病院・クリニックの電話負担を解消！24時間対応の電話代行サービスとは

病院やクリニックでは、診療中にかかってくる電話対応が業務負担になりがちです。とくに予約や問い合わせが集中する時間帯や夜間対応など、スタッフだけでは限界を感じる場面も多いでしょう。そんな時に頼れるのが「医療対応＋セキュリティ＋24時間体制」を備えた電話代行サービスです。本記事では、病院・クリニックが抱える電話対応の課題と、その解決策としての『電話代行サービス株式会社』の特徴・導入メリットをわかりやすく解説します。

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病院・クリニックに最適「電話代行サービス株式会社」

電話代行サービス株式会社は、創業以来30年以上、コールセンター・電話代行業務に注力してきた会社です。業界トップレベルの契約実績と高応答率、24時間365日体制での対応実績があり、低価格で幅広い業種を支援しています。医療機関からも「平日夜間・休日の問い合わせを安心して任せられる」と評価されています。

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なぜ病院・クリニックに電話代行が必要か？

診療や事務作業に追われる中、病院やクリニックでは日々膨大な電話対応が発生します。予約や問い合わせ、キャンセル連絡、緊急対応など、1本の電話に時間を取られることで現場の業務が滞ることも少なくありません。ここでは、医療現場が抱える電話対応の課題と、電話代行サービス導入によって得られる解決策を見ていきましょう。

病院・クリニックが抱える電話対応の課題

医療機関では、電話の内容が多岐にわたることが大きな負担となっています。診療予約や変更、検査結果の確認、医師への取り次ぎなど、対応には正確さとスピードが求められます。また、診療中に電話が鳴ると受付スタッフの手が止まり、患者対応との両立が難しくなることもしばしばです。

さらに問題なのが、診療時間外や夜間の対応です。小規模クリニックでは夜間に常駐スタッフを置くことが難しく、緊急連絡や往診依頼に十分に対応できないケースもあります。加えて、患者情報を扱う以上、セキュリティ面への配慮も欠かせません。結果として、「電話対応が追いつかない」「スタッフの負担が大きい」「対応品質にムラが出る」といった課題が浮き彫りになっています。

サービス導入で解決できること

電話代行サービスを導入することで、これらの課題は大きく軽減されます。まず、受付・予約・問い合わせ対応を専門のオペレーターが代行することで、医療スタッフは診療や看護など本来の業務に専念できます。24時間体制のサービスを利用すれば、夜間や休日の急患連絡にも対応でき、診療体制の信頼性向上にもつながるでしょう。

また、医療対応に特化した電話代行サービスであれば、患者名や診療内容などの個人情報を安全に取り扱う体制が整っており、セキュリティ面でも安心です。さらに、予約システムや電子カルテとの連携機能を備えたサービスを選べば、受付から記録までをスムーズに自動化することもできます。

このように、電話代行サービスは「業務の効率化」「患者満足度の向上」「医療現場の働きやすさ改善」を同時に実現できるツールといえます。

病院・クリニックが失敗しない電話代行サービスの選び方

電話代行サービスは数多くありますが、医療機関に適したサービスを選ぶには、一般企業とは異なる視点が求められます。ここでは、導入で失敗しないために確認すべき3つのポイントを紹介します。

医療対応／専門性

まず重視すべきは、医療分野への理解度と専門対応力です。病院・クリニックの電話では、診療予約や症状に関する相談、医師への取り次ぎなど、専門知識を前提とした応対が求められます。医療業界向けに特化した電話代行サービスであれば、看護師や薬剤師、医療事務経験者などが常駐しており、医療用語にも的確に対応できます。

また、往診や在宅医療の現場では、電話内容から緊急度を判断するスキルが重要です。そのため、「医療機関向け実績があるか」「対応スタッフが専門研修を受けているか」を事前に確認しておくと安心です。

体制／汎用性

次に確認したいのが、対応体制の柔軟さです。診療時間内だけでなく、夜間・休日の対応や、部分代行など、自院の運営スタイルに合わせてプランを調整できるサービスが理想的です。

また、予約管理システムや電子カルテとの連携が可能なサービスであれば、業務効率が格段に上がります。複数のクリニックを運営している医療法人などでは、複数拠点の電話対応を一括管理できる仕組みを持つサービスを選ぶと、統一的で安定した対応が実現できます。

セキュリティ

最後に見逃せないのが、情報セキュリティの水準です。医療機関では個人情報保護法に加え、診療情報の取り扱いに関するガイドライン遵守が求められます。電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターが守秘義務契約を結んでいるかが重要なポイントになります。また、通話記録の管理・保存体制が整っているか、個人情報の送受信方法が安全かどうかも確認しましょう。

病院・クリニック向け電話代行サービスに関するQ&A

病院やクリニックで電話代行サービスを検討する際、費用や導入手続き、対応レベルなど、さまざまな疑問を持つ方も多いでしょう。ここでは、医療機関が電話代行を導入する際によく寄せられる質問をまとめ、安心して活用するためのポイントを解説します。

Q. 小規模クリニックでも導入できますか？

A. 弊社は月額7,000円〜と、導入しやすい明瞭な料金体系です。「電話の件数は少ないが、夜間や休診日だけ任せたい」「まずは最低限の受付業務から外部委託したい」という小規模クリニックでも無理なくスタートできます。「料金がどれくらいになるのか知りたい」という場合は、クリニックの状況に合わせたお見積りを無料でご案内しております。

>>お見積りはこちら

Q. 電話代行サービスを使っていることは患者にわかりますか？

A. 基本的にはクリニック名で応対するため、患者側からは通常の受付スタッフと区別がつきません。ただし、希望すれば「電話代行センターです」と名乗ることも可能です。

Q. 既存の予約システムと連携できますか？

A. サービスによって対応が異なります。API連携が可能なサービスもあれば、電話やメールでの報告のみの場合もあります。導入前に現在使用しているシステムとの連携可否を確認することが重要です。

病院やクリニックにおける電話対応は、患者対応や診療業務に直結する重要な役割を担っています。だからこそ、医療の専門性を理解し、セキュリティや24時間体制にも対応できる電話代行サービスの導入が、現場の負担軽減とサービス品質の向上につながります。自院の規模や目的に合った代行会社を選ぶことで、安心して患者対応を任せることができ、医療業務により集中できる環境を整えられるでしょう。

弊社・電話代行サービス株式会社は、業界トップクラスの実績と高い応答品質を誇り、24時間365日体制で対応可能です。医療機関にも柔軟に対応できる体制が整っており、コストを抑えながら信頼できる電話サポートを求める病院・クリニックに最適です。急なスタッフ離職などで電話対応にお困りの際にも、まずはお気軽にご相談ください。

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電話代行サービス株式会社広報部

電話代行サービス株式会社は、東京・大阪に拠点を置く電話代行・コールセンター代行等の電話関連のBPOサービスを提供する会社。導入実績は全国で9,500社以上（2025年10月現在）。24時間365日対応可能で電話番号の貸出やチャット・SMSによる受電報告など、現代の業務スタイルに即した機能も充実。全国対応可能で、多様な業種への実績を持ち、企業の規模や課題に応じて最適な電話応対を設計・運用。人手不足や業務効率化にお悩みの企業様に、パートナーとしてご活用いただいています。 電話代行ビジネスインフォメーションでは、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行や関連するビジネス情報を発信していきます。 電話代行について相談する

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