電話代行サービスが品質にこだわる理由

東京都の電話代行はお任せ！番号貸出・業種別対応も

更新日：2023.03.15電話代行

東京には企業が多数あり、会社にはたくさん電話連絡が入ります。着信は、できるだけ逃さずビジネスチャンスにつなげたいところでしょう。ただ人手が足りない、業種が専門的で対応が難しい、高品質な電話対応が望ましい、柔軟に対応できるオペレーターはいないなどのお悩みがあるかもしれません。そういったお悩みは、電話代行サービス（株）がサポートいたします。今回は、東京都全域に対応する弊社を活用するとどんなメリットが期待できるかご紹介します。

1 バリエーション豊富なサービス内容
2 高品質にこだわる充実の教育システム
3 オーダーメイド型サービスできめ細かく対応

バリエーション豊富なサービス内容

弊社が提供するサービスは秘書代行を基本にしながら、不動産や士業など専門業種の電話代行から求人受付や番号貸出など用途別のものまでバリエーションが豊富です。

基本サービスは秘書代行

弊社は、基本サービスとして秘書代行を用意しています。業務の中心は、会社で多くの仕事に追われる方に代わっての電話対応です。東京都は、世界でも有数の経済の中心地。東京23区にとどまらず、都内各地には数多くのビジネス街が見られます。会社によっては、始業後まもなくから業務終了間際まで電話の着信音がなかなか鳴り止みません。そんな状況のなか人手不足で電話を取りこぼしているとお悩みであれば、秘書代行が力になれます。応答率は平均98%の高さであり、お客様や取引先からは「いつも電話がつながりやすい」と喜ばれるでしょう。電話対応を弊社にお任せいただくことで貴社では本業に専念しやすくなるため、作業の効率化や業績の増進を期待できます。

専門性の高い業種でも対応可能

弊社では、業種別のサービスとして「不動産専門電話代行」や「士業専門電話代行」を用意しています。東京は、さまざまな業種がビジネス展開している場所です。不動産や士業を始め、専門性をもった業種も少なからず含まれています。お問い合わせの電話では、会話中に業界用語を使われるケースが珍しくありません。電話対応するオペレーターは、専門的な内容でも理解する能力が求められます。その点、弊社のサービスは問題ありません。業種別サービスの場合、対応業務を担当するのは業界に精通したオペレーターです。専門用語が飛び交っても言葉の意味を正しく把握し、どんな用件にも的確に回答いたします。オペレーターがスムーズに応対すればお客様や取引先を不安にする恐れはなく、貴社の信頼性獲得につながるでしょう。

用途に合わせて選べるサービス

弊社を活用すると、用途に合わせ「求人受付専門電話代行」や「全国電話番号貸出サービス」も選べます。東京には多くのビジネスチャンスとともに、仕事を求める方も大勢います。応募の電話がたくさん舞い込んだ時、逃さず対応できるのが「求人受付専門電話代行」です。窓口が統一されるため、説明が食い違う恐れもありません。予算が厳しく電話を引けない場合、「全国電話番号貸出サービス」なら電話番号を入手できます。人気の「03」や需要の多い「042」「0422」を用意しているので、東京の会社として信頼を得るには効果的です。各種サービスを有効活用し、ぜひ競争の激しい東京での業務活動にお役立て下さい。

高品質にこだわる充実の教育システム

弊社は品質にこだわりをもち、充実の教育システムによりオペレーターのレベル向上に努めています。

品質にこだわる理由

弊社が電話対応の品質に強くこだわる主な理由は、現在のビジネスシーンにおいてアナログ的なコミュニケーションが重視されているためです。かつて、企業とお客様とをつなぐ窓口は電話が主流でした。最近は、ネット環境が整備されデジタルな通信手段が増えています。たいていの作業がデジタル処理されるなか、改めて見直されているのが温かみのある「人間の声」です。実際の業務において、マニュアルを読み上げるだけの機械的な回答は正確に情報提供していてもあまり歓迎されません。多くのお客様に喜ばれるのは、相手の気持ちに寄り添った配慮の感じられる表現です。そんな現状から弊社では常に思いやりのある電話対応を心がけ、サービスを利用される企業様にもご満足いただける高品質な業務の実現を目指しています。

充実の教育システムを構築

思いやりのある電話対応の実現には、基本スキルと優れたコミュニケーション能力のいずれも不可欠です。どれほど思いやりをもってお客様に接しても、マナーや言葉遣いが悪ければ相手に不快感を与えてしまうでしょう。研修では、まずコールセンターの役割やオペレーターのあり方について学びます。基本的な心がまえを理解したら、次は電話応対の方法やコミュニケーションに関する基礎教育です。正しい発声、発音、アクセントを訓練するとともに、コミュニケーションの入門編を教わります。その後の実務研修や応用研修は、実践的なカリキュラムにより高度な知識を習得する段階です。ひと通りの研修を通して、オペレーターはコミュニケーション能力を含む電話応対のレベルを着実に高めていきます。

磨いたスキルは業務に反映

磨いたスキルは、業務に反映されることで意味をもちます。これを実現する仕組みが、オペレーション内容をチェック・分析・評価するシステムです。オペレーション内容のチェックでは、複数データにもとづき対話技術、コミュニケーション能力、発声やイントネーションに問題がないか点検します。点検結果を分析したら、各項目の品質レベルを評価します。オペレーターは評価をもとに何が問題か意識しながら改善に努めるため、業務レベルの向上につながっているのです。弊社は教育システムや品質チェック体制が充実しており、競合他社のひしめく東京のビジネスシーンでも高品質のサービスを提供することは難しくありません。

オーダーメイド型サービスできめ細かく対応

東京は企業数が多いだけに、お問い合わせの内容も多種多様です。弊社のサービスはオーダーメイド型のため、さまざまニーズにきめ細かく対応いたします。

時間帯や曜日を選べる

弊社のサービスは、いわゆる基本プランや標準コースを用意しておりません。サービスを利用する時間帯や曜日は、貴社のニーズに合わせオーダーメイドできます。通常、電話の着信数は時間帯によって変化します。たいていの会社では、業務時間中いつでも大量にお問い合わせが寄せられるわけではありません。着信が少なく自分たちで対応できる時間帯もサービスを利用すると、予算の無駄遣いになるでしょう。オーダーメイド型なら、そんな心配は不要です。とくに着信が集中する時や土日祝日のみ利用するといったスタイルを、貴社の都合にもとづき選べます。出費を抑えつつ電話の取りこぼしも避けられるため、メリットは大きいといえます。

複数サービスを組み合わせられる

弊社のオーダーメイド型は、複数のサービスを組み合わせられるところも特長です。基本サービスや業種別サービス、用途別サービスを、必要に応じて併用できます。東京は居住人口が多く、生活スタイルもさまざまです。お問い合わせの電話は、平日の業務時間中だけかかってくるとは限りません。「夜間休日電話代行」も組み合わせ営業時間外の電話にも対応すると、ビジネスチャンスの拡大を見込めます。これは一例に過ぎません。ほかにもさまざまなパターンで組み合わせられます。サービスの利用目的をふまえながら貴社ならではの電話対応のスタイルを見つけてみて下さい。

臨機応変に電話対応できる

弊社のオペレーターは、貴社の要望にしたがい臨機応変に電話対応できる柔軟性をもっています。東京のオフィスには、緊急連絡を始めとする業務関連の用件から営業電話や間違い電話まで各種の電話がかかってきます。その内容ごとに、会社にとって望ましい対応方法は異なるでしょう。

オーダーメイド型の場合、緊急案件はメール連絡、業務と無関係の営業電話や間違い電話はコール数にカウントしないといった具合に、貴社の方式に合わせオペレーターが柔軟に応対します。いろいろな電話がかかる東京でどんなパターンの着信も適切に処理できる電話代行をお探しの際には、ぜひオーダーメイド型の弊社サービスをご活用下さい。