電話代行で採用活動を効率化できる？

会社で採用活動する際、電話代行を利用すると応募者対応の効率化に役立ちます。着信の取りこぼし減少、コスト負担の軽減にも寄与します。

『求人受付専門電話代行』で採用活動を効率的に

更新日：2023.02.16電話代行

現在、新型コロナの影響でビジネスシーン全体の求人数は減少傾向にあります。とはいえ、業種によっては人材不足が解消せず採用活動に積極的な会社も少なくない状況です。不況で収益が伸びていない場合、採用活動に多くのコストはかけられないでしょう。そんな時は、手頃な料金で電話対応を一任できる電話代行がおすすめです。今回は採用活動で電話代行がもたらすメリットなどをご紹介します。電話の受付体制を整える際にはお役立てください。

1 新型コロナの影響で変わる採用活動
2 職場で応募者対応する難しさ
3 電話代行で採用活動を効率化

新型コロナの影響で変わる採用活動

最近は、新型コロナウイルスの影響により人材不足は緩和されている傾向にあります。採用活動も落ち着く流れを見せています。

人材不足は緩和

昨年の「アルバイト採用活動に関する企業調査」によると、ここ1年に限れば職場の人材不足は全体的に緩和されたとの結果でした。この調査は、2020年11月末から12月初めに実施されています。調査方法はWeb調査、調査対象は直近1年以内にアルバイト採用業務に携わった20～69歳の会社員、有効回答数は1,527名です。

調査結果の概要を見ると、アルバイトが人材不足と回答した会社は全体で56.3%でした。2018年と2019年の結果はそれぞれ68.7%と70.2%であり、両年に比べると今回は12～14％ほど減少しています。これらの数字を見ると会社のアルバイト不足は約7割から5割近くに低下しているため、全体的に人材不足は緩和されたと考えられています。

採用活動は変化する流れ

職場の人材不足が緩和されたのに伴い、採用活動は全体的に落ち着くと見られます。調査結果によれば、新型コロナウイルスの感染拡大が人材不足の緩和につながった業種は約9割でした。とくにホテル・旅館の接客関係は人材不足との回答が52.8%であり、前年より3割近く減少しています。

2020年のアルバイト採用数は「増えた」と「変わらない」を合わせた回答が69.4％、「減った」は21.3％でした。そのうちホテル・旅館の接客関係は、「減った」が42.5％と半数近くに達しています。2021年の採用は、「変わらない予定」41.4％、「増やす予定」26.4％でした。これらの数字をふまえた場合、多くの会社では人材不足が緩和され採用活動は落ち着くと考えられます。

業種ごとに異なる実状

人材不足の緩和で今後しばらくの採用活動は全体的に急務でなくなると見られますが、実状は業種ごとに異なります。業種による実状の違いを示すのが、上記した2021年の採用を「増やす予定」26.4％です。この数字にしたがえば、約1/4の会社でさらなる人材確保が必要と理解されます。

採用を「増やす予定」の業種は、「警備・交通誘導」49.0％がトップです。次は「介護」34.8％、さらに「保育」32.5％、ホテル・旅館の「接客」29.2％、コンビニ・スーパーの「販売・接客」28.6％と続きます。この結果からは、全体に人材不足が緩和されるなかでも業種によっては人員補充が怠れないと分かります。

職場で応募者対応する難しさ

職場での応募者対応は、受付体制が十分に整っていないと簡単ではありません。よく起きる問題は、人手不足による着信の取りこぼしです。仕事に追われ言葉遣いが荒くなるケースも見られ、場合によってはコスト面も問題になります。

人手不足で着信を取りこぼし

人手不足は、職場に電話がかかってきた時に着信を取りこぼす大きな要因です。職場の人手が少ない場合、着信が集中した時に数件の電話を受けられなくなる事態はよく発生します。とくに事務員を採用せず一般社員が電話対応まで引き受けていると、着信の取りこぼしは多くなる傾向です。

そのまま電話対応の体制が整わなければ、採用活動で応募者の電話をスムーズに受けるのは難しくなると考えられます。人手が変わらず着信が普段以上に殺到すれば、さらに取りこぼしは増えるかもしれません。人手不足を解消するため積極的に採用活動を進めるなら、電話の受付体制は整備しておくことが望まれます。

仕事の忙しさで言葉遣いが粗雑に

仕事が忙しく言葉遣いが粗雑になるケースも、人手不足でよく見られる問題です。人手の足りない職場で一般社員が電話にも対応している場合、着信があると仕事の手は止まります。普段はとくに問題がなくても、納期が迫り時間に余裕がないとストレスを感じても不思議ではないでしょう。

そんな時は、大切な取引先やお客様からの電話でも言葉遣いは荒くなる可能性があります。採用活動でも、丁寧に応募者対応せず信頼感を損ねれば会社にとっては大きなマイナスです。常に丁寧親切な着信対応を実現するためにも、電話受付の体制整備は不可欠といえます。

コスト面が問題になる場合も

採用活動する時に少ない人員で電話対応していると、コスト面が問題になる場合もあります。人員補充のため採用活動を始めると、応募者から電話が寄せられ着信数は通常時より増えるでしょう。電話対応に多くの時間を要すれば、それだけ電話代や人件費は上乗せされコスト負担の増加を招きます。

電話対応を円滑にする目的で事務員を採用すると、さらに新たな人件費が必要です。応募者への対応方法を指導していれば、時間や労力的なコストもかかります。少しでも採用活動に伴うコストを抑えるなら、電話対応の体制整備には工夫が求められるでしょう。

電話代行で採用活動を効率化

会社で採用活動する際、電話代行を利用すると応募者対応の効率化に役立ちます。

着信の取りこぼし減少

電話代行の利用がもたらす大きなメリットは、着信の取りこぼしを防ぎやすくなる点です。電話代行は電話対応を中心業務に位置づけ、着信があれば基本的にすべて受ける体制で業務に臨みます。いたずら電話や間違い電話まで用件に関係なく対応するため、着信の取りこぼしを減らすのに効果的です。

着信の取りこぼし減少は、会社の信頼性向上につながります。すぐ電話がつながれば応募者の印象はよくなり、採用に応じてもらえる可能性は高まるでしょう。少しでも確実に優れた人材を確保するなら、電話代行による着信の取りこぼし減少は大いに意味があると考えられます。

コスト負担の軽減

電話対応を専門業務とする電話代行の利用は、コスト負担の軽減にも効果を発揮します。一般的に電話代行は、必要な時だけ電話対応を頼めるサービスです。事務員を採用するのと異なり、終日にわたり人件費が発生する心配はありません。職場の電話対応を任せると、着信のたびに社員の手が止まる事態も避けられます。職場全体が本来の業務に集中しやすくなれば、生産性の向上も望めるでしょう。採用活動のコスト軽減とともに会社の収益増を期待する場合も、電話代行がもたらすメリットは小さくないといえます。

おすすめは『求人受付専門電話代行』

できるだけ電話代行の利用料金を無駄にしたくないと考えるなら、『求人受付専門電話代行』はおすすめです。弊社のサービスは応答率が平均98％以上であり、ほぼ着信の取りこぼしを防げます。『求人受付専門電話代行』も例外でなく、常に速やかな応募者対応を心がけ優れた人材の確保に努めます。

利用料金はリーズナブルに設定されています。予算が限られるなか、余計な出費は不要です。オペレーターは電話対応の方法を職場のニーズに合わせ柔軟に変えられるため、人材教育の手間も省けます。採用活動で応募者の電話対応に必要以上のコストをかけず、着信の取りこぼしもできるだけ防ぎたい場合には、弊社が提供する『求人受付専門電話代行』の利用をご検討ください。