転職活動中の電話の受け答えを例文つきで解説！

Q: シチュエーション別に見る電話の受け答え方

１. 面接日時のスケジュール調整 ２. 折り返し電話をかける場合 ３. 応募先から内定通知を受けた時

更新日：2023.10.23秘書代行

転職活動中は、応募先の企業と電話で連絡を取ることがあります。無事に転職を果たすには、基本マナーに則った適切な電話対応が必要といえでしょう。どんな具合に受け答えるとよいかは、シチュエーションに応じて変わります。そこで今回は、電話対応の基本的なビジネスマナーを解説したあとで、さまざまなシチュエーション別に望まれる電話の受け答え方などを例文とともにご紹介します。

1 電話対応の基本マナー
2 シチュエーション別に見る電話の受け答え方
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電話対応の基本マナー

転職活動で応募先からの電話に対応する際、常に心がけたい基本マナーは、静かな場所で受け答えをすることです。音声が聞こえにくい場合は早めに聞き直し、誤解トラブルを避けるためメモの準備も欠かせません。

静かな場所で受け答え

転職活動時の電話は、できるだけ周りの騒音に悩まされない静かな場所で対応するのが基本的なビジネスマナーです。通話中、電話口からは話し手の言葉だけでなく、周囲の音も一緒に伝わります。多くの人々で混雑する駅のホームや大通り沿いなどで電話を受けると、さまざまな騒音が会話の妨げになります。

転職を希望した企業から電話をもらった場合、お互いの声が聞こえやすい環境で電話を受けるのは最低限のマナーといえます。無事に転職できるかどうかを左右する可能性もあるため、落ち着いて会話を進められる場所で受け答えるのがよいでしょう。また電話越しの声は普段より低くなりやすいため、こちらの言葉を明確に伝えるには、明るめのトーンで話す意識も大切です。

聞こえにくい時は早めに聞き直し

電話口の声が聞こえにくい時は、そのまま放置せず失礼になる恐れがあっても早めに聞き直すことが求められます。応募先からの電話は、必ずしも聞き取りやすいとは限りません。採用担当者が多くの業務を抱えながら応募者に連絡している場合は話し方まで気が回らず、会話は聞こえにくくなるケースがあります。

採用担当者の話を正しく聞き取れたか不安に感じた時は、早めに確認するのがマナーです。こちらから聞き直すと失礼に思われる恐れはありますが、そのまま聞き流すとトラブルにつながるため望ましくありません。とくに採用担当者の氏名や面接日時は重要項目であり、一度で聞き取れなければ改めて聞き直す必要があります。

メモの準備も忘れずに

転職活動時の電話対応で誤解によるトラブルを避けるには、事前にメモを準備してから着信を受ける配慮も不可欠です。電話越しの声は話し方に注意しても、対面で話すより聞き取りにくくなる傾向が見られます。こちらが静かな環境のなかで採用担当者の言葉に耳を傾けても、聞き間違える可能性はゼロとはいえません。

話の内容を誤解したまま電話対応を続けると、情報の食い違いからトラブルに発展することがあります。どんな事情であれ応募先とのトラブルは、転職活動でマイナスに作用すると考えられます。通話中にメモを残しておくと、重要項目をはじめ話の内容について誤解がないか再確認できるため、トラブルの回避に効果的です。

シチュエーション別に見る電話の受け答え方

以下には、転職時の電話対応で望ましいとされる受け答え方をシチュエーション別にご紹介します。

面接日時のスケジュール調整

応募先から面接日時の連絡が入った際、こちらの都合が合わなければスケジュール調整が必要です。

自分「はい、〇〇です」
担当「お世話になっております。◇◇会社の採用担当△△です。面接日時について確認させていただきたいと思い、ご連絡しました。いまのところ〇月〇日の15時を検討しておりますが、いかがでしょうか？」
自分「申し訳ありません。あいにく〇月〇日は朝から別件が入っており、面接に伺うのは難しい状況です。その週は、△日と▽日であれば何時でも大丈夫です。」
担当「では△日の15時なら、よろしいでしょうか？」
自分「はい、大丈夫です。△日の15時であれば、面接に伺えます。」
担当「それでは、△日の15時に事務所でお待ちしております。当日は、証明写真を添付した履歴書と職務経歴書を忘れずにご持参ください。当日までに都合が悪くなった場合は、改めてご連絡ください。」
自分「承知しました。お忙しいところご面倒をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

最初に提案された日時で問題なければ、日程調整は必要ありません。先約が入っているのに伝えず、当日にキャンセルするのはマナー違反です。面接日時が決まると、採用担当者は面接場所を確保するとともに必要な資料などを準備します。わざわざ連絡してくれたからといって日程調整を遠慮すれば、かえって迷惑をかけます。また直前に都合が悪くなった時は、早急の連絡が不可欠です。体裁が悪くても、事前連絡を怠るのは迷惑をかけるうえ失礼になるので気をつけましょう。

折り返し電話をかける場合

こちらから折り返し電話をかける場合、早めに連絡を入れるのが基本です。採用担当者に電話がつながった時は、お詫びの言葉を必ず最初に添えます。

自分「先程、面接の件でお電話を頂戴した〇〇です。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当「はい、採用担当の△△です。」
自分「先程はお電話に出られず、申し訳ありませんでした。急ぎご連絡した次第ですが、いま、お時間はよろしいでしょうか？」
担当「はい、大丈夫です。」
自分「では改めまして、面接日時についてご相談させてください。よろしくお願いいたします。」

電話がつながっても、採用担当者の都合がよいとは限りません。本題に入る前に、通話を続けても問題ないか確認は必須です。また採用担当者が不在、あるいは業務から手を離せない場合、再度こちらから電話をかけ直す必要があります。その際、何時に連絡すればよいか聞いておくと何度も電話する手間が省けます。

受け答えの一例を示すと、以下の通りです。

自分「先程、お電話を頂戴した〇〇と申しますが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
受付「あいにく、△△は席を外しております。」
自分「何時頃にお戻りになるご予定でしょうか？」
受付「〇時頃には戻ると聞いております。」
自分「承知しました。では改めて、〇時にお電話させていただきます。」

もともと電話を折り返している要因は自分にあるため、できるだけ採用担当者から連絡してもらうのは遠慮するのが適切といえます。

応募先から内定通知を受けた時

応募先から内定通知を受けた時は、よく条件面を調べたうえで最終的に返答するのが得策です。

担当「◇◇会社の採用担当△△と申します。〇〇様のお電話で、お間違いないでしょうか？」
自分「はい、〇〇です。」
担当「先日は当社の面接に足をお運びくださり、ありがとうございました。いろいろ選考を重ねた結果、〇〇様に入社していただきたく内定のご連絡を差し上げました。」
自分「ありがとうございます。とても嬉しく思います。」
担当「つきましては、雇用条件などの詳細をメールで送信いたします。ぜひ確認のうえ、ご検討のほどお願いいたします。」
自分「承知しました。いつまでにお返事すればよろしいでしょうか？」
担当「〇日までにお知らせいただけると、大変に助かります。」
自分「承知しました。この度はお忙しいところご連絡くださり、本当にありがとうございました。今後とも、よろしくお願いいたします。」
担当「こちらこそ、よろしくお願いいたします。」
自分「では、失礼いたします。」