どこでも手軽に閲覧！チャットツールのメリット

更新日：2022.11.08電話代行

チャットツールは、電話やメールとは違ったメリットを数多くもたらすコミュニケーションの手段です。シンプルなチャット形式がスムーズなコミュニケーションを可能とするため、最近はビジネスの場でも幅広く活用されています。弊社でも、チャットツールを通じての受電内容の報告が可能となりました。今回は、チャットツールの主なメリットや弊社のサービス内容をご紹介します。社内外の連絡手段として、新たにチャットツールの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

1 チャットツールのメリット
2 電話代行でも対応可能
3 チャットツール活用時の注意点
4 この記事を読まれている方へのオススメ

チャットツールのメリット

チャットツールは、パソコンやスマホ経由で簡単にコミュニケーションを取る手段です。ビジネスで活用した場合、以下に挙げるメリットが期待できます。

どこでも簡単にコミュニケーション

チャットツールは、インターネットに接続できれば場所を選ばずコミュニケーションが可能です。かつて通信手段は、職場でも家庭でも固定電話が主流でした。昔は営業回りなどで外出した際、お客様や取引先と急いで連絡を取るため街中で電話ボックスを見つけるのに苦労したといいます。

その後、通信環境が整備されるとともに携帯電話が普及し、外出先でも連絡を取りやすくなりました。ただし、携帯電話を使用した通話では、にぎやかな場所では会話が聞き取りにくいなどのデメリットもあります。

チャットツールは、インターネット上でチャットを使って通信する連絡手段であるため、場所や時間を選びません。また、周りの音も気にせずに連絡が取る点が、従来の電話機を使った連絡とは異なるメリットといえるでしょう。

会話感覚で気軽に通信

チャットツールは、チャット（chat：雑談・おしゃべり）の名前の通り、会話感覚で通信できる手軽さが特徴です。会議や打ち合わせ、また取引先との商談は堅苦しい雰囲気になる傾向があります。メールも、仕事関係になると件名や本文についてビジネスマナーに沿った書き方が求められるでしょう。

一方、チャットツールは会話感覚でメッセージを送れるところに大きな特徴があります。チャットツールを利用すれば、ビジネスの場でも雑談に近い雰囲気でコミュニケーションが取ることができます。従来のメールや電話と比べて、かしこまらずに連絡が取るため、職場内のコミュニケーションが活発になるというメリットが期待できます。

メッセージが一方通行になりにくい

チャットツールには、送ったメッセージが一方通行になりにくいという特徴もあります。電話の場合、電話の相手がすぐに電話口に出られるとは限りませんでした。メールの場合は、受信者の不在中に送っても問題ありませんが、見落とされる可能性があります。

チャットツールは、その場でメッセージを送受信するのが基本のスタイルです。リアルタイムでコミュニケーションを取り合うため、メッセージが一方通行になる可能性が低いといえます。電話やメールと比べてスムーズに連絡が取り合える点は、チャットツールならではのメリットです。

電話代行でも対応可能

最近は、チャットツールの利便性の高さから、対応可能とする電話代行会社が増えてきています。弊社も例外でなく、報告手段にチャットツールを取り入れ、充実したサービス体制を整えています。

チャットツールで報告可能

弊社では、着信対応した電話の内容についてチャットツールによる報告が可能です。これまで電話代行の多くは、サービスの利用者様への着信があると電話やメールで業務報告するパターンが主流でした。いまはチャットツールの普及もあり、チャット形式で報告するケースも多く見られます。

着信対応した後は速やかに電話内容を送信する体制であり、緊急の用件も利用者様の確認が遅れる心配はありません。多くの仕事に追われ電話やメールを受けるのが難しい時も、チャット形式で手軽にメッセージを送受信できます。

様々なツールに対応

現在、弊社は各種のチャットツールに幅広く対応しています。すでに対応しているツールを示すと、以下の6つです。

Chatwork
Slack
LINE
LINE WORKS
Microsoft Teams
Google Chat

これらは、国内外での普及率が高い代表的なチャットツールです。弊社サービスの利用者様も、仕事やプライベートで活用されている方も多いのではないでしょうか。そのため弊社では、いち早く上記のツールを導入しました。しかし、別のツールを活用されている利用者様も、数多くいらっしゃるでしょう。

そこで弊社は、これから他の主要チャットツールにも対応していく方針です。まだ未対応のツールについても、今後は快適に使っていただけるサービス体制の整備に努めます。

現在のサービス内容や料金設定

弊社でチャット報告が可能なサービスは、いまのところ「秘書代行」および「士業専門電話代行」です。これらを利用される場合、オプションとしてチャットツールにより報告するサービスをご用意しています。チャット報告をご希望の際は、オプションを追加していただければ問題ありません。

利用料金は、最初の登録費用に\3,000が必要となります。サービスが開始されてからの月額費用は無料です。事前設定は利用者様にお願いする作業もありますが、資料を用意しておりますので安心です。なおオプションサービスに対応できるかどうかは、受付時間や曜日により異なります。いま弊社サービスでチャット報告の活用をご検討中であれば、詳細については弊社にお問い合わせください。

チャットツール活用時の注意点

チャットツールはビジネスに多くのメリットをもたらすと期待されますが、長所ばかりではありません。いくつかデメリットも指摘されていますので、職場で活用する時には注意する必要があります。

情報漏洩のリスク

ビジネスシーンでのチャットツールの活用に伴い、よく指摘されるデメリットは情報が漏れるリスクです。チャットツールは、同時に多人数でコミュニケーションを取る利点もあります。ただセキュリティ対策が十分でないと、無関係な人物の侵入を防げず社内の機密情報が漏れる事態につながります。

最近は、様々なトラブルが発生したこともあり、チャットツールのセキュリティ面は向上してきています。とはいえ、必要な対策を怠ってしまえば、情報漏洩のリスクは避けられません。大事な社内情報を安全に管理するためには、チャットツールのセキュリティ対策も不可欠です。

業務を妨げる恐れ

チャットツールは、手軽に使える特徴がマイナスに作用すれば業務を妨げる恐れがあると指摘されています。近年は、多くの方々にチャットツールが慣れ親しまれています。職場でも、従業員同士がコミュニケーションを取る時に使われるケースが増えてきました。

問題は、業務中もチャットに意識が向きやすくなったことです。いつでもメッセージがないか気にするあまり、仕事への集中力が低下しているとの声も少なからず聞かれます。仕事と関係ない会話が発生するケースも見られるため、場合によっては職場で運用ルールを作成したほうがよいかもしれません。

社内教育の必要性

最近のチャットツールは機能が多彩であり、導入時に社内教育が必要になる場合もあります。ここ数年、各種のチャットツールは活用シーンの増加とともに機能も多様化が進みました。以前より高性能になると同時に、すべて使いこなすのは難しくなったともいわれます。

チャットツールが公私を問わず普及したとはいえ、誰もが駆使しているわけではありません。職場で導入する際、一通りの機能を最大限に活用するなら社内教育が必要になる可能性は低くないと考えられます。また本格的に導入したツールが、必ず職場のニーズに応えられる保証もありません。社員教育にかけるコストなどを無駄にしないためにも、最初は無料プランで試すことをおすすめします。