葬儀社の方の電話代行サービス活用事例

2020.02.24電話代行
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葬儀に関わるあらゆる手続きをサポートする葬儀社ですが、その業務は多岐にわたるため日頃から目まぐるしく対応に追われていることでしょう。業務が多い仕事だからこそ専任の業者に任せられる作業は任せることで、業務量の負担を軽くすることができます。本記事では、葬儀社が電話代行を利用するメリットや、その活用事例についてお伝えします。

葬儀

 

葬儀社の方が電話代行を活用すべき理由

冒頭で述べた通り、葬儀社は非常に多忙な仕事です。
ほとんどの葬儀社が24時間営業であることから、従業員の過度な疲労が懸念される職業です。
葬儀社が電話代行を利用すべき理由は以下の通りです。

1.24時間体制で電話対応する必要があるため

葬儀社には、突然の訃報によって昼夜問わず顧客から問い合わせの電話がかかってきます。
他の対応で手一杯の場合は、電話を取りこぼしてしまうことも少なくなりません。

2.多忙や疲労により電話を取れない場合があるため

多くの業務をこなしながら、電話対応も行うというのは非常に大変なことです。
さらに、深夜から早朝にかけて電話当番となった従業員は、疲労や眠気によって普段通りの対応ができない可能性が高くなります。

3.小規模であるほど電話対応に割く時間が足りなくなるため

葬儀社の規模が小さくなればなるほど、電話対応に割ける時間は少なくなります。
小規模であれば人手が十分でないことも多く、1人あたりの負担がとても大きくなってしまい、電話対応をする時間をつくれないことも少なくありません。

 

葬儀社の方に合った電話代行の特徴

葬儀社員

多忙な葬儀社には、以下のような電話代行の利用が向いているといえます。

1.24時間対応してくれるサービスがある
24時間対応可能な会社を選択することにより、常に顧客対応ができる体制が整います。
電話当番を付ける必要がなくなるため、従業員の負担が軽くなります。

2.対応慣れしたオペレーターが在中している

対応慣れしたオペレーターに受電・発信を任せることでスムーズな電話対応ができ、いたずら電話への適切な対応も可能となります。また、葬儀社へ問い合わせてくる顧客のほとんどは、大切な方を亡くされたばかりです。傷心の遺族に対して寄り添いの姿勢で対応できれば、顧客からの信頼を得られ顧客獲得に貢献してくれます。

3.葬儀社用のプランがある

電話代行会社の中には、葬儀社用のプランを設定しているところもあり、最適なサポートがパッケージになっていることで通常よりコストダウンできることもあります。

こういった会社は選んではいけない 電話代行選定の失敗事例

電話代行選定の失敗事例

1.サービス内容が求めるものと一致しない

夜間・早朝対応不可など、葬儀社としてカバーしてほしい部分を補えないサービスを選んでしまっては利用する意味がありません。24時間対応してくれる会社もあるのでそういったところを利用するようにしましょう。

 

2.チーム対応ができない

電話はいつ、どれくらいかかってくるのか予想が不可能なので、オペレーター1人での対応ではなくチームを組んで対応してくれるところが望ましいです。

 

3.オペレーターの研修がない

オペレーターの研修がない場合、顧客対応の質が低いことがあります。
電話はお店の窓口になるので、印象が悪いと顧客離れの原因にもなりかねません。
きちんと基礎の身に付いたオペレーターに対応してもらうことで、顧客満足度にもつながります。

料金は安ければ安いほどいい?

電話代行の中には安さを売りにしているところもありますが、本当に安くて上質であるかというと、そういうわけではありません。料金が安い電話代行では、スタッフ10人未満での対応が多く夜間が2~3人の割り当てになるため電話の対応率が低いことがあります。また、込み入った電話対応ができず折り返しの電話対応ばかりになり、結果として信頼の低下につながることもあります。

料金が安ければ安いほうがいいと思って、料金だけで判断すると印象を悪くさせ逆効果になることもあるので、注意が必要です。

 

 

おわりに

葬儀に関するあらゆるサポートを行う葬儀社は日頃から忙しいため、電話での顧客対応にまで手が回らない場合があるでしょう。電話代行を利用すれば、人手が不足しがちな深夜~早朝の電話対応を経験豊富なオペレーターに任せることが可能です。また、電話代行を利用することによって従業員の負担を軽減し、業務の効率化を図ることが可能です。小規模な葬儀社であれば一層恩恵を感じやすいと思われますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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