会社をあげてタイムマネジメントに取り組もう

2021.04.01ビジネス豆知識
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最近、多くの企業から注目されている時間の管理方法がタイムマネジメントです。従来のスケジュール管理と異なり、時間の使い方を管理することで生産性の向上を目指します。昨今は人材を確保しにくい状況ですが、職場で業務時間の使い方を工夫すれば人手を増やさなくても作業効率や生産性を上げられるかもしれません。そこで今回は、タイムマネジメントの進め方や上手に活用するコツをご紹介します。

タイムマネジメントはどんな取り組み?

タイムマネジメントは、時間の使い方を管理するなかで生産性の向上を目指す取り組みです。

タイムマネジメントの目的

タイムマネジメントの主要目的は、同じ時間内でより多くの成果を上げるための生産性の向上です。この目的の達成に向け、職場では時間の有効活用に取り組みます。

タイムマネジメント(Time Management)は直訳通り「時間の管理」を意味する言葉です。より厳密には、時間の使い方について管理することを指します。

この言葉と混同しやすい表現に、スケジュール管理があります。ただスケジュール管理の場合、さまざまな都合に考慮しながら無理なく行動するための予定を立てることが主眼です。

タイムマネジメントは時間を管理する点でスケジュール管理と共通しますが、その目的は生産性の向上であり大きく異なります。

多くの企業に注目される理由

最近、タイムマネジメントが多くの企業に注目される主な理由は労働力の減少です。

いま国内では少子化の流れが止まらず、全国的に人材確保は難しい状況にあります。さらに世界市場ではグローバル化が進み、労働力不足などで生産性が伸びない国内企業は国際競争力の低下を懸念されています。

そんな現状を切り抜けるため政府が示した対策が、働き方改革です。多様な働き方を可能にすることで労働力を確保し、働きやすい環境づくりや時間外労働の見直しにより出生率の回復を目指すと述べています。

ただ、労働力不足の早期解決は容易ではありません。そのため企業では少ない人手で生産性を維持・向上するには労働時間の有効活用が必要と考え、タイムマネジメントに注目したといわれています。

導入で見込まれるメリット

タイムマネジメントの導入で見込まれる大きなメリットは、業務の効率化に伴う生産性の向上です。

人手が少なく労働時間も限られるなか少しでも多く成果を出すには、業務の効率化が怠れません。タイムマネジメントにより作業効率が改善されれば、結果的に生産性は向上すると考えられます。

さらに時間外労働が是正され残業時間が減ると、コスト負担の軽減にもつながります。同時に残業時間の減少によりプライベートの時間が増えれば、仕事と私生活も両立しやすくなるでしょう。

タイムマネジメントの導入はさまざまなメリットをもたらすと期待されるため、企業で取り組む価値は高いと考えられています。

タイムマネジメントの進め方

タイムマネジメントの進め方は、大きく分けると1.業務の洗い出し、2.順位づけ、3.目標設定、4.実践、5.振り返りの5段階です。

ステップ1:業務の洗い出し

タイムマネジメントを始める前には、最初の準備作業として一通りの業務を洗い出します。

たいてい職場では、多くの仕事を抱えています。勤務時間内にそれぞれの作業を効率よく進めるには、あらかじめ業務の全体量を把握することが不可欠です。

事前にすべての業務を洗い出しておくと、効率のよい時間配分を考えやすくなります。

ステップ2:順位づけ

職場が抱える業務を洗い出したら、次は各業務の順位づけです。

通常、仕事には優先順位があります。業務の順位を考える時、基本的な判断基準は緊急性と重要性の2つです。急ぐ必要はあるか、また重要性が高いかを基準に業務の優先順位を決めます。

優先度の高い業務から時間配分を考えると、順位の低い業務は後回しにできます。

ステップ3:目標設定

すべての業務の優先順位を決めた後は、それぞれの目標を設定する段階です。

どの業務についても、いつまでに終えるか期限を定めておくと作業スピードを速めるのに役立ちます。同時にどれだけの成果を目指すかゴールを設定すれば、モチベーションを高めるにも効果的です。

ゴール地点は明確に設定するほど、どこを目指して頑張ればよいか分かりやすくなります。

ステップ4:実践

ここまでのステップで事前準備を終えたら、ステップ4は実践です。

実際に仕事を始める時には、あらかじめ決めておいた優先順位にしたがい期限内の目標達成を目指しながら業務に取りかかります。この手順で業務への集中力が高まれば、作業効率は上がると期待できます。

最初にすべての業務を洗い出していますが、何か忘れていないか不安があれば作業前に再チェックするとよいでしょう。

ステップ5:振り返り

タイムマネジメントを実践した後は、その効果を振り返る手続きが望まれます。

最初、不慣れなうちはタイムマネジメントが期待通りに効果を発揮するとは限りません。十分な成果を得られなかった場合は何か問題がないか振り返り、どんな改善策が必要か検討します。

タイムマネジメントの進め方を見直しながら手順に慣れていけば、徐々に効果は高まると予想されます。

タイムマネジメントを上手に活用するコツ

タイムマネジメントを実践するうえで意識したいコツは、「無理のない時間配分」「目標の明確化」「集中できる時間の把握」の3点です。

無理のない時間配分

タイムマネジメントの目的は生産性の向上ですが、無理なく時間配分することも大切です。

業務の時間配分を決める際、同じ時間内の作業量がこれまでと大差なければ普段以上の成果は得られないでしょう。成果を増やすには、同じ時間でより多くの作業を効率よく進める必要があると考えられます。

とはいえ、無理のある時間配分はNGです。生産性の向上を優先するあまり短い時間に手に余るほどの業務を詰め込むと、予定通りに作業するのは難しくなります。

タイムマネジメントでは作業の効率化を欠かせませんが、焦りは失敗する原因です。少しでも失敗のリスクを減らすなら、余裕のある時間配分が望ましいといえます。

目標の明確化

目標の明確化は、業務に臨む時のモチベーションを維持・向上するのに有効です。

仕事では、目標がはっきりしないと十分に業務を進められているかどうか分かりにくくなります。いくら頑張って作業しても達成感を得られない可能性があり、ストレスも感じるかもしれません。

反対に目標が明確になっている場合、そこまで業務を進められると充実した気持ちになれるでしょう。ひとつの業務で達成感を得られれば、たいてい「次も頑張ろう」との思いが生まれます。

この点はタイムマネジメントも同様であり、高いモチベーションを維持しながら業務をすすめるには明確に目標設定することが重要です。

集中できる時間の把握

タイムマネジメントで効率よく作業を進めるには、集中できる時間を把握しておくと役立ちます。

専門家の意見によると、集中できる時間には限度があります。人により多少の違いはあるものの、1日のなかで頭が冴えるといわれる時間帯は基本的に午前中です。

そのため、とくに集中力の求められる業務は午前中に割り振ると作業効率の向上につながります。昼食後は満腹感から眠気を感じることも多いので、面倒な作業を進めるには適していないと考えられます。

タイムマネジメントを上手に活用するなら、明確に目標設定しましょう。集中できる時間を考慮しながら、無理のない時間配分で業務計画を立てることも大切です。

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