電話代行会社を選ぶ際に重視するポイントについて

Q: 電話代行会社を選ぶ際に重視するポイントについて

電話代行会社を選ぶ際に重視したいポイントとして最も大切なのは、自社の対応してほしい内容と電話代行が提示するサービス内容が合っているかどうかです。電話代行業者を利用する際の大きなメリットの1つが「人件費を節約できる」という点です。しかし、適切なプランを選択しなければ、余計な費用がかかってしまうかもしれません。プランの中身をしっかり確認して、金額だけに惑わされないように注意しましょう。

電話代行業者の5つの注意点

更新日：2023.04.18電話代行

会社での電話対応コストを削減したい場合、電話代行の導入を検討する方は多いことでしょう。しかし、一口に電話代行と言っても業者によってサービスの内容は違いますし、一体どのような点に注意しながら業者を選べば良いのか迷ってしまう方が多いのではないでしょうか。そこで今回は、電話代行業者を利用する際の注意点を5つにまとめてご紹介します。

1 プランが自社と合っているか
2 平日以外の対応は可能なのか
3 クレーム対応はしてくれるのか
4 無料お試し期間を利用することはできるのか
5 返金保証制度を利用することはできるのか
6 おわりに

プランが自社と合っているか

電話代行業者を利用する際の大きなメリットの1つが「人件費を節約できる」という点です。しかし、料金プランが安ければ良いとは限りません。普段から問い合わせの電話件数が多い会社では、安い料金で利用できる上限コール数が少ないプランを選んでしまうと、すぐに上限を超えて追加料金を請求されてしまう場合があります。

せっかく費用を削減しようとしても、適切なプランを選択しなければ、余計な費用がかかってしまうかもしれません。料金プラン選択の失敗を防ぐため、プランを申し込む前に自社にかかってくる月々の電話件数を把握し、それに見合ったコール数のプランを選ぶことが大切です。

また、安い金額のプランでは、必要なサービスがプランに含まれていない場合や、期待している品質には程遠い場合があります。安いには安いなりの理由があるため、プランの中身をしっかり確認して、金額だけに惑わされないように注意しましょう。

平日以外の対応は可能なのか

電話代行を利用する際、休日や夜間も対応を依頼したい場合は、サービスの中に休日・夜間対応の内容が含まれるか確認しておく必要があります。業者やプランによっては平日のみの対応の場合もあり、うっかり確認し忘れてしまうと「休日こそ対応してほしかったのに」と、後々困ることになります。

さらに、休日や夜間の顧客からの電話は緊急の用件であることが一般的です。簡単な電話対応しか行わない業者の場合、緊急の電話に対してあまり有効な対応ができない場合も考えられます。休日や夜間に電話代行の利用を検討している場合は、どこまで対応してくれるかも確認しておきましょう。

また、業者によっては連休や年末年始などの対応が割高になることもあります。普段の金額と同じだと思い込んでいると、思わぬ金額を請求されて予算オーバーということにもなりかねません。こういったトラブルを避けるためにも、年末年始などが割増料金かどうかは忘れずにチェックしましょう。

クレーム対応はしてくれるのか

クレーム対応サービスは非常に便利なサービスですが、その分、料金が高くなることがあるため注意が必要です。業者によって、もともとのプランにクレーム対応が含まれている場合や、オプションで追加しないと利用できない場合など、対応がそれぞれ異なります。自社の業務と予算のバランスを見て、クレーム対応サービスを利用するかどうかを検討しましょう。

また、業者によっては、そもそもクレーム対応自体行っていない場合もあります。クレーム対応を行っていない場合は、クレームが多いと業者の側から契約の解除を求められることもあるでしょう。

逆に、クレーム対応に特化した業者やプランなどを扱っている場合もあります。最初からクレーム対応を任せたいと思っているのであれば、クレーム対応に特化した業者やプランの利用を検討しましょう。