格安電話代行に乗り換えたい方へ！電話代行サービスがおススメな理由

Q: 電話代行サービスの強み

１. 受電応答率98%以上 ２. カスタマイズ ３. 24時間365日対応

更新日：2024.11.15電話代行

現在、「自社で使っている電話代行の料金が高い」とお悩みではありませんか？費用対効果を考慮するなら、より毎月の料金が安いサービスを求めるのは、自然な心理です。ただし、別の電話代行を探す時、料金面だけに目を奪われる状況は望ましくないでしょう。代行会社にもよりますが、格安の電話代行は着信対応の融通がききにくい・緊急時の即時対応が難しいといったデメリットを伴いやすいためです。一方、弊社の秘書代行・電話秘書などは、料金がリーズナブルでありながら利用者様のニーズをふまえたオーダーメイド型のサービスをご提供します。「出費は抑えたいが電話対応の品質は落とせない」とお考えの場合、ぜひ一度、電話代行サービス株式会社にご相談ください。今回は、電話代行の乗り換えを検討する際のポイントや、乗り換えのタイミング、弊社の魅力などをご紹介します。

>>「電話代行サービス」15社をレーダーチャートで徹底比較した記事はこちら

1 電話代行の乗り換えを検討するポイント
2 乗り換えのタイミングは？
3 電話代行サービスの強み
4 電話代行の選び方
5 この記事を読まれている方へのオススメ

電話代行の乗り換えを検討するポイント

企業で電話代行を活用中の場合、代行会社の乗り換えを検討するポイントは、受電応答率の良し悪しやミス・クレームなどの発生状況です。

受電応答率が低い

受電応答率の良し悪しは、電話対応の印象や企業イメージを左右する重要なポイントです。企業が電話代行を導入した際、受電応答率が改善された場合は、以前より電話がつながりやすくなったと判断できます。それに対し、着信時の応答率が変わらないか低くなった時は、電話がつながりにくい状況といえるでしょう。電話代行の受電応答率が低く、着信を取りこぼしやすくなっている場合、電話対応の印象と企業イメージのいずれも低下する可能性があります。そのため、受電応答率の低さは、代行会社を乗り換えるポイントの代表例に挙げられます。

ミスや顧客からのクレームが増加している

電話対応のミスやクレームの発生状況は、仕事や企業の信頼性に影響してくるチェックポイントです。通常、電話代行のオペレーターは、着信対応で通話内容を聞き間違えないように心がけています。それでも、業務に不慣れで応対スキルが十分でない場合、正確にヒアリングできずミスを招くケースが見られます。人材育成を通して業務レベルが上がれば問題ありませんが、ミスが続いてクレームに発展する事態は見過ごせないでしょう。顧客からクレームが増えれば、仕事・企業の信頼が損なわれるリスクは高く、乗り換えを検討する必要が生じると考えられます。

カスタマイズできない

電話代行の利用プランをカスタマイズできるか否かは、サービスの使い勝手に関わってくる問題です。近年、多くの電話代行はサービスの利便性を考慮し、さまざまなタイプの利用プランを用意しています。ただし、各プランの柔軟性は一様ではなく、企業の要望に合わせカスタマイズできるとは限りません。利用プランの柔軟性が乏しく融通しにくい場合、サービスの使い勝手がよくないと感じるでしょう。その結果、継続利用が望ましく思われない時は、代行会社の乗り換えを検討するポイントになってきます。

電話対応の量が急増し、対応しきれない

電話対応の量の変化も、このまま現在の代行会社を利用し続けるか見直すポイントのひとつです。企業が新商品を発表したり、イベントを開催したりする時は、顧客や取引先から問い合わせが急増する傾向にあります。その際、電話代行のオペレーターを増員しないと、着信対応は間に合わなくなるかもしれません。とはいえ、資金面の都合もあり、すぐに新しい人手を補充できないケースは多く見られます。

このような状況に見舞われた場合、予算内で人員補充できる代行会社を探す必要が出てくるでしょう。いずれにしても、利用中の電話代行に不満がある場合、継続利用するより乗り換えを検討したほうが得策と考えられます。

乗り換えのタイミングは？

現在の電話代行を乗り換えるのに適したタイミングは、各会社によって様々ですが、一般的に契約終了したい月の月初めです。電話代行の運営方法を見ると、契約終了の連絡を受けた時は、多くの場合に当月か翌月の締め日まで契約が継続される仕組みになっています。企業が月の途中から月末に通知すると、解約は翌月に持ち越されるケースが主流です。たいてい、企業が急いで代行会社を乗り換えようと考えて早めに連絡しても、すぐには契約を解除できません。月半ばになってから解約を告げた場合、当月分と翌月分の利用料金が発生し、出費はかさむ可能性があります。

一方、月初めに契約終了の旨を知らせると、当月一杯で解約になるケースが多く見られます。この場合、当月分の利用料金だけ支払えば済み、翌月分の出費を抑えることが可能です。そのため、電話代行を乗り換える時に余計な出費を避けるなら、月の途中より月初めに契約終了を知らせたほうがよいと考えられます。

なお、現在の電話代行を解約してから次の契約先を探し始めると、一時的に電話代行を利用できなくなるでしょう。そんな不便な状態を避けるには、新しい契約先を早めに見つけておくことが賢明といえます。

乗り換えの流れについてはこちら

電話代行サービスの強み

新たな契約先として、さまざまな強みのある弊社は、おすすめの選択肢です。具体的には、受電応答率の高さなどが大きな強みとなっています。

受電応答率98%以上

弊社の受電応答率は、98％以上に達する高さです。この数字は、実績データの綿密な分析と過不足のない人員配置にもとづき実現しています。過去に積み上げたデータを詳しく調査し、その結果と見込みのコール数をふまえ適度な人数のオペレーターを配置することが、高い応答率に結びついています。過不足のないオペレーター数で電話対応する体制は、着信の取りこぼしを防ぐのに効果的です。また、必要最低限の人員で業務に臨むため、リーズナブルな価格設定の実現にもつながっています。

カスタマイズ

弊社の各プランは、カスタマイズしやすい点が特長的です。弊社は、さまざまな企業の幅広いニーズを視野に入れ、多くのプランを用意しています。いずれのプランも柔軟性があり、それぞれのニーズに沿って臨機応変にカスタマイズすることが可能です。事前の打合せでは、現在の電話対応が抱える課題や悩みを丁寧に伺い、細かい要望にも柔軟に応対します。他社様で対応不可と断られた内容も、弊社なら善処できる可能性があるため、まずはお気軽にお問い合わせください。

24時間365日対応

弊社を利用した場合、24時間365日対応も実現可能です。昨今は、平日の夜間帯や土日祝に着信対応するプランが、多くの電話代行で提供されています。ただし、プランによっては、お正月休みやお盆の時期が対象外になるケースも見られます。弊社が提供する24時間365日対応のプランは、通年にわたり24時間体制で電話を受け付けるスタイルです。年末年始や長期休暇中も着信対応するため、いつでも顧客や取引先からの電話はつながりやすくなると期待できます。

ご利用契約継続率98.5％

ご利用契約継続率の高さも、電話代行サービスが有する強みのひとつです。現在、弊社の契約継続率は98.5％に及んでいます。この数字を見る限り、弊社提供の各プランは、ご利用者様の多くに満足いただけていると考えられます。実際、いろいろなメリットを得られたと喜びの声を頂戴する機会は少なくありません。ご利用契約継続率98.5％の理由としては、心情理解に努める弊社の姿勢が挙げられるでしょう。

オペレーターは常に通話相手の気持ちに寄り添い、親身な受答えを心がけているため、高い契約継続率が実現したと考えられます。弊社には多くの強みがあり、貴社に貢献できる可能性は大きいので、電話代行の新しい契約先としておすすめできます。

電話代行の選び方

電話代行の乗り換えで別の代行会社を選ぶ時は、料金だけで判断するのではなく、サービスの品質レベルなどにも目を向けることが大切です。昨今は、利用契約の成立件数を伸ばすため、格安料金をアピールする代行会社が少なからず見られます。電話代行を利用する企業にとって、格安の料金設定は、毎月のコスト負担を軽減するのに便利です。

ただし、電話代行を乗り換える場合、会社選びで料金にだけ着目するのは危険といわれています。主な理由は、適正価格のサービスに比べると、電話対応の品質に問題のあるケースが目立つためです。利用料金が安いからと契約しても、電話の応対方法が機械的で柔軟性がなく、企業のニーズに応えられないレベルでは満足できないでしょう。再度、電話代行を変更するとなれば、予算の無駄遣いにつながるうえ余計な手間もかかります。

このような問題を回避するなら、受電応答率・サービスの柔軟性やオペレーターの応対品質を幅広くチェックすることが重要です。現在の電話代行に不満があり乗り換える時は、自社の課題を解決できるかどうか総合的に確認し、利用目的やニーズに合った代行会社を選びましょう。