企業に合った電話代行サービスの選び方のポイント

更新日：2023.10.23電話代行

電話代行は、企業がコスト負担を軽減しながら電話の受付体制を整備したい時などに活用されるサービスです。電話代行を行っている業者は数多くありますが、あまり利用料金ばかりを重視すると業者選びに失敗してしまう可能性があります。どの業者を選ぶか検討する際は、費用面だけでなく、サービス内容がニーズに合っているかについても注意する必要があるでしょう。そこで今回は、企業が電話代行を利用する際に着目すべき業者選びのポイントや実際の失敗例、弊社サービスの特長などをご紹介します。

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1 業者選びのポイント
2 よくある失敗例
3 電話代行サービス（株）の概要
- 3.1 運営スタイルの特長
- 3.2 業種別サービスの内訳
4 この記事を読まれている方へのオススメ

業者選びのポイント

企業で電話代行を活用する際、業者選びには注意が欠かせません。とくに目を向けたいポイントは、料金設定、オペレーターの品質、サービスの柔軟性などです。

料金設定

電話代行の業者選びで、料金設定は重要な選定基準です。とくに低価格をアピールしている場合は、注意する必要があります。

多くの企業にとって、経費節減は頭を悩ませる問題の一つです。予算には限りがあるため、一般的にはさまざまな業務で出費を抑えるように求められるでしょう。電話代行を活用する場合も利用料が発生するため、料金設定の確認は怠れません。

実際に業者を選ぶ際、低価格をアピールする宣伝文句は魅力的にみえるでしょう。しかし、「トップクラスの格安料金」や「毎月の基本料は、たったの〇〇円」など、低価格を押しているプランには、それなりの理由があります。これらは、たいていサービス内容が必要最低限の範囲にとどまる可能性が高いため、安易に契約すると、ニーズに合わず失敗するケースも考えられます。

オペレーターの品質

職場で電話代行を活用する場合、オペレーターの品質も大切な選定基準です。業務品質の良し悪しは、企業の信頼性に大きく影響するとも考えられます。お客様にとって、電話の受付窓口は昔から企業との数少ない接点でした。近年は通信技術の進歩により連絡手段は増えましたが、それでも電話を選ぶケースは少なくありません。

そのため顧客や取引先の信頼を得るうえで、職場の電話対応は親切丁寧な姿勢が不可欠です。電話代行も例外ではなく、応対時のマナーや言葉遣いによっては電話の相手の印象を悪くするかもしれません。利用料が格安でも、オペレーターの品質が低いと信頼を損ねるリスクは皆無でなく、企業にとってマイナスに作用する場合があります。

サービスの柔軟性

料金設定やオペレーターの品質とともに、サービスの柔軟性も電話代行の業者選びで意識したい注意点の一つです。通常、企業が電話代行を利用する時、その理由は職場ごとに異なります。どれほど魅力的なサービスも、それぞれの企業が抱える多種多様なニーズに応えられるとは限りません。

また、電話代行を使い始めてから電話がつながりやすくなり、職場のコール数が増えるケースは少なからず知られます。当初の利用条件では手が足りず、後々、契約内容の変更が必要になる場合もあります。このような状況も考えられるため、サービスに柔軟性のある業者を選ぶことが大切です。臨機応変にこちらの要望に応えてもらえない場合、不便に感じてしまうでしょう。

よくある失敗例

企業による電話代行の活用で、よく失敗例に挙げられるのは「電話対応の感じの悪さ」についてです。また、電話代行業者の料金システムやサービス内容に関する理解が十分でないと、トラブルにつながるケースもみられます。

電話対応の感じが悪い

電話対応の感じの悪さは、企業が電話代行の業者選びで失敗したと認識する代表的な事例です。サービスの利用者から相談された内容のなかには、「お客様に電話対応の感じが悪いと怒られた」との話があります。最初は印象がよく契約しますが、利用後は不満の声が次々に寄せられたとのことです。

具体的には、「すごく冷たい感じ」や「敬語の使い方は問題なく言葉遣いは丁寧だが心がこもってない」などと訴えられています。後日、業者に確認したところ、契約時と実際の電話対応で担当者は違うと説明があったようです。これは、オペレーターが優れたスキルを有していても、マニュアルを読み上げるだけで事務的に通話を進めている場合に起こりがちな事例といわれています。

料金システムの理解が十分でない

料金システムについての理解が十分でないケースも、業者選びの失敗例につながるおそれがありますます。電話代行の料金システムは、必ずしも一律とは限りません。業者にもよりますが、基本のプラン以外に、さまざまなオプションプランを設定している場合があります。事前に細かく確認しないと、利用後に予想に反する金額を請求されてしまうケースもあるため注意しましょう。

実例を一つ示すと、基本料金1万円で契約したつもりが、月々の利用料金は10万円近くになったケースです。詳しく調べると別途に通話料がかかり、それだけで月額5万円を超えていたといいます。料金が絡む失敗を避けるには、契約前に基本料や別途に発生するオプション料などのチェックが怠れません。

サービス内容の理解も不十分

料金システムとともにサービス内容の理解が不十分な場合も、業者選びの失敗につながる大きな要因です。とりわけ、「コール無制限」の広告に誘われ契約するケースは目立ちます。それでも料金が法外に高くなく、サービス内容も充実していれば差し支えないでしょう。ただ実際は、たいてい何らかの問題を抱えています。

苦い経験を味わった利用者からは、低料金でお得に感じたが最終的に大幅な損失が生じたと相談が寄せられました。業務実態を確認したところ、電話対応の担当オペレーターが予想外に少人数だったといいます。電話代行の業者も、他の業界と同じく良心的なところばかりではありません。そのため利用料金が安いと感じても、サービス内容まで事前に細かく確認する姿勢が必要になります。

電話代行サービス（株）の概要

電話代行サービス株式会社は、利用者様のニーズに配慮した運営スタイルが大きな特長です。基本となるサービスのほか、さまざまなビジネス領域に特化した業種別サービスも用意しています。

運営スタイルの特長

弊社は、リーズナブルな料金設定や高品質のサービス内容に特長があります。また利用者様のご事情をふまえた、オーダーメイド型サービスが実現可能です。利用料金は、過不足のない人員配置をはじめ余計な人件費を生まない努力などにより手頃な価格に設定しています。サービスの価格が安くても、業務レベルが低下する心配はありません。

さらに弊社は、電話を寄せられるお客様や取引先の心情理解に努める方針です。オペレーターはいつでも思いやりの気持ちを忘れず、通話の相手の心に寄り添いながら話の内容に耳を傾けます。いずれのサービスもオーダーメイド型のため、電話を受け付ける曜日・時間帯や応対方法については利用者様のニーズを柔軟に反映できます。