警備会社の電話代行

更新日：2022.05.06電話代行

警備会社の仕事は、施設やイベントの安全を守る業務だけではありません。警備に関する問い合わせや依頼などの電話対応も大切な業務のひとつです。とはいえ、警備業務と電話対応を両立させるのは、なかなか難しいと考えている警備会社も多いのではないでしょうか。

本記事では、警備会社が電話対応に悩みやすい理由や解決策について解説していきます。電話対応に悩んでいる、電話代行を検討しているという場合は参考にしてみてください。

夜間の警備会社は忙しくて電話対応が難しい

通常業務が忙しく、電話対応まで手が回らないという理由から電話対応に悩む警備会社も多いでしょう。大手の警備会社であれば、24時間365日対応できる専用のコールセンターが設置されているため、警備は警備員、営業は営業担当のスタッフ、電話対応はオペレーターなど、それぞれが決められた業務に専念しやすい環境です。

しかし小規模警備業の場合、決められた人数で複数の業務をこなさなければいけません。そのため、打ち合わせなどで外に出る人が多くなれば社内が手薄になり、電話対応ができなくなってしまうこともあります。

また、夜間の警備も必要な施設を担当している警備会社であれば、施設にかかってくる電話対応の業務も加わります。そのため、夜間は担当している警備員だけで見回りや施設に出入りする人の受付、トラブルも対応しなければならず、忙しくて電話対応まで手が回らないことがあります。

そんなときは電話代行の利用がおすすめ

電話代行は電話対応に関する悩みを解消するだけでなく、さまざまなメリットがあるため、電話対応に悩んでいるのであれば電話代行の利用がおすすめです。

電話代行とは、自社のスタッフに代わってオペレーターが電話対応を行うサービスのことです。自社にかかってきた電話をオペレーターに転送したり、専用の電話番号を準備して直接オペレーターにつないだりします。

例えば、新規で契約を考えているお客様から、警備に関する問い合わせの電話がきたとしましょう。詳しい説明は自社のスタッフが直接したいという場合は、オペレーターが相手の名前や連絡先などを聞き、折り返し電話する旨を伝えて終了です。事前にルールを伝えておけば、話を進めてもらえます。

電話代行を利用するメリットとは

電話代行を利用するメリットは、主に3つあります。どのようなメリットがあるのでしょうか。

新規依頼を取り逃さずにすむ

もしも自社サービスに興味があるお客様からの電話に会議などで出られなかったとしたら、至急対応をしてもらいたいお客様だった場合、すぐに対応をしてくれる別の会社に依頼をしてしまう可能性もあるでしょう。そうなった場合、せっかくの新規依頼を取り逃してしまうことになってしまいます。

電話代行業者に電話対応をお願いしていれば、会議中など手が離せない場面でも電話を取りこぼすことがなく、ビジネスチャンスを逃すことはありません。オペレーターは、事前に取り決めをしていた対応をしてくれるので、通常業務が落ち着いた後にこちらから折り返し連絡を入れられることが可能です。

顧客と良好な信頼関係を構築できる

電話代行は新規の問い合わせはもちろん、すでに一定期間契約を結んでいるお客様からの問い合わせにも対応します。

例えば、お客様がトラブルで電話をかけたとしましょう。しかし、なかなか電話がつながらなかったり留守番電話になったりしてしまうと、お客様は不安になります。急ぎではない用件でも、普段から電話がつながりにくいといい加減な会社なのでは、と不信感を抱いてしまうでしょう。

その場で問題を解決できなくても、電話に出て丁寧な対応をしてもらえるだけでお客様は安心できます。

電話対応にかかるコストを抑えやすい

自社で電話対応専門のスタッフを雇う場合、きちんと対応できるようになるまで研修が必要になります。電話対応の研修には、通常業務を行うスタッフのほかに研修を実施するスタッフも確保しなければいけません。また、研修期間中とはいえ、新たに雇うスタッフの人件費も必要になります。

しかし、電話代行では研修済みのオペレーターが対応するため、自社で電話対応の研修を行う必要がありません。電話代行業者のオペレーターは即戦力になるので、コストを抑えやすくなります。

電話代行を利用するデメリットとは

電話代行にはメリットもあればデメリットもあるので、デメリットについてもしっかり確認しておきましょう。

依頼先によってサービス内容が異なる

電話代行業者は多数存在しますが、料金プランごとに対応内容が違うなどサービス内容は依頼先によって異なります。依頼先によっては、対応できる範囲が限定される点はデメリットとして考えられるので注意しましょう。

特に、専門的な内容に関する問い合わせは、自社で対応しなければならないケースが少なくありません。そこで、あらかじめどこまで対応してもらうかを明確にしておくことが大切です。

費用の計算がしにくいケースもある

電話代行の料金はサービス内容や月のコール数で変わります。とはいえ、新規契約や問い合わせの電話はいつ、どのくらいかかってくるのか分かりません。そのため、事前に費用を計算しにくいデメリットがあります。
電話代行を利用する場合は依頼したい内容をもとに、具体的な費用の見積もりを出してもらいましょう。

電話代行の基本的な料金体系

主な料金体系は、「成果報酬制」と「定額制」の2種類です。
成果報酬制は電話の回数ごとに料金が決められており、1回あたりの料金は割高になります。しかし、電話が少ない場合は定額制よりもお得になる可能性があるプランです。

定額制は、料金が月額で固定されている料金携帯のことをいいます。あらかじめ料金が決められているため費用を計算しやすいですが、契約している回数をオーバーすると追加料金が発生するので注意しましょう。

ほかにもオプションとして、夜間の電話対応やFAXの送信、転送業務などを取り扱うところもあります。

電話代行を契約するときの注意点

電話代行を契約するときに重要なサービスと料金は、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

サービスの内容・品質をチェックする

希望する電話対応の内容が増えるほど、依頼先は限られる傾向があるので、サービスの内容を確認する際は、事前に自社が希望する範囲まで対応可能かどうかを確認しましょう。

また、自社のスタッフとして電話対応をするオペレーターの品質も重要なポイントです。オペレーターはきちんと研修を受けているのか、品質を維持するための取り組みを行っているのかなども確認します。

サービス利用者の口コミをチェックして、電話代行の品質を確認するのも良いでしょう。

自社に適した料金プランであるかを確認する

電話代行によって、電話1回あたりの料金や定額で対応できる回数は異なります。

料金プランも、対応する電話の回数ごとにコースが決められていたり、業種に合ったコースが設定されていたりとさまざまです。電話代行を契約する場合は金額と内容を照らし合わせ、自社に適した料金プランがあるかを確認しなければいけません。

想定外の費用が発生することのないように、初期登録料やオプション料金の金額をチェックしたり、返金保証制度などが用意されているか確認したりしておきましょう。

電話代行サービス(株)ならオーダーメイドのトークスクリプトで対応可能

電話代行サービス(株)では、トークスクリプトのオーダーメイドが可能です。名乗り方や問い合わせ内容ごとの文言はもちろん、希望する声のトーンや話し方まで対応できます。

顔の見えない電話では、声のトーンや話し方がその会社のイメージを左右するといっても過言ではありません。落ち着いた雰囲気、元気でフレッシュな感じなど、細かい部分までオーダーメイドすることで、より自社に適した電話対応ができるのです。

また、警備会社の稼働時間にマッチする、24時間対応プランや夜間のみ対応のプランもあります。電話代行サービス(株)なら、無駄のない最適なプランが見つかるはずです。

警備会社の電話対応は代行業者に任せるのがおすすめ

電話代行を利用すると電話の取り逃がしを防げ、顧客との信頼関係を構築できるなどのメリットがあります。電話代行業者を選ぶ際は、対応可能なサービス内容や品質などを確認しましょう。

電話代行サービス(株)では30年以上にわたるノウハウがあり、オペレーターの対応力に不安がありません。夜間・休日の対応ができるだけでなく、オーダーメイド型プランを利用できることも強みです。品質の高さや細かなプランで利用者の満足度が高い、電話代行サービス(株)の利用を検討してみてください。