年末調整時期の税理士・会計事務所には電話代行

更新日：2023.02.17電話代行

毎年、年末調整の時期になると、税理士事務所や会計事務所は繁忙期に入ります。依頼業務が殺到すると多忙になり、電話対応まで手が回らなくなるかもしれません。電話対応の人手が足りない時は、電話代行の活用がおすすめです。事務所は、大きな負担なく電話の受付体制を整えられるでしょう。そこで今回は、繁忙期に税理士・会計事務所が見舞われる状況をふまえつつ、電話代行の活用がもたらすメリットや弊社の「士業専門電話代行」の特長をご紹介します。

1 税理士・会計事務所の繁忙期
2 電話対応が難しくなる理由
3 電話代行を活用するメリット

税理士・会計事務所の繁忙期

税理士事務所や会計事務所の多くは、年末年始を中心とする12月～5月が繁忙期です。とくに12月頃は、年末調整の業務が集中するため忙しさが増します。

繁忙期の業務内容

繁忙期、多くの事務所での主な業務内容といえば、大きく分けて「年末調整」「確定申告」「決算」の3つです。年末調整は、12月～1月に法人から業務依頼が舞い込みます。法人では自分たちの負担を減らすため税理士・会計事務所に年末調整を依頼するケースが多く、たいていの事務所は業務量が急増します。

1月～3月に殺到するのは、個人からの確定申告の依頼です。個人で申告する場合、納税額の計算をはじめとする書類作成は簡単ではありません。受付期間も定められているため、専門家に任せるケースが比較的多く見られます。

繁忙期の最後に待っているのが、3月～5月の決算業務です。現在国内企業では、年度末の3月に決算を済ませ5月に納税するパターンが一般的です。そのため、税理士・会計事務所でも決算処理の作業が増加します。

年1回の業務は慣れるのが難しい

年末調整や確定申告は、繁忙期に集中するとはいえ、年1回の特殊な業務です。そのため繁忙期の業務は、日常的な業務と異なり徐々に慣れていくということができません。経験豊富なスタッフでも、毎年マニュアルを見直しながら作業を進めることもあるといいます。

ようやく一通りの作業手順が頭に入る頃には繁忙期が終わってしまうため、作業に慣れるのが難しいのです。繁忙期の業務は年1回に限られ、作業に慣れにくいところも事務所が多忙になる要因に挙げられるでしょう。

スムーズな業務処理も不可欠

繁忙期の業務は基本的に期日があるため、依頼を受けた事務所はスムーズに処理を進めていく必要があります。年末調整は、月々の給与から源泉徴収された所得税のうち、還付する金額を計算する作業です。手続きが期日に間に合わず還付金の支払いが遅れると、事務所の信頼失墜につながり望ましくありません。

確定申告の期日は、一般的に3月中旬です。手続きの遅れは、事務所の信頼を損ねるだけで済むとは限りません。場合によっては、業務を依頼したクライアントに延滞税などの追従課税が課されてしまうことがあります。

クライアントの今後の活動に悪影響を及ぼしてしまう恐れがあるため、期日は必ず守る必要があるといえます。期日を守るために、緊張感をもちながらスムーズな業務処理が求められるため、繁忙期の忙しさが増すのです。

電話対応が難しくなる理由

繁忙期に税理士・会計事務所で電話対応が難しくなるのは、人手不足が主な理由です。とはいえ、新たに誰かを雇うにはコストがかかり、人材教育も必要になるため人員補充を見送るケースも珍しくありません。

人手不足で電話対応が間に合わない

繁忙期に人手が足りず、電話対応まで手が回らない事務所は少なくないでしょう。税理士・会計事務所の事業規模は、大きく分けると小規模、中堅、大手の3タイプです。小規模の事務所は、一般的にスタッフの人数が所長を含め5名以下といわれています。

繁忙期には、スタッフ全員がそれぞれ多くの業務を処理しないと期日を守るのは困難になるでしょう。そんな状況のもとでは、電話対応まで手が回らず着信を取りこぼす事態も増えてしまうと考えられます。少しでも事務所で着信の取りこぼしを減らすとなると、電話対応の体制整備が急がれます。

人員補充にコストをかける余裕はない

電話対応の体制を整えるうえで、人員補充は有効な方法です。ただ事務所の資金繰りが厳しい場合、多くのコストをかける余裕はありません。通常、事務所の人手を補充する時には人員募集が不可欠です。最近よく見られる募集方法としては、募集広告をネット掲載するパターンが挙げられます。

ネット上への広告掲載は、求人関係に限らず無料ではありません。自分でチラシを用意するとしても制作費などが発生し、さらに応募者対応や面接にも時間を取られます。人員補充はトータルで考えるとコスト負担が軽くなく、多くの事務所は十分に人手がなくても人材募集を見送る傾向にあります。

事務所での人材教育も怠れない

事務所で新たな人材を確保した際は、人材教育は欠かせません。一通りの業務を覚えてもらうまでには一定の手間や時間がかかってしまうため、人員募集を控えるケースも生じています。税理士・会計事務所は、一般的な企業と異なり、依頼者や関係各所から専門的な用件の電話が数多く寄せられます。事務員は、電話対応で一定レベルの専門性が求められるため、基本的に人材教育は不可欠です。

繁忙期に人員を補充しても、事務所のスタッフが各種の業務に追われていると時間的な余裕はなくなります。本来の業務を抱えながら人材教育まで手間や時間をかけるとなれば、容易ではありません。コスト面だけでなく、人材教育にかかる負担を考慮して事務所が人員補充を控えるケースはよく見られます。結果として税理士・会計事務所では、電話対応が難しくなる事態につながってしまうのです。

電話代行を活用するメリット

繁忙期の税理士事務所や会計事務所で電話代行を活用する大きなメリットは、多くの手間をかけず電話対応の体制を整えられる点です。電話の受付体制が整うと、着信の取りこぼし防止などにも効果があります。

手間をかけずに電話対応の体制整備

電話代行は、手間をかけずに電話対応の体制整備を実現できるサービスです。電話代行サービスを活用すれば、自身で事務員を集める必要はありません。オペレーターの手配は電話代行会社に一任できるため、人材募集広告の掲載費や採用業務、人材育成などの負担を省けます。

電話代行のオペレーターは、事前に必要と考えられる研修を済ませてから現場の業務に臨むのが一般的です。良識ある依頼先を選べば、事務所が改めて電話対応の方法を指導する面倒も発生しません。あらかじめニーズに見合ったサービスを申し込めば、事務所の希望に近いスタイルでの電話受付の実現を見込めます。

スムーズな電話対応で着信の取りこぼし防止

電話受付の体制整備がもたらす主なメリットは、スムーズな受信対応により着信の取りこぼしを防止できるところです。見込みのコール数にもとづき適切な人数のオペレーターを配置すれば、電話対応は円滑に進められます。電話が集中する時間帯でも、人手が足りていれば基本的に着信を取りこぼす心配はありません。

繁忙期の事務所で電話対応が円滑化すれば、それぞれのスタッフは本来の担当業務に専念できます。同時に、緊急の連絡が入った時などは迅速に対処を進められるでしょう。着信の取りこぼしを防ぎ、急ぎの用件を速やかに処理しやすくなる点でも電話代行は有効なサービスといえます。

「士業専門電話代行」は士業関係に特化

弊社が提供するサービスには、「士業専門電話代行」があります。このサービスの主な特長は、税理士や会計士をはじめ、士業関係の電話対応に特化している点です。担当オペレーターは、事前に基本的な専門用語などを確認したうえで業務を開始します。

そのため、事務所に専門的な用件で電話があっても、対応に戸惑う事態にはなりません。お問い合わせ内容の適切な理解に努めながら、事務所のスタッフに引き継ぎます。「士業専門電話代行」であれば、より高品質の電話対応を実現できるでしょう。繁忙期の事務所で人手不足などにお悩みであれば、ぜひ弊社サービスの活用をご検討ください。