弁護士・法律事務所が電話代行を活用するメリット

更新日：2025.05.22秘書代行 , 電話代行

法律事務所が電話代行を活用する主なメリットは、機会損失の防止や顧客満足度の向上、コスト削減と効率化です。事務所スタッフが日々の業務に追われ電話対応まで手が回らない時など、同サービスの導入で、着信の取りこぼしを減らせるといった効果が期待できます。ただし、電話代行を選ぶ時は、どのような点に着目すればよいかで悩むかもしれません。そこで今回は、電話代行がもたらすメリットをふまえ、具体的な活用事例や同サービスの選び方をご紹介します。

法律事務所が電話代行の活用で得られるメリット

法律事務所が電話代行を活用した際に得られるメリットとしては、機会喪失の防止などが挙げられます。

機会損失の防止

機会喪失の防止は、電話代行の活用が弁護士や法律事務所にもたらす大きなメリットです。弁護士や法律事務所は、法律関係の事案を幅広く手がける職種であり、日々の業務は広範囲に及びます。事務所の規模が小さめで人手が少ないと、各スタッフの仕事量は膨大になるケースが多く、電話対応は間に合わなくなりがちです。

その際、弁護士や法律事務所が電話代行を活用すると、着信の取りこぼしを防ぐのに役立ちます。電話の応答率が上がれば、法律相談や業務依頼の問い合わせも受け付けやすくなるでしょう。着信の取りこぼしが減り、問い合わせの電話がつながりやすくなれば、ビジネスチャンスは拡大すると期待できます。

顧客満足度の向上

電話代行の活用は、着信対応に伴う顧客満足度や事務所の信頼性を向上する方法として有効です。弁護士や法律事務所のスタッフが、大量の業務を抱えるなか着信を受けると、電話での受け答えは粗雑になる傾向があります。時間に余裕がなく通話を急げば、電話対応の印象は低下し、事務所の信頼を損ねるかもしれません。

一方、多くの電話代行は、着信を受けた時の応対方法が丁寧・親切です。オペレーターは、電話の用件を細かく聞き、相手のニーズをふまえ親身な姿勢で通話を進めていきます。法律相談の電話なら、相談者の気持ちに寄り沿いながら話を傾聴するため、着信対応に対する顧客満足度や事務所の信頼性は向上すると見込まれます。

コスト削減と効率化

コスト削減や業務の効率化も、仕事関係で電話代行を活用する時に期待されるメリットの一つです。弁護士や法律事務所で人手が足りず、新たに事務員を補充する場合、毎月のコスト負担は重くなると考えられます。

また、新規採用した人員が法律関係の電話対応に慣れていなければ、新人教育に時間を取られて業務効率は下がるでしょう。電話代行は、月々の利用料が比較的なリーズナブルな価格設定であり、コスト負担を軽減するのに役立ちます。

さらに、オペレーターは基本的な法律用語の研修を受けている場合が多く、弁護士や事務所による指導は不要です。着信時の一次対応を電話代行に一任すれば、弁護士や事務所スタッフは本来の仕事に専念しやすくなり、業務の効率化につながると考えられます。このように、弁護士や法律事務所は、電話代行の活用で多くのメリットを得ることが可能です。

士業事務所が電話代行を活用した事例

これまで法曹界では、さまざまな士業事務所が電話代行を活用してきました。以下では、いくつか具体的な活用事例をご紹介します。

法律事務所

法律事務所の場合、電話代行を活用した事例は数多く知られています。過去の具体例としては、電話代行で医療関係の訴訟に関する法律相談を受けるケースがありました。訴訟関係の相談では確認事項を正確に聞き取る必要があり、着信対応したオペレーターは、相談者の氏名や病状につい細かくヒアリングしています。

また、法律事務所は、無料相談会の問い合わせや面会希望の電話が寄せられる場面も少なくありません。いずれも着信対応には時間を要しますが、電話代行のオペレーターは落ち着いて用件を確認しています。法律事務所は基本的にデリケートな問題を取り扱うため、電話代行会社では相談者が安心できる親身な受け答えを心がけています。

税理士事務所

税理士事務所では、人手不足から電話代行を活用するケースが見られました。この事例で電話代行の導入が検討された直接の理由は、これまで勤務していた事務員の退職です。電話の着信件数は多くないものの、新しい人員の補充には多大な時間や手間がかかるため、着信受付の外部委託を選択したと説明されています。電話代行の料金は新規採用に伴う人件費より低めであり、同サービスの導入後、コスト負担は軽減したとのことです。

また、関係各所で電話対応の評判はよく、通話内容はメールで報告されるため助かっているとの声も聞かれます。士業に特化した電話代行は、税務・会計用語に慣れているケースが一般的であり、税理士事務所でも幅広く活用されています。

行政書士事務所

行政書士事務所も、電話代行を活用している士業事務所の1例です。実際の導入例としては、業務中に外出する機会が多く、十分に電話対応できないケースが挙げられます。事務所の電話がつながりにくいため、仕事面の評価が低下していないか気になり、迷惑電話にも悩まされていました。

このケースの場合、着信の取りこぼしを減らすといった目的から、電話代行の利用が開始されています。サービス開始後は、外出中に着信がないか気にする必要がなくなり、本来の業務に集中しやすくなったとのことです。また、専門用語の聞き取りが正確でスムーズに通話を進めていくため、安心感があると語られています。

このように、電話代行は使い勝手のよいサービスであり、法律事務所をはじめ多くの士業事務所で活用されています。

【関連記事はこちら】
>>司法書士の電話代行活用事例はこちら

士業に強い電話代行の選び方

士業関係の着信対応に強い電話代行を選ぶ時は、専門知識の有無などに着目することが大切です。

専門知識と業界経験

専門知識と業界経験の有無は、士業事務所にとって、電話対応の業務品質を左右する重要な要素です。電話代行のオペレーターが士業関係の知識や業界経験に乏しい場合、業界特有の表現に戸惑う可能性があります。言葉の理解に時間がかかり会話が滞れば、相手から不審に思われ、事務所の信頼低下につながるでしょう。

一方、オペレーターに一定レベルの専門知識や業界経験があると、着信対応は円滑に進めやすくなります。業界用語や通話内容の理解がスムーズであれば、余計な不信感を抱かれる心配はありません。士業の専門的な知識と業界経験は、事務所の信頼性に影響してくるため、電話代行を選ぶ時の大切な注目点になります。

柔軟な対応力とカスタマイズ性

電話代行の柔軟な対応力とカスタマイズ性は、士業事務所の顧客満足度に関わってくる部分です。士業事務所に電話があった時、電話代行の応対に柔軟性がないと、着信時の受け答えは画一的になる可能性があります。オペレーターが電話の用件に耳を傾けず、「折り返し連絡します」とだけ回答した場合、相手に不快感を与えてしまうでしょう。

それに対し、電話代行に柔軟な対応力があると、着信時の応対方法はカスタマイズしやすくなります。オペレーターが優れた応対スキルを有し、相手の気持ちに配慮して臨機応変に電話対応できれば、顧客満足度の向上につながるでしょう。着信時の応対方法によって通話時の印象は変わるため、電話代行が柔軟な対応力とカスタマイズ性を備えているか確認することも、重要なポイントに挙げられます。

情報管理とセキュリティ

情報管理の体制とセキュリティ面も、士業事務所が電話代行を選ぶ時に目を向けたいチェック項目です。士業事務所は、相談者や依頼者の氏名・住所・連絡先をはじめ、さまざまな個人情報を取り扱います。電話対応する時は、個人情報だけでなく、法律上の悩みや相談内容まで確認するケースが一般的です。

通話内容はデリケートな部分に触れる場合が多く、電話代行は、万全を期したセキュリティ体制が求められます。セキュリティ面に不備があると、情報漏洩を招くリスクは増大するため、望ましくありません。電話代行の適切な情報管理は、士業事務所が信頼を得るうえで必須の要素であり、セキュリティ体制の確認も不可欠といえます。

以上の3点に着目すれば、士業事務所は、着信対応の品質レベルが高い電話代行を探しやすくなると考えられます。

士業事務所が電話代行を導入する際によくある質問

士業事務所が電話代行を導入する際は、サービスの品質や月々の料金設定が気になるところでしょう。以下では、これらの点について、よくある質問をご紹介します。

A：弊社の場合、社内研修を行い法律用語に精通したオペレーターが対応します。

A：具体的な相場は、各社のプランやサービス内容によって異なりますが、一般的には月額数千円から数万円程度となることが多いです。弊社は、一番リーズナブルなプランは平日9～18時・月間15コールまで7000円～の設定になっております。

A：弊社の【士業専門 電話代行】は、これまで300所を超える事務所でご利用いただいております。（導入企業数は9200社以上）今後も、士業の皆様の業務を支えるパートナーとして、質の高いサービスを提供してまいります。

他にも、電話代行について疑問や不明点がある時などは、お気軽に弊社までご連絡ください。