早朝の電話代行で朝礼や朝会議に集中

更新日：2022.04.27電話代行

1 夜間休日電話代行を早朝の仕事に集中するために利用
2 業務に集中するために電話対応を外注するという選択

夜間休日電話代行を早朝の仕事に集中するために利用

以前に担当した「夜間休日電話代行」のサービスについて、詳しく紹介をしたいと思います。これは住宅機器メーカー様との契約になります。契約の内容は「平日」「土日祝日」それぞれ、「朝7：00～18：00」までの電話受付を代行して欲しい。というものでした。

弊社が提供する「夜間休日電話代行」というサービスは、「21：00～翌朝9：00」の時間帯を含む契約の場合に設定されます。この場合、深夜や早朝などをオペレーターが担当させて頂くことから、通常の「9：00」から開始される秘書代行のサービスよりも、料金がやや高めに設定されています。そのため、今回の契約に関しても「夜間休日電話代行」の契約となりました。

こちらの契約に関して、打ち合わせを行ったところ、先方の住宅機器メーカー様としては「朝7：00～9：00」を重要視されていました。その理由として、早朝会議を行うことを日課にしていたからです。

この早朝会議として設定されている時間帯は、情報共有やスケジュールの確認、各部署の担当者の打ち合わせ、諸々の問題に関してのディスカッションなど、有意義な時間として利用されています。つまり、その時間帯に関しては弊社側へ転送が回ってくるのは当然として、緊急的用件でないかぎり、住宅機器メーカー様へと電話転送を行わないという注意事項をオペレーター向けに設定しました。

業務に集中するために電話対応を外注するという選択

今回紹介した住宅機器メーカー様のように、社内で重要な用件を進めている時や、締め切りが近い時など、業務に集中して取り組みたいと思うときにかかって来る電話がどれほど煩わしいのかは、皆様も良く理解されていることかと思います。

今回のケースだと、社員一同が早朝会議に参加したいのに、1本掛かってきた電話のせいで、会議の開始時間が遅れてしまったり、会議中にかかってきた電話のせいで離席を余儀なくされるなど、様々なケースが考えられます。そうならないためにも、今回紹介させて頂いた住宅機器メーカー様のように、弊社のような電話代行業者へ外部委託し、電話の対応を外注してみるのはいかがでしょうか。

特に重要視されている時間帯などを打ち合わせでお知らせ頂ければ、それに従う形で、電話応対に関しても絶対回さない形でオペレーターに情報共有を行います。