仕事をためない!優先順位のつけ方

2020.07.01ビジネス豆知識
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職場では、ひとつの仕事が済んでいなくても新たな業務を頼まれる場合があります。すぐに終わらせていかないと、知らないうちに未処理の作業がたまってしまうでしょう。ただ、多くの仕事を抱えると、どれから着手するか迷うかもしれません。仕事をためずスムーズに進行させるには、優先順位をつけてタスクをこなすのがおすすめです。そこで今回は、仕事をためない基本的な方法やコツをご紹介します。

優先順位

 

仕事をためない基本的な方法

仕事をためず進めるには、まず現状を整理したうえで優先順位を検討するのが基本です。それぞれの作業の期日を決めたら、「自分はできる」と思い込むことも大切といわれています。

 

現状を整理する

職場でいろいろ仕事を頼まれた場合、順序を決めず無闇に着手すると、効率的に処理できず作業がたまってしまうかもしれません。作業の円滑化を図るなら、現状整理から始めることが望まれます。

頭のなかで考えるだけでは分かりにくいため、最初にすべての仕事内容を書き出してみましょう。自分の担当業務を目の前に一通り並べると、どれだけ仕事を抱えているか把握しやすくなります。

次は、それぞれの仕事を分類します。ここで用いる分類基準は、重要性と緊急性の2つです。「重要かつ急ぎの仕事」「重要だが急がない仕事」「重要でないが急ぎの仕事」「重要でなく急がない仕事」の4パターンに分けます。

担当業務の4分類が済んだら、どれから着手するか優先順位をつけましょう。

 

期日を決める

優先順位を検討する際には、仕事を完了するまでの期日を決めておくほうがよいと考えられています。

期日の目安としては、1週間サイクル、半月サイクル、1カ月サイクルが妥当でしょう。仕事の重要性と緊急性をふまえながら、それぞれ1週間、半月、また1カ月でどこまで進めるか設定します。

各々の仕事について業務完了までのペース配分が決まれば、日々、ひとつの作業の予定量が終わったところで次の作業にためらいなく取り組めます。急ぎの仕事であっても、そればかりに時間を費やしてしまう心配はありません。

無理のない作業計画を立てれば重要性や緊急性の高い仕事だけに労力が向かわず、どの仕事も予定通りに遂行できるでしょう。

 

思い込みも大切

人間心理に詳しい専門家によれば、思い込みも仕事の進行状況に少なからず影響すると指摘されています。

仕事をスムーズに進めるために重要といわれる心理状態は、「自分ならできる」と思い込むことです。この思い込みは心理学用語で「自己効力感」と呼ばれ、「できる」と強く思えるほど、早く仕事に取りかかれるといわれています。

自己効力感の強さと仕事に向かう早さが比例することは、カナダの大学による調査で確認されました。学生に課題を与えたところ「自分はできる」と思っている場合には即座に作業を開始し、そうでなければ締め切りの直前まで着手しない傾向が示されています。

職場で担当業務を先送りしがちな方は、仕事に優先順位をつけるだけでなく「自分はできる」というイメージを持つことも大切といえます。

 

優先順位を決めるコツ

仕事の優先順位を考える時、とくに心がけたいコツは「重要で急ぎの業務は最優先」「期日の明確な業務から着手」「簡単な作業は早めに処理」の3つです。

 

重要で急ぎの業務が最優先

重要性と緊急性を基準として仕事を4分類した場合、もちろん最優先するのは「重要かつ急ぎの業務」です。ここで判断を誤らないためには、仕事を頼まれた時点で職場にとっての重要度をきちんと確認する必要があります。

「重要だが急がない仕事」と「重要でないが急ぎの仕事」については、どちらを優先するか悩むかもしれません。多くの仕事に追われている場合は、急ぎでなくても重要な仕事を優先するほうが良いでしょう。緊急性が低いからといって後回しにすると、次々に新たな仕事が舞い込んだ時に放置される恐れがあるためです。

 

期日の明確な業務から着手

ビジネスでは、しっかり納期を守れるかどうかが会社の信頼性を大きく左右します。取引先からの信用を損ねないためには、期日の明確な業務から着手するのが基本です。

重要かつ急ぎの仕事でも、すべて期日がはっきりしているとは限りません。そのなかで、さらに優先順位をつけるなら、期日が明確になっているものから判断していきます。期日が決まっている仕事は、納期の早い順に着手すれば問題ありません。期日が曖昧な仕事は、安易に自己判断せず上司や同僚に相談しましょう。

期日の迫っている仕事から順番に処理する習慣が身に付けば、後々、時間に余裕をもって作業を進められます。

 

簡単な作業は早めに処理

簡単な作業は、他の仕事を妨げず、すぐに終わらせることができます。だからといって後回しにせず、はやめに処理するのがおすすめです。

手間の少ない作業は、最初のうちなら簡単に感じられるでしょう。そんな作業でも、時間がなくなると面倒に思える可能性があります。簡単な作業は、時間的余裕のあるうちに済ませておけば、精神的な負担が軽くなると期待できます。

また、時間のかからない作業は、仕事に良いリズムを与えてくれることがあります。仕事が思い通りに進まず行き詰まっても、簡単な作業を始めると気分転換になるでしょう。タイミングを考えながら上手に取り入れたら、仕事のペースづくりに役立ちます。

 

こんな工夫も効果的

仕事をためない方法としては、優先順位のリストを前日に作成する、仕事をジャンル別に分類する、仕事がスピーディーな同僚を見習うといった工夫も効果的です。

 

優先順位のリストは前日に作成

優先順位のリストは、できれば前日に作成しておくとよいでしょう。あらかじめリストを準備すれば、翌日はスムーズに仕事を始められます。

まず、1日の勤務が終わる前に作業の進捗状況をチェックします。予定に遅れが生じている場合や新たな仕事が加わった時には、優先順位の変更が必要かどうか検討しましょう。当日、出社してからでは、早く作業を始めたいとの焦りから落ち着いて作業するのが難しくなると考えられます。

リストは、いつでも見られる形で管理すると確認しやすいでしょう。手帳やスケジュール管理ツールなど、ご自分にとって使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

 

仕事をジャンル別に分類

仕事の分類作業では、重要性と緊急性以外にジャンルで区別する方法もあります。いろいろな業務に使える分類基準は、思考系、タスク系、コミュニケーション系の3種類です。

ある程度の時間をかけて考える必要があれば思考系、とくに思考しなくても処理できる作業はタスク系、上司や同僚と打ち合わせながら進めるならコミュニケーション系に分類します。

思考系はとくに頭を使うので、作業する時間帯は脳がまだ疲れていない午前中が向いています。

 

仕事がスピーディーな同僚を見習う

身近にいつも仕事を手早く済ませる優秀な同僚がいる場合、積極的に見習う姿勢も大切といえるでしょう。

仕事がスピーディーな同僚は、たいてい計画的です。何から着手すべきか、どんな手順で進めると効率的か、後回しで差し支えない作業はどれかといった点をきちんと整理してから業務に取りかかります。手際のよい同僚を参考にすると、自分の仕事の進め方を改善するヒントを得られるかもしれません。

 

気がつけば仕事がたまってしまうとお悩みなら、常に優先順位をつける習慣を心がけましょう。いろいろな工夫を試しながら、計画性をもって作業する方法を探ってみて下さい。

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