コワーキングスペース利用者必見！電話対応のサブスク

更新日：2024.11.21電話代行

コワーキングスペースは、あまり多くの費用をかけず手軽に作業できる場所です。ただし、施設によっては、仕事関係の電話に対応しにくいとの声も聞かれます。コワーキングスペースで着信対応する時、周りの目が気になる場合、問題解決に電話代行を用いる方法はおすすめです。また、個人事業主が起業する際は、バーチャルオフィスや電話番号の貸出サービスも、予算の節約やプライバシー保護に役立つでしょう。そこで今回は、コワーキングスペースの特徴や電話対応に伴う問題点を解説し、電話代行を活用するメリットやバーチャルオフィス・電話番号の貸出サービスがおすすめされる理由をご紹介します。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースは、ひとつの空間を複数の利用者が共有しながら、それぞれ自分の作業を進められるスペースです。

基本的な特徴・機能

コワーキングスペースは、基本的にワークスペースや無料Wi-Fiの機能を備えているところが特徴的です。ワークスペースは、名前の通り、この施設を利用する人々が各々の作業に従事する場所を指します。多くの場合、利用席の種類は、特定の個人が専有できる場合とフリーアドレスで自由に選べるタイプの2つです。席の利用方法は、どちらか一方に限られる施設のほか、両方のタイプを提供しているケースが見られます。

また、利用料金は、個人専用の固定席より任意で選べる自由席のほうが安い傾向にあります。Wi-Fiの設定は一律でないため、利用する施設によって、スマホやパソコンの通信環境は変わる可能性があります。

オプション的なサービス

オプション的なサービスの代表例としては、電話の転送サービスや郵便物の受取りサービスが挙げられます。電話の転送サービスは、個人事業主や企業の従業員をはじめ、多くの利用者からニーズのあるオプションです。利用者が施設の運営者に仕事用の連絡先を用意してもらうと、このサービスが提供されます。

一方、郵便物の受取りサービスを利用するには、施設の運営者から住所利用の認可を得ることが必要です。この認可が運営者から出されている場合、利用者に配送された郵便物は、施設側で受け取ってもらえるようになる可能性があります。また、多くのコワーキングスペースはフリードリンクを提供しており、同サービスも基本的な機能やオプションの一つとして認識されています。

利用時の主なメリット

仕事関係でコワーキングスペースを利用する主なメリットは、費用面の負担を抑えやすいところです。個人事業主の場合、起業時に新しい事務所を開くとなれば、多くの費用がかかるといわれています。具体的な金額は、事務所を開設する時の保証金だけでも、100万円前後は必要になるでしょう。

それに対し、コワーキングスペースを利用した場合、入会金と保証金を合わせて数十万円程度と見られています。新事務所を準備する時に比べると、数万円～数十万円は出費を減らせる計算です。このように、コワーキングスペースは経費節約に効果があり、個人事業主などの利用者は大きなメリットを得られる可能性があります。

レンタルオフィスやバーチャルオフィスとの違い

コワーキングスペースとレンタルオフィスなどとの主な違いは、利用者が作業スペースを共有するかどうかの差です。通常、コワーキングスペースはいずれの席も共有スペースに用意されますが、レンタルオフィスは契約者ごとに個室や専用スペースが提供されます。

また、シェアオフィスの場合、施設内に個別の作業スペースを用意する方式が一般的です。バーチャルオフィスは、仮想上に存在する事務所です。利用者は、電話番号や住所をレンタルすれば最小限の事務機能を入手できますが、コワーキングスペースと異なり物理的な実体は伴いません。これらの違いから、コワーキングスペースとレンタルオフィスやバーチャルオフィスは、具体的な作業スペースの設置状況に大きな差異が生じています。
なお、それぞれの特徴や違いを簡単にまとめると、下表のようになるでしょう。

※横にスクロールできます。

仕事関係などで、いずれの施設を利用すればよいか迷った時などは、上表を参考してください。

コワーキングスペースで電話対応する際の問題点

コワーキングスペースで電話対応する際、注意したい点は、周囲への配慮やセキュリティ面の問題です。

周囲への配慮

周囲への配慮が欠かせない点は、コワーキングスペースで電話する時、大きな問題となる部分です。近年、多くのコワーキングスペースは、さまざまな用途で大勢の人々に利用されています。人によっては、他の利用者と親交を深めたいと望んでいますが、静かに作業したいと思っている場合もあります。共有スペースを利用していても、すべての人々が利用者同士の交流を求めているとは限りません。普段と同じ感覚で電話していると、周りから迷惑に思われる可能性があります。コワーキングスペースでの電話対応は、周りに歓迎されない傾向が強く、多少の配慮は不可欠になると考えられます。

環境・設備の問題

共有スペースの環境や設備の問題は、電話対応の品質に影響してくる問題です。コワーキングスペースの環境は、必ずしも利用者が電話対応するのに適しているわけではありません。施設全体が静かな雰囲気に包まれている場合、丁寧に電話対応したくても、長々と通話を続けることは難しくなるでしょう。

また、施設によっては、設備の関係から落ち着いて電話対応できなくなるリスクもあります。コピー機やフリードリンクの動作音が騒がしいと、電話口の声は聞こえにくくなるかもしれません。電話の声が聞き取りやすい状況で親切に応対できる保証はなく、電話対応する時、利用環境や設備の問題に悩まされるケースも見られます。

セキュリティの問題

セキュリティの問題も、コワーキングスペースの電話対応で懸念される点です。昨今はコロナ禍の影響もあり、多くのコワーキングスペースが、不特定多数の人々に利用されています。このような状況のなか、すべての施設で、十分なセキュリティ体制が確保されているわけではありません。セキュリティ面の対策が十分でない場合、電話対応する時、プライバシーは守りにくくなると危惧されます。商談や契約関係の電話では、顧客の個人情報や社内の機密情報が周りの利用者に聞かれる恐れもあります。

また、Wi-Fi環境に不備があると、メールやSNSの安全確保も難しくなりがちです。そのため、セキュリティの問題も、コワーキングスペースが抱える懸念材料のひとつになっています。

以上のような問題から、コワーキングスペースでは電話対応しにくいと悩まされている場合、何かしら対策する必要が出てくるでしょう。

電話代行を活用するメリット

コワーキングスペースの問題を解消する対策として、電話代行を活用する方法は有効です。具体的には、丁寧に電話対応できる・セキュリティ面の安全性を確保しやすいといったメリットが挙げられます。

丁寧な電話対応が実現できる

ビジネスの場で電話代行を活用すると、丁寧な電話対応を実現することが可能です。電話代行は、職場に電話が入った時、代行会社のオペレーターが用件を確認して親切に回答します。コワーキングスペースで作業中に着信があった場合も、オペレーターは代行会社の業務スペースで受け付けるため、普段通り丁寧に応対できます。電話代行なら、長く通話を続けても周囲に迷惑をかける心配がありません。共有スペースの雰囲気を気にする必要はないため、十分に時間をかけて親身に電話対応しやすくなると期待できます。

セキュリティ面の安全確保につながる

電話代行の活用は、セキュリティ面の安全確保につながる点も大きなメリットです。現在、多くの電話代行は、情報管理のセキュリティ体制が充実しています。近年、電話の応対業務は幅広い顧客データを取り扱うようになり、各種情報を適切に管理する必要性が高まったためです。このような現状のもと、代行会社は、高度なセキュリティ体制の構築を積極的に進めています。通話中に会話の内容が外部流出するリスクは低く、コワーキングスペースの利用者も、情報漏洩を心配せず仕事に専念できるようになると見込まれます。

着信の取りこぼし防止にも

電話対応で着信の取りこぼしを防ぐうえでも、電話代行は効果のある方法です。仕事でコワーキングスペースを利用した場合、利用者は、周りへの配慮や情報漏洩に対する懸念から電話を受けにくくなる可能性があります。何度も取りこぼすと、多くのビジネスチャンスを喪失するかもしれません。とくに、個人事業主の場合、起業時に着信を取りこぼし新規の顧客を取り逃がす状況は好ましくないでしょう。電話代行を活用すれば、仕事の問合せや業務依頼の連絡はつながりやすくなり、ビジネスチャンスは広がると期待されます。

このように、電話代行は多くのメリットがあるため、上手に活用すればコワーキングスペースが抱える電話対応の問題を解決するのにも役立つと考えられます。

小資本でビジネスを始めたい方におすすめのサービス

小資本でビジネスを始めたい方へおすすめのサービスは、初期費用の節約に効果のあるバーチャルオフィスや電話番号の貸出サービスです。いずれも、個人事業主の方が事務所の住所や連絡先を別途で所持したい時など、そのニーズに応えられます。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、仮想的な事務所を提供するサービスです。このサービスを起業時に利用した場合、オフィスを運営するうえで必要な最低限の事務機能を入手できます。レンタルオフィスやシェアオフィスと違い、物理的なスペースを確保する手間はかからず、事務所の開設に伴う出費を抑えるのに便利です。

電話代行サービス（株）提供のバーチャルオフィスは、電話番号・FAX番号の貸出しと郵便受付サービスに電話代行が組み合わされます。弊社のオペレーターが着信対応する方式であり、コワーキングスペースでも周りに配慮する必要はなく安心です。弊社提供のサービスを利用すれば、初期費用を抑えつつ丁寧な電話応対を実現できるため、新規顧客やビジネスチャンスの獲得に役立つと考えられます。

電話番号の貸出サービスについて

電話番号の貸出サービスは、仕事用の連絡先をレンタルするサービスです。小資本で事業を開始する場合、初期費用を抑えるため、自宅やコワーキングスペースを仕事場として用いるケースが多く見られます。その際、私用の電話番号を業務でも兼用すると、個人情報は守りにくくなるでしょう。

一方、業務用の連絡先をレンタルした場合、仕事の関係者に自宅や個人の電話番号を伝える必要はありません。ネット上にもレンタルした番号を掲載すれば、個人情報の流出を防ぐのに効果的です。弊社提供の「全国電話番号 貸出サービス」は、大阪06・東京03をはじめ主要地域の市外局番から0120や050まで幅広く用意しております。これから事業展開する地域の番号をレンタルすれば、現地に拠点のある事業者として活動を開始できるでしょう。そのため、小資本で新規ビジネスを始めるなら、経費の節減や個人情報の保護につながるバーチャルオフィスや電話番号の貸出サービスはおすすめと考えられます。

弊社提供の各サービスについて詳細を知りたい時などは、上記のサイトをご参照ください。

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