いざテレワーク!企業や個人が準備すべきものとは

2020.03.31ビジネス豆知識
Pocket

最近は、さまざまな事情からテレワークに目を向ける企業が増えています。ただ、突然の導入ではトラブルが起きても不思議ではありません。手順にしたがい準備を進め、可能な範囲から手がけていくことが大切でしょう。そこで今回は、テレワークのメリット・デメリットや導入の難しさを解説。また、テレワークをはじめるにあたって望まれる手順や準備しておきたいアイテムをご紹介します。

在宅ワーク

テレワークのメリット・デメリット

テレワークは「tele:離れたところ」と「work:働く」を組み合わせた造語であり、時間や場所にとらわれず柔軟に作業できる仕事のスタイルです。

テレワークの概要

テレワークの種類は、大きく在宅勤務(自宅利用型テレワーク)、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3つに分けられます。

在宅勤務は、その名の通り職場に出勤せず自宅で働く方法です。モバイルワークの場合、移動中の電車内、訪問先やカフェが就業場所になります。サテライトオフィス勤務は、通常のオフィス以外の施設を勤務場所として利用します。

テレワークのメリット

テレワークの主なメリットは、従業員や企業の負担を軽減できる点です。従業員は仕事とプライベートを両立しやすくなり、企業にとっては非常時の対応策にも効果を発揮します。

在宅勤務は朝の通勤ラッシュを避けられ、オフィスの光熱費を節約できます。モバイルワークは外出先で仕事を進められるので、無駄な移動時間の削減に有効です。サテライトオフィスも、設置場所を工夫すれば移動時間を減らせます。

会社に在宅勤務の制度があると家事・育児しながら働けるので、出産を理由に退職を考えなくて済むといわれます。また災害時には、リスクを冒して出勤する必要がありません。

テレワークのデメリット

テレワークのデメリットとして、よく対面でのコミュニケーション不足が指摘されています。たしかに出社しなければ、直接に顔を合わせながら打ち合わせできません。

ただ最近は、さまざまなコミュニケーションツールが発達しています。作業場所が離れることでコミュニケーションへの意識が高まったとの声もあり、従業員同士の交流が減るリスクは小さいと考えられます。

テレワーク導入の難しさ

テレワークはいろいろメリットをもたらすものの、職種や業務内容によっては簡単に導入できません。

テレワークに向かない職種や業務

テレワークに向かない職種を挙げると、接客業や製造業です。商品のレジ販売、飲食店や美容院は店舗で接客しないと仕事になりません。製造業の多くは工場での作業になるため、テレワークには不向きといわれています。

経理業務は伝票をはじめとする大量の書類を扱うため、資料を持ち運びながらの作業スタイルは適しません。他にも、建築関係の現場作業や専門の器具・機材を使用する研究職ではテレワークの導入が困難です。

コスト面の負担や時間管理の問題

会社によっては、コスト面の負担や時間管理に関して問題が発生します。テレワークではパソコンを使っての作業が一般的であり、その場合に会社は従業員全員へのパソコン支給が求められます。予算的に厳しければ、導入できなくても仕方ないでしょう。

時間管理の問題も、会社側にとっては悩みの種です。作業の様子が見えないため、ダラダラと仕事していても分かりません。逆に休憩せず、働き過ぎるケースも見られます。きちんとルールをつくらないと、生産性の低下や過労が懸念されます。

データの安全性を保ちにくい

テレワークは、いずれの方法でも職場からデータを持ち出すことになるでしょう。どこで就業するかで、セキュリティ環境は変わります。オフィス外では、普段通りにデータの安全性を保ちにくくなります。

仕事で扱うデータが重要性を増すほど、外部流出は防がなければいけません。テレワークには情報漏洩のリスクもあるため、不正アクセスが多発しているなかでは積極的に導入できない状況にあります。

テレワーク導入の手順

テレワークを円滑に導入するには、手順を考えて準備することが大切です。まず目的を明確化するとともに会社の方針を決め、ルールづくりと研修も実施すると問題は起きにくいといわれています。

目的の明確化

テレワークを実施する時、まず明確にしたいのが導入目的です。このシステムをなぜ導入するのか、はっきり示します。同時に会社の方針も決め、社内で共有します。検討項目は、どんな場合に導入するか、また導入対象となる業務内容や従業員についてです。

なぜ導入するか目的が分かると、実際にテレワークする時の意識は変わるでしょう。業務環境が変わっても普段通りに仕事に臨めれば、作業効率や生産性の維持を期待できます。

ルールづくり

次は、全体的な就業規則やテレワークの種類ごとの個別規定を作成します。規定内容は、勤務所、対象者、服務規律、労働時間、休憩、出退勤管理、費用負担(テレワーク時に発生する通信費や文具費)、機器の貸与などについてです。

勤務場所に関しては、テレワークを実施するケースに応じて自宅やサテライトオフィスのいずれを選択するか定めます。検討項目は多岐にわたりますが、細かく決めておくと混乱を避けるのに役立ちます。

導入前の研修

目的、方針、ルールが決まった後、取り組んでおきたい作業が導入前の研修です。事前研修には、テレワークの利用者だけでなく上司や同僚も参加します。

改めてテレワークの必要性や目的を確認し、実際の場面での業務体制や仕事の流れを関係者全員で理解します。管理職の方は、研修を通じて勤怠管理、業務管理、コミュニケーションの方法などもガイダンスしておくとよいでしょう。

テレワークの効果を検証する場合、最初のうちは小規模に試みるほうが適切といわれています。

テレワークにおすすめの各種アイテム

テレワークする時、ほとんどの場合にパソコンと携帯電話は必須アイテムです。仕事用のデスクと椅子を用意すると作業がはかどりやすく、ヘッドフォンやドリンクメーカーがあればリラックスするのに役立つでしょう。

パソコンはしっかりセキュリティ対策

テレワークでパソコンを利用する際、たいてい作業場所のインターネット環境を利用することになります。自宅勤務であれば、通信環境を整えるとともにセキュリティ対策が欠かせません。

会社からパソコンを支給されていない場合、自分で業務用とプライベート用の端末を使い分けたほうが安心です。セキュリティ対策ソフトは必ずインストールし、バクアップも定期的に済ませましょう。

仕事専用のデスクと椅子で集中力アップ

在宅勤務では自宅にある家具を使えますが、プライベートと区別しにくくなるかもしれません。そんな時には、仕事専用のデスクと椅子を用意すると集中力アップに効果的です。体への負担が少ないタイプを選べば、作業効率の向上を図れます。

仕事部屋を別に用意する、あるいは生活空間と作業スペースを分けるといった方法でも、快適な労働環境を得やすくなります。

音楽や飲み物でリラックス

在宅勤務では、さまざまな生活音がつきものです。周りの音が気になる時には、ヘッドフォンで好きな音楽を聴くと騒音を遮れるとともにリラックスできます。コーヒーやお気に入りの飲み物をつくれるドリンクメーカーは、疲れた時のリフレッシュにおすすめです。

テレワークでも、通常勤務と変わらず仕事に専念したいところです。作業効率を落とさないためにも、いろいろ工夫することが望まれます。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

お問い合わせ