電話代行の料金相場はいくらぐらい？

更新日：2024.09.25電話代行

電話が頻繁にかかってくると本来の業務がスムーズに進まず、業務効率が下がってしまうこともあります。こうした場合は、電話代行サービスを利用するのがおすすめです。本記事では、電話対応に関する悩みがありアウトソーシングを考えている人のために、電話代行サービスの料金相場や注意点などについて紹介します。自社で電話代行サービスを利用すべきか検討してみましょう。

電話代行の価格相場はどのくらい？

まずは、電話代行サービスの月額基本料を確認しましょう。業者や利用するサービスによって具体的な頻度は異なりますが、だいたいの相場は以下の通りです。

月のコール回数	月額基本料（目安）
50回以下の場合	5,000円
50回～100回	10,000円
～200回	30,000円

上表の通り、電話代行サービスの月額基本料は、基本的に1ヶ月のコール数を元に決定されます。したがって、電話対応のアウトソーシングを検討する場合は、自社の平均的なコール数を確認しておく必要があるでしょう。

また、電話代行サービスを利用するためには、上表で紹介した月額基本料以外にもコストがかかります。一般的には、月額基本料に加えて初期費用、コールオーバー料、オプション料といった4つの項目をもとに全体の利用料金が決まります。

以下で電話代行サービスの費用項目についてそれぞれ説明します。

1.月額基本料とは

月額基本料とは、毎月発生する電話対応業務にかかる基本料金です。電話代行サービスの運営費やオペレーターの人件費などを元に決まります。一般的に、電話の頻度を示すコール回数によって定められていることが多いでしょう。

なお、月額基本料で対応できる曜日や時間帯は、平日の午前9時から夕方5時までなどと決められています。夜間や休日に対応が発生するサービスは基本料金に含まれないことを念頭に置いておきましょう。

2.初期費用とは

電話代行サービスを開始するための準備にかかるのが初期費用です。オペレーターを適切に配置するためのコストや研修の実施費用、業務マニュアルの作成にかかる費用などから構成されています。

業者によってキャンペーン価格やプランに含まれている場合や別途必要になる場合があるので、詳細を確認しておきましょう。

3.コールオーバー料とは

コールオーバー料とは、契約時に設定したコール回数を上回った際に発生する追加料金です。コール回数によって決められていることが多く、1コールごとに100～150円程度の金額が加算されていきます。

ただし、月額基本料が安く設定されている業者では、コールオーバーによる加算が高めに設定されている場合もあるでしょう。1コールにつき300円程度のコールオーバー料が請求される場合もあり、トータルでみたときに料金が割高になってしまうこともあります。

4.オプション料とは

休日や夜間の営業時間外に電話代行サービスを利用する場合は、追加料金としてオプション料が発生します。金額の目安は、月額基本料の5倍前後ほどです。交換業務やFAX送信、データ入力などは件数によって設定されていることもあります。

オプションでのサービス内容は各業者で大きくことなるので、契約する前に詳細まで確認しておくのがおすすめです。

導入前に知っておきたい注意点

電話代行サービスの導入する際に、知っておきたい注意点についてもご紹介します。

夜間・休日は別途料金が発生する

電話代行サービスの導入を考えるうえで注意したいのが、通常料金が適用されるのは平日の日中に限るという点です。前述の通り、午前9時から午後5時の間が基本プランの対応時間として設定されています。

営業時間外に電話対応をお願いできる業者もありますが、オプション料金が加算されることが多いでしょう。通常料金を元に割増率でオプション料金が決まるケースもあります。営業時間外のサービス内容は、業者やプランによって異なるのであらかじめ確認しておきましょう。

金額によってプランの内容は大きく変わってくる

電話代行サービスは、電話対応をするだけではありません。金額や契約プランによって利用できる機能が異なります。

サービス内容の例として、在籍者登録やスケジュール連絡、時間外アナウンスやメール連絡などが含まれていることがあります。基本的な内容に含まれていないものには、オプションとして追加料金が発生することがあるでしょう。

したがって契約時には、各料金とプランでカバーされるサービス内容を確認したうえで総合的に判断する必要があります。

料金が安い電話代行貸出サービスを利用するリスクとは？

電話代行サービスを提供する業者の中には、金額が相場よりもかなり低く設定している企業やプランもあります。安い電話代行サービスを利用する場合のリスクについてご紹介します。

オペレーターの人数が少なく、対応が行き届かない

電話代行サービスでは、コストの多くをオペレーターの人件費が占めています。オペレーターは、電話代行になくてはならない要素です。利用料金が格安な場合は、対応するオペレーターの数が限られている可能性が考えられます。

オペレーターの人数が不足すると対応できる範囲が限定され、十分なお客様対応ができないリスクがあります。電話対応は企業の印象に関わる大切な業務なので、利用料金の安さだけで代行先を選ぶのは避けた方が無難です。

オプション料金が高額になる

基本料金が安くて魅力的に感じても、実際には追加料金がかさんでしまうことがあります。最終的には、一般的な料金相場よりも高額な支払いが必要になる可能性もあるでしょう。

このような事態を防ぐためにも、プランに含まれるサービス内容の確認や電話代行の相場を頭に入れながらの業者選びが必要です。あらかじめ、自社で必要とするサービス内容とトータルで発生する費用を確認しておくとよいでしょう。

自社にあう電話代行サービスの選び方とは

自社に最適な電話代行サービスを選ぶには、どういった点に気を付けたらよいでしょうか。ここでは、電話代行サービスを選ぶコツを解説します。

1. 自社が求めるサービスや適切な価格であるか

基本料金の安さだけに注目せず、プラン内容に自社が必要とするサービスが含まれているか、トータルで試算して適切な料金が設定されているかなどをチェックするとよいでしょう。

時間的な余裕がある場合、複数の電話代行サービスを比較して検討するのがおすすめです。相見積もりを取ることで、自社が求めるサービスや適切な価格を把握しやすくなります。

2. オペレーターの質が自社の求めるクオリティに一致しているか

代行業者のオペレーターの質は、自社の電話対応のクオリティに直結します。また、せっかくのコールを取りこぼしたり聞き取り内容にミスがあったりすると、企業の機会損失につながる場合もあります。

電話代行サービスを選ぶときは、オペレーターの質が自社の求めるクオリティに一致するかも重要な点です。利用者の口コミやレビュー、サービスの実績などを元に判断するとよいでしょう。

3.対応可能な時間帯が自社のニーズに合っている

電話代行サービスの利用時間が自社のニーズに合っているかを確認しましょう。一般的には、平日の午前9時から午後5時の間でサービスが提供されることが多くなっています。
夜間や土日・祝日の対応も必要になる場合は、稼働時間が長い電話代行サービスを探すとよいでしょう。

通常の時間帯から外れる場合は、料金が加算されるケースが多くなります。自社でどこまで対応すべきかを明確にしたうえで、代行業者にお願いする時間帯を検討するとよいでしょう。

4.セキュリティ対策が万全

企業の一部業務をアウトソーシングするため、セキュリティ対策を万全にしている電話代行サービスを選ぶ必要があります。国際規格である情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証や、責任をもって個人情報管理に務めていることを示すプライバシーマークを取得しているかを確認しましょう。

これらは、情報を適切に取り扱い安心して業務を委託できる企業かを判断する基準となります。

自社に合う適切な価格で電話代行サービスを利用しよう

電話代行サービスの基本料金はコール回数によって定められていることが多く、50回以下の場合は5,000円前後から利用できます。契約するときはオプション料金なども含めて、トータルでいくらかかるのか試算したうえで検討しましょう。

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