電話転送サービスとは？転送の仕組みやシステムについて解説

更新日：2023.06.06スタッフブログ

オフィスの固定電話にかかってきた問い合わせやクレームなどをスマートフォンなどに転送したいと考えている方は多いのではないでしょうか。電話に出るのが遅れたばかりに顧客の機嫌を損ねたり、ビジネスチャンスを逃したりすることもあります。こうした事態を回避するためにおすすめなのが電話転送サービスです。本記事では電話転送サービスとは何か解説したうえで、電話の転送を行うメリットとデメリット、電話転送の利用方法などについて解説します。

1 電話転送サービスとは？
2 電話の転送をするメリット
3 電話の転送をするデメリット
4 電話転送の利用方法
5 電話転送サービスを活用してビジネスチャンスを逃さない
6 この記事を読まれている方へのオススメ

電話転送サービスとは？

電話転送サービスとはオフィスの固定電話などにかかってきた問い合わせやクレームなどをスマートフォンや自宅の固定電話などに転送するサービスです。電話転送サービスはコストがかかりますが、大切なお客さまからの連絡に対して迅速に応じ、ビジネスをスムーズに進めるうえで不可欠なサービスといえるでしょう。

以下、電話転送サービスについて詳しく解説します。

転送の種類

電話転送サービスと一括りでいっても、転送にはいくつかの種類があります。主な転送の種類は以下の5つです。

無条件転送　受信した電話を無条件にすべて転送する
無応答転送　かかってきた電話に応答できない場合にのみ転送する
通話中転送　別の相手と通話している最中にかかってきた電話を転送する
選択転送　かかってきた電話を操作して転送する
圏外転送　電波が届かない場所にいる、もしくは充電切れなどで電話が切れている場合に転送する

どの転送方法を選択するかはそれぞれの特徴を踏まえ、自社の従業員の都合やお客さまのニーズに合わせて決めてください。

外線転送

外線転送はオフィスの固定電話にかかってきた電話を登録した別の固定電話や、スマートフォンに転送する機能です。機能によっては社外にいる社員のスマートフォンなどにも転送できるため、オフィスに不在の社員宛てにかかってきた電話にも対応できます。

外線転送にはいくつかの種類がありますが、応答後転送、もしくは自動転送のいずれかの利用が多いようです。応答後転送は社内の固定電話で相手に応答し、そのあとで担当者に外線で取り次ぎを行います。一方、自動転送は電話をかけてきた相手に対して、社内の固定電話での応対は不要です。該当する電話番号の電話機を介することなく、登録した番号に転送できます。

内線転送

内線転送とはオフィスの内線を使って該当の社員に電話を取り次ぐ方法です。内線転送を活用する場合、オフィスに該当の社員がいることが前提となります。電話を受けた社員には対応が困難な問い合わせなどを別の社員に取り次ぐ際など、内線転送を活用するケースが多いです。

例として、若手社員が電話に出たものの、問い合わせ内容が専門的で対応しきれないケースが挙げられます。若手社員は保留ボタンを押し、内線転送を利用して応対ができる上司に取り次ぎを依頼します。

電話の転送をするメリット

電話の転送を行うことで、外出先でもお客さまからの問い合わせに応じることが可能です。例えば、営業職の場合、営業先への訪問などでオフィスに不在の時間が多く、かつお客さまや商談中の相手から電話が頻繁にかかってきます。

オフィスの固定電話にかかってきた電話をスマートフォンに転送できれば、社外でもお客さまの着信に気付けるため、迅速な対応が実現します。また、電話の転送はテレワークが普及している昨今、これまで以上に必要とされる場面が増えるはずです。

テレワークを導入している企業ではオフィスにかかってきた電話に出る人が不在になりがちなことや、オフィスにかかってきた電話を在宅社員に報告や取り次ぎを行う手間などが懸念されます。電話の転送サービスをうまく活用することによって、このような負担や手間が省けるはずです。

電話の転送をするデメリット

電話の転送を行うと、電話に出られなかった場合であっても通話料が発生します。そのため、電話転送サービスを導入したことにより、通話料が割高になったと感じることもあるでしょう。また、電話の転送先は一つしか選択できないケースもあります。

固定電話転送サービスの申し込みを行う際、社員のスマートフォンなどを転送先として指定しますが、そうすると指定した転送先に無条件に転送されることになります。そのため、一人もしくは一部の社員がすべての対応をしなければならなくなるでしょう。

その場合には限られた社員のみに負担をかけないために転送先を日によって変更するなどの工夫が必要です。

電話転送の利用方法

オフィスの固定電話などにかかってきた電話を転送するには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、電話転送の利用方法を説明します。

転送電話サービスを利用する

転送電話サービスとは電話回線事業者が提供を行っているオプションサービスの一つです。ボイスワープとも称される機能で、固定電話にかかってきた電話を事前に登録しておいた指定の番号に転送できます。

電話の転送方法はさまざまです。例えば、自動ガイダンスのあとに転送を行うサービスや、自動で転送を行うサービスが挙げられます。ただし、前述のように転送時には通話料が発生することを忘れないでください。転送サービスを活用すると、電話料金が全体的に高くなります。

電話機で転送設定をする

電話機によっては転送機能が搭載されています。ただし、このケースでは電話交換機の範囲内での転送に限られるため、どこにでも転送できるわけではありません。例えば、オフィスの外にいる社員に電話を転送することは不可能です。

クラウドPBXを利用する

PBX「Private Branch eXchange」の略で、電話交換機のようなシステムです。クラウドPBXとはクラウド上にPBXを置くことで、オフィスに設置された複数の電話機が効率的に活用できるようになる仕組みです。

クラウドPBXは物理的なPBXの設置は必要ありません。インターネット環境が整っているオフィスであれば、場所や時間を問わずスマートフォンやタブレットなどで電話の受発信が可能です。

IP電話を利用する

IP電話とはインターネット回線を利用した電話です。IP電話を見分ける際の着目点の一つとして番号が挙げられます。050から始まる番号はIP電話に分類されます。

IP電話を活用することで、固定電話よりも電話代が割安になることが多いです。ただし、回線が不安定になりがちなケースもあります。特に重要な電話を受けることが想定される場合には通話品質が十分かどうか確認が必要です。またIP電話は全ての回線で利用できるわけではありません。契約している回線がIP電話に対応している場合のみ利用できます。