秘書代行の回線の仕組みについて

更新日：2024.07.22秘書代行

しかしながら、いざ電話代行サービスを利用するとなると仕組みが気になるという方も多いはずです。そこで今回は提供する電話代行サービスの中から基本とも言える「秘書代行」について、利用する回線の仕組みを紹介します。また、当社の秘書代行のメリットについても触れたいと思います。

電話はお客様と直接お話しする「会社の顔」といっても過言ではないほど、その応対品質には注意を払う必要があります。電話代行サービスを提供している当社では、電話秘書サービス、コールセンター代行、構築コンサルティング業務等を通して貴社の業務をお手伝いをしております。今回は、弊社のサービスや品質についてお話します。

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1 秘書代行の回線と品質の重要性

秘書代行の回線と品質の重要性

電話転送機能を利用するパターン

まずパターンの1つとして貴社が現在使用している電話番号を、そのまま活用する方法があります。最もよく利用されている方法となります。現在使っている電話番号を、電話転送機能を使用して当社に転送、当社のオペレーターが電話対応を行うというものです。これによって電話番号を変えずにそのままで貴社の事務員としての電話対応が可能となるので、わざわざ別の電話番号を取得する必要などがなく、対応が簡単です。利用するにあたり、電話転送機能の契約が必要になりますので、利用している電話回線会社へと連絡してオプション契約を行いましょう。

当社所有の番号を利用するパターン

前述したパターンとは異なって、転送機能を使用しない方法もあります。貴社の電話番号を当社から発行して、貸し出します。その後、貸し出した電話番号にかかってくる電話を当社のオペレーターが対応するという形です。異なった事業の立ち上げや、業務の切り分け等を考えている方に特におすすめの仕組みです。回線が当社のものを使用していることになるので、契約もよりスムーズです。

以上のような二つのタイプがありますが、個人事務所等で現状にプラスして秘書代行を導入したいと考えている方はは前者の電話転送機能を利用する方法を、新しく部署を立ち上げる場合や、起業を考えている方は後者の転送機能を利用しない方法がおすすめです。

気になるオペレーションの品質

当社の強みでもある品質は、多くの方々に支持されています。インフラやインターネット、ECサイト等の拡張によって、WEBでの文字を介したコミュニケーションが発達しています。こうしたコミュニケーションが流通すると、「人の声」を介したアナログコミュニケーションにしかできないサービスが重要となります。

こうしたサービスはビジネスツールとして重要です。当社ではクライアント様に合わせて、様々な指標の元に秘書代行という形でお手伝いをしたいと考えています。品質の向上、改善のためのオリジナルのカリキュラムを導入し、オペレーターの技術や心構えに関しても教育を行っています。

秘書代行の回線システムや仕組みがご理解いただけたかと思います。そのほか、オペレーターのマナー研修の一環として資格支援制度等も導入しています。回線やサービスは、お客様のご希望に合わせて作っていくことが可能です。より良いサービスができるように、今後も努めてまいります。サービス向上のため、具体的なご希望やご相談もお待ちしております。