秘書代行。“品質が良い”の意味するものとは？

「高品質」という枕詞が添えられる秘書代行とは、どの様なサービスでしょうか？その意味するところは、具体的に何を指しているのでしょうか？今回は、実際の業務状況などを例に挙げながら、私たちの考える、高品質な秘書代行サービスについてご説明します。

応答率が高くニーズに応えれる秘書代行

教育がしっかりしている

高品質な業務を行えるオペレーターは、しっかりした教育を受けています。まず、業務に対する意識や心構えを日頃から指導されています。たとえば、ご利用者様の会社の一員として業務に臨む、この基本的な姿勢が身についています。社員としての責任感をもって電話に対応するので、機械的な受け答えに陥る恐れはありません。

また、電話をして下さった方を思いやる意識も定着しています。相手の方の気持ちを理解するために、研修を通じてコミュニケーション能力を高めています。この能力が業務にも生かされ、電話の用件だけでなく相手の方の心情も推し量りながら対応するように心がけています。たとえば、直接、電話をつないだ方が良いのではないか、など適切に判断できる柔軟性が育まれているのです。

顧客目線のサービス（24時間365日対応など）

高品質な秘書代行サービスは、顧客目線を忘れません。常に忙しく動き回られているご利用者様であれば、業務時間中も電話を受けられません。また、業種によっては営業時間外も電話対応が必要となります。その場合でも、24時間365日対応可能なサービスをご用意しています。

なお、ご利用者様への連絡方法なども、事前にしっかりと打ち合わせを行います。たとえば、業務時間中の電話対応を避けたい方や、外回りが多く電話に出られない方などはご相談下さい。携帯にメール送信する、定時にまとめて報告するなど、ご利用者様のニーズに合わせて選択できる体制が整っています。

応答率を高める取り組み

サービスの品質を向上させるために、応答率を高める取り組みも怠りません。電話が着信しても、相手の方を長々とお待たせすれば切られてしまいます。それを避けるため、適切な人員配置や業務分配を行っています。より多くの電話に応答し適切に対応する取り組みが実践されているのです。

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