秘書が仕事をつらく感じる理由とは

秘書が仕事をつらく感じる主な理由は、業務範囲が幅広いためです。また、社内における交流範囲の狭さや精神的ストレスが大きいとの声も聞かれます。

秘書代行のススメ｜秘書の仕事がつらい理由とは？

更新日：2024.05.23秘書代行

秘書は、業務内容が広範囲に及ぶ職種です。しかし、業務範囲の幅広さは、多くの秘書が仕事をつらく感じる理由になっているといいます。仕事がつらいと早期退職につながるため、企業では秘書が定着せず苦労しているケースも少なくないでしょう。そんな悩みを解決するには、弊社の「秘書代行」を活用するのがおすすめです。そこで今回は、秘書の主な業務内容をふまえながら、仕事をつらく感じる理由や「秘書代行」のおすすめポイントをご紹介します。

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1 秘書の主な業務内容
2 秘書が仕事をつらく感じる理由
3 「秘書代行」のおすすめポイント
- 3.1 ニーズをふまえ電話・メール対応
- 3.2 親切・丁寧な対応で信頼獲得
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秘書の主な業務内容

秘書の主な業務内容は、上司のスケジュールの管理・調整や電話・メール・来客への対応です。上司によっては、仕事上のアドバイスを求められる場合もあります。以下では、秘書が担当している主要業務をご紹介します。

1.スケジュールの管理・調整

上司のスケジュールの管理・調整は、多くの企業で秘書が担当している代表的な業務です。社長をはじめ重要な役職は、責任の重い仕事を大量に抱えています。仕事量が多ければ多いほど、自分の担当業務を進めながら会議や来客の予定も覚えておくことは困難になるでしょう。そのため、上司のスケジュール管理は秘書に任されます。

また、会議や来客の予定がブッキングすると、会社や担当者の信頼を損なう可能性が高くなります。仕事が多忙でも予定をキャンセルすることは望ましくないため、日程が重複した時のスケジュール調整も秘書の大切な業務の一つです。

2.電話・メール・来客への対応

上司に電話・メールや来客があった時の対応も、多くの秘書が担当している主要業務の代表例です。電話・メールを受けた際、すぐに上司が対応できるとは限りません。上司が仕事から手を離せない時や外出している場合は、代わりに用件を確認しておき、都合のよいタイミングで伝えます。

来客時には、客人を応接室へ案内することも秘書の役割です。商談や仕事上の打合せであれば必要な資料を用意し、上司と客人が貴重な面会時間を無駄にしないための準備を済ませておきます。

3.文書作成・資料整理

仕事関係の文書作成や資料整理も、秘書が上司から任されるケースの多い重要な業務です。秘書が作成する社内文書・社外文書の種類は、業務の報告書・会議用の資料・経費の精算書をはじめ多岐にわたります。取引先に書類・資料を郵送する時は、郵送物の概要を記した送付状も用意します。

保管資料の整理も、秘書の管轄です。会議や商談で使用した資料は、案件ごとに分類してファイリングします。さらに、ファイル済みの資料は、必要があれば簡単に取り出せる状態で整理しておきます。

4.出張時の予約・手配

上司が出張する場合、交通機関の予約や移動先での宿泊場所の手配も秘書の主要業務です。出張の際、スムーズに目的地まで移動するには交通機関の予約が欠かせません。ただし、電車の乗換時間や飛行機の搭乗時刻の確認には手間がかかるため、予約手続きは多忙な上司の代わりに秘書が済ませます。

出張が日帰りでなく目的地で数日を過ごす場合、宿泊場所の確保も必要です。宿泊場所も簡単に確保できるとは限らず、上司の負担を増やさないため秘書が手配しておきます。

5.環境整備・仕事上のアドバイス

秘書によっては、就業環境の整備や仕事上のアドバイスも主要業務に含まれることがあります。就業環境の整備は、上司が効率よく仕事を進めるうえで重要です。執務室の整理整頓から備品の調達や郵便物の管理まで、通常は総務・庶務の管轄でも必要があれば秘書が担当します。

さらに、仕事上で決断に迷った時など、上司が秘書にアドバイスを求めるケースも珍しくありません。その際、秘書は日々の業務を通じて得た知識・情報を活かし、仕事に役立つ意見を提案する必要があります。これら以外にも、秘書は必要に応じて幅広い業務を担当し、様々な形で上司の仕事を支えています。

秘書が仕事をつらく感じる理由

秘書が仕事をつらく感じる主な理由は、業務範囲が幅広いためです。また、精神的ストレスが大きいとの声も聞かれます。以下では、秘書が仕事でつらくなることの多い理由をご紹介します。

業務範囲が広い

多くの企業で秘書が仕事をつらく感じている理由は、多岐にわたる業務範囲の幅広さです。秘書の仕事は、主要業務に限ってもスケジュールの管理・調整から上司へのアドバイスまで広範囲に及びます。必要なら、本来は他部署の管轄であっても担当するケースが見られます。上司が多忙であれば必要に応じて業務が増える可能性は高く、多くの秘書は業務範囲の広さに悩まされている状況です。

精神的ストレスが大きい

日々の業務で蓄積する精神的ストレスの大きさも、秘書が仕事をつらく感じる理由の代表例です。秘書は、日頃から上司が働きやすい環境づくりに気を配っています。ただし、頭では必要性を理解していても、多方面にわたり配慮していると気疲れすることは少なくありません。何日も気疲れが続くとストレスがたまるため、仕事がつらく感じる主要原因になっています。

交流範囲が狭い

社内における交流範囲の狭さも、秘書の業務状況に由来すると考えられる仕事関係の悩みです。多くの企業で、秘書は社長をはじめ要職に就く上司をサポートしています。通常業務のなかで数々の機密情報に触れるため、他部署と親睦を深めることは難しく交流範囲は狭くなりがちです。

秘書は守秘義務を厳守する立場にあり、周りと交流しにくい業務状況から仕事をつらく感じる傾向が見られます。また秘書は、上司のスケジュールに合わせて動くことが必要です。そのため、気分転換の難しさやプライベートを充実しにくいところも、つらいと感じる大きな要因に挙げられています。

「秘書代行」のおすすめポイント

社内で秘書の定着率が上がらず悩まされている場合、解決策としては電話代行サービス株式会社で提供している「秘書代行」の活用がおすすめです。以下では、「秘書代行」の主なおすすめポイントをご紹介します。

ニーズをふまえ電話・メール対応

弊社の「秘書代行」は、利用者様のニーズをふまえ電話・メール対応できる柔軟性が大きな特長です。弊社が提供するサービスは、いずれも利用者様の意向に沿った電話・メール対応の実現を心がけています。「秘書代行」も同様であり、利用時間や応対方法に関する要望を確認したうえで、臨機応変に電話・メールを受け付けます。

「秘書代行」の利用曜日・時間帯は、利用者様の都合に合わせオーダーメイドで設定可能です。必要があれば、電話を受けた時の名乗り方や不在時の回答方法もカスタマイズできます。利用者様のニーズを電話・メールの応対方法に反映しやすい点は、「秘書代行」を活用する大きなメリットです。

親切・丁寧な対応で信頼獲得

「秘書代行」は、親切・丁寧な対応により利用者様の信頼獲得にも貢献できるサービスです。弊社は、業務経験の浅い新人教育に力を入れており、入社時の研修では、ビジネスの基本マナーや正しい言葉遣いを指導します。現場業務でも通話内容のチェックを怠らず、サービスのレベル向上につなげています。

また、「秘書代行」は、チーム制で業務に臨むスタイルです。通常、6～10人で1チームを構成しているため、何かトラブルが生じてもチーム内でフォローし合い、問題を拡大せず速やかに解決へ導きます。コールが殺到しても言葉が粗くなる心配はなく、いつでも迅速かつ的確な対応により利用者様の信頼獲得に貢献します。

さらに弊社の「秘書代行」は、利用者様の都合に応じて24時間365日の電話・メール対応も選択可能です。平日の夜遅くや週末に緊急連絡が多い場合も、24時間365日対応を選ぶと着信の取りこぼし防ぎやすくなります。仕事が多忙でも丁寧に電話・メール対応する体制を整えたいとお考えであれば、ぜひ弊社の「秘書代行」をご活用ください。