確認しておきましょう。

帰りの足をさりげなくチェック

会話の中で、さりげなく帰りの足を確認することも大切なポイントです。タクシーなどの手配が必要であれば、早めにお店にお願いできます。また、タクシーチケットや料金を渡す場合にも準備が必要です。電車などの公共機関を利用される場合、終電の時間なども考慮して会食を切り上げるタイミングを計ります。

外国人との会食時のマナーやポイント

グローバル社会において、外国人と食事をともにする機会が増えています。最後に外国人と同席する会食時のマナーや、失敗しないためのポイントをご紹介しましょう。

相手の情報リサーチのポイント

一般の会食の場合も同様ですが、相手が外国人の場合、チェックすべきポイントが少し異なります。好みはもちろんですが、宗教上の理由などから食べられない食材の有無などは必ず確認しましょう。また欧米圏では、日本以上に菜食主義の思想を持ち、食事メニューなどを制限している方も少なくありません。よって、メニュー選びは通常よりもシビアになります。

日本では一般的であっても、海外で好まれない食べ物も少なくありません。代表的なのが魚卵です。イクラやタラコといった生の魚卵は、欧米圏ではほとんど口にされません。どの様な食材が使われるのかも、事前に確認しておきましょう。

日本式のマナーで接客する場合は一言添える

国によってマナーは異なっています。飲み物の注ぎ方ひとつ取ってみても、国柄が出るものです。そこで、日本式のマナーで接客する場合は「日本式で失礼します」と一言添える様にしましょう。なお、相手の国のマナーを尋ねると、会話が弾むきっかけになります。文化の違いを前面に押し出し、思い出に残る日本体験を提供しましょう。

会食のセッティングというと、悩みの種になってしまいがちです。近年では文化の違う外国の方と会食しなければならないケースも増えているため、ますます悩みは尽きないという方も多いのではないでしょうか。ですが、ポイントをしっかりと押さえていけば、成功させるのはそれほど難しいことではありません。上手にお店を選び、ポイントやマナーをしっかりとチェックし、心から喜ばれる会食をセッティングしましょう。