その言葉遣いで大丈夫?ビジネスチャットのマナー

2020.01.07ビジネス豆知識
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近年、社内・社外のコミュニケーションツールや情報共有ツールとしてビジネスチャットが活用されています。しかし、SNSや普段使っているチャットツールと使い心地が似ているため、ついマナーを忘れて利用してしまうこともあるのではないでしょうか。こちらでは、社内や社外におけるビジネスチャットのマナーのほか、多くの企業が導入しているチャットサービスについてご紹介します。

ビジネスチャット

 

ビジネスチャットの重要性

ビジネスチャットとは、テキストやビデオ通話などで手軽にコミュニケーションを取れる、業務サポートツールです。私たちが普段プライベートで使用しているSNSやコミュニケーションツールと似ているため、多くの方が抵抗なく使用できる様です。

また、メールや電話とは異なる以下の様なメリットから多くの企業に導入されています。

□ビジネス向けアカウント用のセキュリティ対策が施されている
□ビデオ通話を利用した会議ができる
□ビジネスの展開スピードが速い
□働き方改革による後押し

ビジネスチャットは、社内だけでなく社外の方とのコミュニケーションツールとしても使用されています。今後のビジネスシーンで必要になることも考えられるため、この機会に導入してみてはいかがでしょうか。

社内チャットのマナー、注意点

社内チャットであれば、気心のしれた仲間とのやり取りも多く、ついついマナーがおろそかになってしまいます。しかし、社内チャットでも一定のマナーや礼儀は必要です。以下では、社内チャットのマナーや使用上の注意点をご紹介します。

タメ口を使わない

上述の通り、社内チャットとなると気心のしれた仲間とやり取りするケースも多く、ついつい普段のタメ口が出てしまいがちです。ビジネスチャットはメールと比べて短文でフランクにやり取りできるのが魅力ですが、タメ口はビジネスの場にふさわしくありません。

ビジネスチャットの相手が社内の友人でも、年長者・年少者も関係なく、丁寧語の使用を心がけましょう。

業務と関係のない話を連投しない

会社内に友人や話の合う同僚がいると、社内チャットを利用して業務と関係のない話をしたくなるもの。しかし、多人数で利用することも多いチャットツールでは、無関係な話題の連投はあまり良い顔をされないでしょう。

ビジネスチャットは、あくまでタスク管理や情報共有の目的で使用されます。もちろん従業員間のコミュニケーションツールとしても利用されますが、あまり個人的な内容は社内チャットでは持ち出さない様にしましょう。

積極的にリアクションする

社内チャットは従業員同士のコミュニケーション促進にも役立ちます。しかし、自ら積極的に利用しなければ、その役割も半減してしまうでしょう。

最新のチャットツールには、簡単にリアクションできる様な機能も豊富に備わっています。単純なお礼や同意などの反応は、スタンプ機能を使うのがおすすめです。自分で投稿するのが難しい場合でも、同僚の投稿には積極的にリアクションしましょう。

社内チャットにおけるルールを明確化する

利用して初めて社内チャットの利便性に気づくケースも珍しくありません。社内チャットがきっかけとなり、社内のコミュニケーションがよりフランクになった例も耳にします。

しかし、社内チャットは一定のルールを設けないと、かえって業務効率を下げてしまうだけでなく、人間関係のトラブルにも発展しかねません。従業員が社内チャットでストレスを抱えないためにも、運用前にルールを明確化しておきましょう。ここでは、社内チャットの使用ルールに関する一例をご紹介します。

□緊急時を除いて業務時間外には使用しない
□業務とは関係のない連絡は行わない

業種や勤務形態ごとに導入すべきルールは変わるため、最適なものを従業員同士で話し合って選択しましょう。

社外チャットのマナー、注意点

社外でチャットツールを使用する場合、社内以上に気をつけなければなりません。以下では、社外チャットのマナーや使用上の注意点をご紹介します。

検索ワードをちりばめておく

ビジネスチャットでは、トークの流れがはやく、過去の話題があっという間に埋もれてしまうことも考えられます。さかのぼるために何日分もスクロールして見返すのは大変です。そこで、会話の端々に検索しやすくなるキーワードをちりばめておきましょう。例えば、「あれ」や「これ」といった指示語を使わずにプロジェクト名を記載したり、具体的な商品やサービス名を残したりすれば、後々検索する際に役立ちます。

返信はすばやく簡潔に

社外チャットを利用する際、返信はすばやく簡潔に行いましょう。チャットはレスポンスの良さが魅力でもあるため、通知に気づいたらなるべく早く返信すると安心です。とくに、ビジネスの場では返信が早いビジネスパーソンが信頼される傾向にあります。

誰に見られても問題ない文面

社内のチャットであれば、ルール作りやアカウントの一括管理などが可能ですが、社外チャットとなるとそうはいきません。担当者と自分しか見ていないと思ったやり取りが、相手の上司や別部署の方にも見られていた、というケースも考えられます。

社外チャットでは、誰に見られても問題ない様、適切なマナーと正しい言葉遣いを心がけましょう。長年の取引で一定の信頼関係を築いている場合でも注意が必要です。

メールマナーはなるべく控える

社会人になって最初に教わるのが電話やメールの応対ではないでしょうか。とくに、メールは「●●さん、お世話になっております」や、文末の「よろしくお願いいたします」など、内容とは関係のないマナーも多く含まれています。

ビジネスチャットでは、メールマナーを極力排除したほうが無難です。メールマナーはやり取りを冗長にしてしまうことも多く、チャットの効率低下につながります。

最低限のマナー以外はビジネスに関係する内容のみを送るのが良いでしょう。

チャットサービスの種類

現在、業務に活用できるチャットサービスは無数にあります。そのなかで多くの会社に利用されているビジネスチャットをいくつか列挙します。

□Chatwork
□Skype
□Hangouts Chat
□Microsoft Teams
□Slack
□LINE WORKS
□InCircle
□ZONE
□R-GROUP

プライベートチャットとビジネスチャットの使い分け

上記で紹介したチャットサービスには、「プライベートアカウント」と「ビジネスアカウント」を使い分けられるものがあります。結論から申し上げると、ビジネスでは、ビジネス用アカウントを使用するのが無難です。これには以下の様な理由があります。

□情報漏洩のリスクを抑えられる
□セキュリティ対策が充実している
□グループワークの実行が容易になる
□チャット内でのタスク管理が可能になる
□検索機能が充実している

とくに、セキュリティ対策の充実度は見逃せません。ビジネスチャットではさまざまな情報がやり取りされるため、サービスの提供側もアカウントをより安全に運用できる様セキュリティ対策を行っています。プライベートアカウントと比べて強固なセキュリティ対策が施されており、業務内容や取引先の情報をやり取りするビジネスチャットには欠かせません。

また、チャット内の情報が流出してしまえば会社の信用問題にもつながります。安心して利用するためにも、ビジネスチャットはビジネス用アカウントを使用しましょう。

ビジネスチャットは、メールや電話に代わる新たなビジネスツールです。便利な側面がある一方、姿や表情が見えない分、使い方やマナーを間違えるとイメージダウンにつながる可能性もあります。最低限のマナーを念頭において、ビジネスチャットでコミュニケーションを図りましょう。

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