事務員の採用に悩んだら秘書代行サービスを

「長年勤めてくれていた事務員が退職してしまった」「産休・育休で休職中の事務員が、そのまま退職する意向」……このような事情でお悩みではありませんか？そこで今回は、事務員の不足や採用難航でお悩みの方に、秘書代行・電話代行を活用するアイデアについてご紹介します。事務作業や電話受付を依頼したいが、人を採用することが難しい」とお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

秘書代行・電話代行とは

「秘書代行」「電話代行」とは、社内スタッフが会社宛ての電話に出られないタイミングに、電話に出て要件を代わりに伺って応対や伝言などをしてくれるサービスを指します。
秘書代行・電話代行を利用して外部スタッフに電話応対を一任することで、これまで社内で事務員がおもに行っていた作業を、外部に委託できるメリットがあります。社内スタッフは電話に出る必要がなくなるため各自の作業に集中できますから、仕事自体もはかどりますし時間のロスも低減できます。

秘書代行・電話代行には、まず事業所に直接かかってくる電話に出て応対する既存の一般事務のようなタイプがあります。そして、商品に関する問い合わせやサポートデスクのような専用番号宛ての電話に対応するコールセンターのようなタイプの、おもに2種類に分けられています。

必要なときに必要な分の作業を依頼できる

秘書代行・電話代行は、事務員をわざわざ雇わなくても一般事務作業の大部分である「電話応対」をお任せできるため、時間やコストを節約できるというメリットがあります。また、電話応対が必要なタイミングに合わせて、そのときだけスタッフを雇用することは意外に大変です。秘書代行・電話代行を利用すれば、必要になったタイミングで必要な分だけ作業を依頼できるという大きなメリットも。

「事務作業や電話対応を社内ではまかないきれなくなったが、新規スタッフを雇うコストは足りない」という場合や、「電話応対などを代行してほしいタイミングが限定できて、そのときだけのためにスタッフを雇用することは非効率」という場合には、秘書代行・電話代行の利用がおすすめです。

また、社内の電話が話し中でなかなかつながらないというイライラを、無用に先方に与える心配もなくなります。それに、電話対応のノウハウや話し方をきちんと学んでいるプロのオペレーターが対応しますので、応対に不慣れな社内スタッフが先方を煩わせてしまうこともありません。参考までに、スタッフを1人雇った場合と、秘書代行・電話代行を利用した場合のコストの差を概算でご紹介します。

【新規スタッフを雇用する場合】

パート従業員でもフルタイム雇用だと給与の支払いで月15万円～、社会保険料などとしてさらに月額5万円程度の費用が必要になります。

【秘書代行・電話代行を利用する場合】

利用料だけで済むため、月額7,000～34,000円ほどのコストで済みます。

コストだけ見ても、かなりの違いがあることが分かるでしょう。人材コストにシビアにならざるを得ない、中小企業や個人事業主の方が事務作業の手間を低減したいとお考えなら、断然秘書代行・電話代行の利用をおすすめします。

秘書代行を選ぶポイント

秘書代行・電話代行の利用をご検討であれば、どのようなを選定するかが悩みどころだと思います。ここでは、秘書代行・電話代行を利用する場合の選び方についてご紹介します。

【1.さまざまなプランを用途に応じて選択できるサービスを】

秘書代行・電話代行の利用パターンにもさまざまなご希望・ご要望があるでしょう。それらのニーズに合わせ、詳細なプランが数多く用意されている秘書代行・電話代行の利用がおすすめです。「平日の午後だけ代行を依頼したい」「土日祝日など、休日の電話対応のみ依頼したい」など、さまざまなご要望に柔軟に対応できる会社を選びましょう。

【2.変則的な内容にも対応できる会社を】

最近では、外国語での電話応対を承る「バイリンガル電話代行」や、電話よりもメールでの連絡を受け付ける機会が多い会社向けの「メール返信代行」など、秘書代行・電話代行にも変則的なプランを用意している会社が増えつつあります。一般的な秘書代行・電話代行のほか、このようにさまざまな内容を用意している会社に依頼する選択肢もあるでしょう。

おわりに

今回は、社内の事務員不足のお悩みに柔軟に対応できる秘書代行・電話代行の利用についてご紹介しました。
慢性的な人手不足が続く昨今だけに、求人してもなかなか思ったとおりに事務員が集まらない……　とお悩みの方は少なくないでしょう。少し考え方を切り替えて、事務作業の一部を外注するという選択肢も検討してみてはいかがでしょうか。秘書代行・電話代行を賢く利用すれば、人手不足対策とコスト対策の両方が1度に解決できるかもしれません。

※弊社の『バイリンガル電話代行』『メール返信代行サービス』は終了いたしました。ご了承くださいませ。

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