コワーキングスペースでの業務に役立つ電話代行

更新日：2023.02.20電話代行

従業員が特定のオフィスではなくコワーキングスペースやシェアオフィスなどで働くようになると、電話対応の問題が浮上します。とくに、セキュリティの観点から不特定多数の利用者がいる場所で受けられない電話の用件もあると考えられます。そんな悩みがある場合には、電話代行を利用すると問題の解決につながるでしょう。そこで今回はコワーキングスペースの概要を解説した後、電話代行サービスを活用するメリットなどをご紹介します。

1 コワーキングスペースとは
2 電話対応する際の問題点
3 電話代行を活用するメリット
4 コワーキングスペースでも電話代行を提供
- 4.1 コワーキングスペースで電話代行を提供する背景
- 4.2 電話代行を提供するコワーキングスペースのメリット

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースとは、さまざまな立場の方がひとつの作業スペースを共有しながら各々の仕事を進める共働空間です。

基本機能

多くのコワーキングスペースでは、基本機能としてワークスペース、無料Wi-Fi、フリードリンクなどを提供しています。ワークスペースは、その名の通り利用者が仕事する場所です。おおまかには、誰でも自由に使えるフリーアドレスと個人専用の固定席に分けられます。

いずれか一方だけ提供されるか両方とも用意されるかは、施設によって異なります。利用料金は、特定の個人のみ利用が認められる固定席より自由に選べるフリーアドレスのほうが低価格の設定です。Wi-Fiは、施設で使っている回線に応じて通信環境が変わります。

オプション的な機能

コワーキングスペースによって選べるかどうか違いの見られるオプション的な機能としては、電話や郵便物の転送サービスが挙げられます。電話転送サービスは、施設の利用者が法人や個人事業主の場合にニーズの多い機能です。利用者が事業用の電話番号を準備してほしいと求めた時に、このサービスが提供されます。

郵便物の転送サービスを受けるには、コワーキングスペースによる住所利用の許可が必須です。住所利用が認められている施設なら、配達された郵便物の受け取りや転送を引き受けてくれる場合があります。

利用のメリット

コワーキングスペースを利用する主なメリットは、初期費用をはじめ経費を抑えられる点です。起業時に施設を事務所に用いた場合、入会金と保証金で数十万円ほど準備すればよいといわれています。新しいオフィスの開設には保証金だけで100万円以上かかる場合が多く、コワーキングスペースの活用は経費節減に効果的です。

電話対応する際の問題点

コワーキングスペースでの電話対応は、周りから歓迎されない可能性があります。セキュリティ面が甘くなる点も問題視されています。

周りからは歓迎されない

コワーキングスペースで電話対応していると、施設によっては周りから歓迎されないことがあります。コワーキングスペースは、大勢による共同利用が前提です。利用者のなかには、静かな環境で集中したい方もいます。施設全体があまり騒がしい雰囲気を望んでいない場合、普段通りに電話対応すると周りから迷惑に思われるかもしれません。

親切・丁寧な対応は難しい

コワーキングスペースが静かな環境を好む雰囲気であれば、親切・丁寧な電話対応は難しくなると考えられます。電話でお客様から質問された時、的確に回答するには詳しく話を聞かせてもらう必要があります。とはいえ、あまり騒がしくできない環境では応対に長い時間をかけられないでしょう。短時間で会話を終えなければと気持ちが焦ると、丁寧に案内する余裕はなくなると考えられます。

セキュリティ面の問題も

コワーキングスペースの電話対応でとくに指摘の多い問題点は、セキュリティ面の安全性です。多くの施設には、通常のオフィスと異なり不特定多数の利用者が訪れます。そんな状況のもとで電話対応していると、見ず知らずの方に会話の内容を聞かれる可能性が高くなります。

通話時のマナーとしてお客様の氏名や連絡先を復唱すれば、個人情報が周りの耳に入ることもあります。電話の用件によっては、社内の機密情報も漏れるおそれがあります。ネット回線のセキュリティは必ずしも万全なわけでないため、電話を避けてメールを使っても情報の流出を防げる保証はありません。重要事項は、今でも電話でやり取りするケースが多く見られます。

電話代行を活用するメリット

コワーキングスペースで電話代行を活用すると、取りこぼしの防止、親切・丁寧な対応やセキュリティの確保につながります。

起業時の取りこぼし防止

起業時にコワーキングスペースを使う場合、電話代行の活用は取りこぼしの防止に効果的です。新規で事業を立ち上げた時には、さまざまな手続きに追われます。電話転送サービスのあるコワーキングスペースを利用しても、多くの業務で忙しいなか、自ら電話対応するのは簡単ではありません。そんなケースでは、電話代行の活用により着信対応を外部業者に任せると取りこぼしを避けやすくなります。電話窓口の受付体制が整えば、新規顧客の獲得に役立ちます。

周りを気にせず親切・丁寧に対応

コワーキングスペースで業務中に着信があった際、電話代行に受けてもらえれば、周りの状況を心配する必要はありません。電話代行を活用した場合、お客様からの電話を受ける場所は代行業者の業務スペースです。着信対応するオペレーターは、コワーキングスペースの雰囲気に左右されず落ち着いて会話を進められます。周りを気にせずに済めば、商品について質問があった際には時間をかけて分かりやすく説明できるでしょう。

セキュリティを確保

電話代行は、コワーキングスペースでの情報流出を防ぐセキュリティ対策としても有効です。電話代行のオペレーターがコワーキングスペースとは別の場所で着信を受けている限り、同じ作業スペースで一緒に働く利用者にお客様との会話や重要情報を聞かれるおそれはありません。電話代行の活用を通してセキュリティ面の安全性が確保されれば、電話対応によりコワーキングスペースで情報流出する懸念はなくなり、自分本来の業務に専念しやすくなると期待できます。

コワーキングスペースでも電話代行を提供

最近のコワーキングスペースでは、オプションとして電話代行を提供しているケースが見られます。

コワーキングスペースで電話代行を提供する背景

コワーキングスペースで電話代行が提供される主な要因は、利用者からのニーズが多いためです。施設の利用者が個人事業者や起業したばかりで人手が少ない場合、さまざまな業務を抱えていると電話対応まで十分に手が回りません。それでも着信を取りこぼしていれば、ビジネスチャンスの喪失につながります。これらの問題に悩む利用者からは、オプションサービスで電話対応してほしいと求める声が聞かれます。そのニーズに応えるため、近年のコワーキングスペースでは電話代行を提供するケースが増えました。

電話代行を提供するコワーキングスペースのメリット

コワーキングスペースが電話代行のサービスを提供している場合、利用者が自分で代行業者を探す面倒はありません。業者探しの手間が省かれると、それだけ本来の業務に多くの作業時間をかけられます。自分の担当業務に専念しやすい環境であれば、作業効率を上げるには有効です。コワーキングスペースの利用開始と同時に電話対応を業者に一任できると、受付体制の整備にも時間を取られません。起業したばかりでも、より多くのビジネスチャンスを獲得できるでしょう。

個人事業者や起業したばかりの方は、資金繰りが厳しいと新しいオフィスをかまえて事務員を雇う余裕はないかもしれません。その場合、電話代行をオプションサービスで提供しているコワーキングスペースを利用すれば着信の取りこぼしを防ぐうえで大いに役立つと期待できます。ただし、コワーキングスペースの電話代行の品質やサービス内容は企業によって異なります。安定した対応と応対率の高さをお求めなら、ぜひ電話代行サービス株式会社をご利用ください。