テレワークでオフィスを留守にするなら電話代行

2020.04.14電話代行
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最近、働き方改革、大規模災害の発生、危険な感染症の流行などを背景に、注目を集めているテレワーク。この働き方がもたらすメリットは少なくないものの、問題点もいくつか抱えています。例えばオフィスへの電話です。全員が在宅勤務になれば、電話対応が難しくなるかもしれません。そんな場合には、電話代行が役立つでしょう。そこで今回はテレワーク導入時の主な問題点や電話対応の難しさを解説した後、電話代行を活用するメリットについてご紹介します。

テレワーク

テレワークの概要と問題点

テレワークは、勤務場所を柔軟に選べる働き方です。時間をかけて職場に出勤する手間を減らせる利点がありますが、いろいろな問題点も指摘されています。

テレワークの種類とメリット

テレワークと聞くと、すぐ在宅勤務が思い浮かぶかもしれません。実際は、在宅勤務にモバイルワークとサテライトオフィス勤務を加えた3種類です。

在宅勤務は、その名の通り自宅で勤務する方法を指します。朝、満員電車でストレスを感じながら出社する苦労がありません。育児や介護、あるいは障害のため通勤が難しい場合にも仕事を続けられるメリットがあります。

モバイルワークは、移動中の乗り物のなかや営業先で作業するスタイルです。仕事で外出した際、訪問地がそのまま作業場所になります。わざわざ職場に戻らなくて済み、時間の節約につながります。

サテライトオフィス勤務は、本来の職場以外に勤務場所を設ける方法です。自宅近くに設置されれば出社時の負担は軽くなり、複数のオフィスが用意されると災害時に就業場所を選べる効果もあります。

状況に応じてそれぞれのスタイルを上手に活用することで、数多くのメリットが生じると期待できます。

テレワークの問題点

テレワークにはさまざまなメリットを見込めるものの、問題点も少なからず抱えているのが現状です。

よく指摘される問題は、勤務時間についてです。在宅勤務の場合、時間を管理しにくくなり作業時間が長くなりがちといわれています。同時にプライベート空間が仕事場になるケースが多く、気持ちの切り替えが難しいとの声も少なからず聞かれます。

また、テレワーク導入時には、職場と従業員との連絡方法もあらかじめ準備を整えておきたいところです。仕事では業務報告が不可欠ですが、従業員が職場を離れていると直接に口で伝えられません。電話では聞き間違い、メールも誤入力が起きる可能性はあるため、どんな対策をとればよいか事前に話し合っておく必要があるでしょう。

テレワークを実施する際には、メリットばかりに目を向けず問題点も十分に理解しながら取り組むことが望まれます。

電話対応の難しさ

テレワークを導入した場合、職場によっては電話対応の難しさに悩まされる可能性があります。

テレワーク勤務者に電話をつなぐには

職場に商品のお問い合わせや取引関係の連絡が入った時、テレワーク導入中であれば担当責任者が出社しているとは限りません。テレワークの方法に応じて、電話のつなぎ方には配慮する必要があると考えられます。

担当責任者がサテライトオフィスを利用しているなら、実際に勤務しているオフィスの電話番号をお客様や取引先に通知すれば問題ないでしょう。モバイルワークであれば、外出中あるいは出張中と伝えておくのが無難といわれています。

とくに対応が難しくなるケースは、在宅勤務している場合です。自宅の電話番号や個人の携帯番号は個人情報になるため、仕事で必要だからと安易に教えるわけにはいきません。急ぎの案件であっても、慎重な対応が求められます。

在宅勤務する従業員に電話をつなぐ際、よく用いられる方法は転送です。新たに電話機を用意する必要がなく、操作も手間がかかりません。ただし、何度も転送していると料金は高額になります。

最近は、インターネットで使える転送電話や内線通話できるスマートフォンアプリも用意されています。その場で慌てないためにも、いろいろ工夫しておくとよいでしょう。

オフィスが留守になったら

テレワークの状況によっては、オフィスが留守になる事態も発生します。そんな事態になる可能性が高いのは、大規模な災害の発生あるいは危険な感染症の流行により従業員全員の出社が困難になるケースです。

誰も出社しなければ、オフィスに着信があっても従業員は受話器を取れません。それでも電話対応するには、事前に所定の電話への自動転送を設定するといった準備が必要です。電話を受けてから担当責任者に連絡する方法も、考えなければいけないでしょう。

テレワークは出勤時の負担を軽くするものの、とりわけ在宅勤務になると時間の使い方や気持ちの切り替えが難しくなる傾向をもっています。通常とは異なる環境のもとで着信を受けるにも手間がかかるとなれば、電話対応は面倒に感じられるかもしれません。

そんな心境では、親切に対応するのは難しくなります。悪気はなくても大切なお客様や取引先に失礼な態度を示せば、会社のイメージを下げてしまうでしょう。全員テレワークとなれば普段通りの電話対応も厳しくなるため、何らかの工夫が不可欠と考えられます。

電話代行を活用するメリット

オフィスが留守でも電話対応の品質を落とさない方法として、電話代行は有効です。上手に活用すれば、取りこぼしの回避やスムーズな業務処理といったメリットを見込めます。

取りこぼしの回避

テレワークにより電話対応が難しくなった時、電話代行がもたらす大きなメリットは取りこぼしの回避です。

電話代行の中心業務は電話対応であり、オペレーターはいつでも着信に備えて電話の前で待機しています。通常、電話のベルが鳴れば即座に受話器を取るので着信を取りこぼす心配はありません。

弊社は、過去のデータや予想されるコール数にもとづき必要な人数を割り出します。過不足ない人員を配置するので、ほぼ取りこぼしはありません。いずれのサービスも平均98%以上の応答率があるため、安心してお任せください。

スムーズな業務処理

電話代行は、着信があった時の電話対応からクライアント様への取り次ぎまで一連の業務をスムーズに処理します。

電話代行の仕事は、電話対応にとどまりません。電話の用件をクライアント様に取り次ぐことも、大切な業務です。大切なお客様や取引先から電話があれば、それぞれの用件の担当責任者様に素早く連絡します。

ただテレワークしているところに無闇に連絡すると、迷惑をかける恐れがあります。担当責任者様がテレビ会議に参加していれば、連絡はつきにくいでしょう。そんな状況も考慮すると、電話代行からの連絡方法はいろいろ用意しておく必要があります。

弊社の場合、連絡方法はバリエーション豊かです。クライアント様の意向に沿って、指定の電話への即時連絡、会議の時間を避けた電話連絡、後から用件内容を確認できるメール連絡などが選べます。

弊社サービスは状況に合わせて連絡方法を使い分けられるため、クライアント様への報告には手間取りません。担当責任者様は都合の良い時に用件内容を確認し、お客様や取引先への折り返しの電話を速やかに入れられるでしょう。

電話代行は、取りこぼしの回避とスムーズな業務処理によりテレワークに伴う貴社の負担を軽減します。弊社は、親切・丁寧な電話対応も怠りません。オペレーターは常にお客様の心情に寄り添いながら会話を進め、貴社のイメージ向上に貢献いたします。テレワーク時の電話対応にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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