秘書がスキルアップできる講座や資格をご紹介

更新日：2022.05.06スタッフブログ

会社で経営者などを陰から支える、縁の下の力持ちである秘書には、接遇マナーや英語力、文書の作成スキルといった、スキルが必要とされています。こちらでは、「一般社団法人日本秘書教会」が推薦する、実践的な講座に関する情報をお伝えします。スキルアップのためにぜひ活用してみて下さい。

1 必要とされる敏腕秘書になろう

必要とされる敏腕秘書になろう

秘書実務を学ぶ講座

「秘書実態を学ぶ講座」では、企業の求める秘書像・ビジネス会話・接遇・電話応対・ビジネス文書・慶長や贈答の基礎知識などについて学びます。新入社員や実務経験が2年以下の方たちを対象にした講座で、企業の求める秘書像を明確化し、それに応えるための心構えや基本的なスキルについての指導を受けます。元秘書部門の管理職である講師や、過去にベストセクレタリーに選ばれた講師による実務的な指導が魅力です。秘書だけではなく、総務部や受付といった管理部門の方々にも役立つ充実した内容。講座は以下の様なプログラムで進みます。

・企業の求める秘書像
はじめに企業の求める秘書像について学びます。組織における秘書の役割はどんなものか、どんな心構えで望めば良いのかといった、秘書として欠かせないメンタル的な部分を教わります。

・接遇マナー
秘書像を明確にした後に学ぶのが、接遇マナーです。接遇の心構えを教わった後、接遇の基本について実際に取り組んで学びます。また、好感を持たれる身だしなみのレクチャーも受けます。

・言葉づかい、電話応対の基本
敬語の正しい使い方や接遇にふさわしい言葉使いについて学びます。電話応対やビジネス会話の基本も実践を通して学ぶプログラムです。

・慶弔、ビジネス文書の基本
基本的な慶弔や、ビジネス文書の書き方について、実例を中心に教わります。正しい書き方や提出の適切なタイミングも理解できる様になる内容です。

これら秘書業務の基礎について、丁寧かつ細かく指導する講座となっています。

経営・会計を学ぶ講座

「経営・会計を学ぶ講座」では、会社法や会計、契約に関することを学びます。経営陣をサポートする秘書に必要な知識を、効果的に身につけられる講座です。

具体的には、事業期間のお金の流れを示すキャッシュフロー計算書の読み方について学びます。キャッシュフロー計算書は、財務三表の中でも特に注目されているものです。銀行からの借り入れの際は決算書の提出を求められ、返済能力を審査されますが、キャッシュフロー計算書が理解できれば返済の可否についてもすぐに判断できます。経営状況をより正確に理解するためにも、この様な講座でキャッシュフロー計算書の読み方を学ぶことが重要です。

講座の流れとしては、まずキャッシュフロー計算書とは何か、その必要性について学びます。その後、営業活動によるキャッシュフロー計算書・投資活動によるキャッシュフロー計算書・財務活動によるキャッシュフロー計算書について教わり、最後に実際の企業のキャッシュフロー計算書を見ながら理解を深めます。複雑な財務表について、じっくり学べる講座といえるでしょう。

英語に関する講座

「英語に関する講座」では、英文ライティングや英語面接といった、実践的な内容を学びます。仕事で使うために英語スキルを伸ばしたい方や、CBS（国際秘書）検定の対策をしたい方におすすめです。初めての方にも受けやすい講座となっています。前半はビジネス英語について、後半はビジネス実務について学ぶ流れです。

一般的な企業における秘書業務では、英語力はあまり問われません。しかし、外国からの来客時や、上司が海外出張する場合にホテルや航空券を手配する時に、英語を話すことができると、とても重宝されます。また、最近はグローバル化が進んだため、それまでは海外と関わりがなかった企業でも、海外企業と取引する事例が増えました。これらの背景を考えると、今後は秘書に対する英語スキルのニーズは高まっていくのかもしれません。

また、CBSの資格は、外資系企業や海外とのやり取りが多い企業で働く際に役立ちます。採用試験を受ける際も有利に働く可能性が高くなります。試験の難易度は高めですが、それだけに合格するとビジネスの現場で高く評価される資格です。CBS検定に興味がある方は、まず「英語に関する講座」を受けてみてはいかがでしょうか？

文書に関する講座

「文書に関する講座」では、儀礼文書について学びます。儀礼文書は、社内文書や社外文書よりも、しきたりやルールを重んじて作成するものです。社外に対して組織の意思を公式に伝達する役割を持っています。作成は個人でしますが、所属する組織を代表する文書として位置づけられます。ルールにのっとって正しく書くのは、それに適した知識が必要です。

また、関係先の慶弔の情報を得た際は、事実確認をした後、タイミングよく文書を出さなければなりません。講座では文書の書き方はもちろん、出す意味も教わるため、慶弔をはじめとした各種儀礼文書を正しいタイミングで出せる様になります。

講座では、まず基本の考え方やスタイルといった、儀礼文書を作成する時のポイントを学びます。次にケーススタディとして、あいさつ・案内・招待・お祝・弔意・お見舞といった場面での実例を紹介。講座の最後には質疑応答があるため、分からなかった点や気になる点を確認できます。文書の書き方を基礎から学びたい方は、当講座の受講がおすすめです。

今回は、秘書のスキルアップについてご紹介しました。しかし、秘書ではなく、より広い範囲でのビジネススキルを学びたい方もいらっしゃると思います。そんな時は、「ビジネススキルと経営に関する資格をご紹介」のページをご覧ください。