レンタルオフィスでの電話代行サービスの活用

2019.12.27電話代行
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電話代行サービスの活用

昨今ネットの普及、環境の変化により、オフィスや事務所を構えずとも仕事が出来る時代です。

今の時代のニーズに合った形として、レンタルオフィスやシェアードオフィスが人気です。

「開業して日が浅い」「事務所の場所を決めきれない」等、様々な理由があっても開業や企業し始めた方が多い印象です。

限定的に作業する為にとレンタルオフィス等を利用する方も居ます。

レンタルオフィスやシェアードオフィスを利用すると、本来オフィスに用意される物は無い事が多いです。

企業や取引先と「安心感」の上で気持ちよく仕事をするために、電話代行ツールをご案内します。

 

「携帯番号だけ」は不安感を与える第一歩

レンタルオフィス、シェアードオフィスのデメリットは、オフィスに自社用の固定番号は用意されない事です。

ですが、固定番号の有無は仕事上での信用を左右するものになります。

名刺に記載する情報は、相手に自身の情報を簡略的に伝える物です。

住所は、レンタルオフィスで契約した住所を乗せれば問題無いです。

ただ連絡先の番号に固定番号の記載が無く、携帯番号だけになっていると相手を不安につなげる事になります。

「固定の番号が無いのか」「しっかりした会社じゃないのか」等、少し不信感を持ってしまう方は少なくなりません。

番号たった一つで初めて関係を構築する方から、残念な印象を持たれるのは勿体ないです。

では、何故固定の番号が無い事で不安へ繋がるのか。

それは携帯電話だけだと「応対出来ない」可能性が高い事です。

「充電切れで対応できない」「圏外である」「商談に入っている」等、きちんと理由はあってもこちらの都合は電話をかけてきてくれた方は知りません。

「録音サービスに残したくない要件だ」「急を要す」「繋がらないので同業種の違う会社に頼む」等、電話の方にも掛けてこられる理由は様々です。

それが「繋がらない」だけで不安や不信感につながってしまいます。

代行業者を利用すれば、専任スタッフが着信を取り逃す事もありませんから、「繋がらない」が解消され、電話相手側も安心を得る事が出来ますし、緊急時等も対応が迅速に出来ます。

 

仕事が軌道に乗る速さは連絡がつく速さに繋がる

電話代行で仕事が軌道に乗る

開業して日が浅い時は、仕事が軌道に乗るのに時間がかかります。

新規の取引先を増やしたり、営業に回ったりやるべき作業は毎日溢れる程存在します。

自身で電話に応対しながら上手にやる事は、簡単に見えて実はとても時間が奪われています。

その時間が少しでも減ったとすれば、業務を軌道に乗る時間に充てたいとは誰しもが考える事です。

だからと言って、電話応対をおざなりにすると上記に記載したように電話口の相手に不安や不信感を植え付けてしまい、新しい仕事に繋がりません。

そして結果として軌道乗るのに時間が掛かる悪循環となります。

「開業したばかり」「取引先が少し増えた」、だからこそのタイミングで使うのが電話代行です。

スタッフが丁寧に電話応対を行ってくれる事だけが利点ではなく、開業や取引が増える時期に増え、時間を取られてしまう「営業電話」からも解放されます。

電話の応対時間が減る事によって、本来やるべき仕事により一層集中できます。

仕事が軌道に乗る時間も短くなる一歩へ繋がります。

 

低コストで始められる安心

電話対応をしてもらうためだけに、採用活動を行っている企業もあるでしょう。

しかし、開業したばかりの企業では予算の余裕はありませんし、新人を雇ったとしても会社の質を落とさないために電話対応の育成をしなければならず、結局時間とお金がかかることになります。

電話対応だけのスタッフを用意するとなれば、複数人必要な上にさらに営業時間内のバランスをみて配置することが必要になります。

しかし、電話代行サービス(株)を利用すれば初めから専門知識のあるスタッフが対応してくれます。

さらに自社にあったサービスのみを利用することのできる、オーダーメイドでプランを作成することができます。

自身の会社の問合せ状況に合わせて低予算で始められるのです。

 

優先するべき案件がわかる

電話代行で優先するべき案件がわかる

 

開業して初めのころは案件を引っ張ってくることに一生懸命ですが、次第に件数が増えると人手が少ない状態では案件の整理をすることも難しいでしょう。

1つ1つ目の前に対応に集中しているため、電話対応をしていたらそれより前にやっていた作業を忘れてしまうことや、何から手をつければいいか分からなくなることもあるでしょう。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話対応の後にメールなどで案件について教えてくれるため、可視化できることで優先すべき案件や業務の整理ができやすくなります。

優先順位を明確にして働けることは作業の効率化にもなり、さらにクライアントの信頼にもつながります。

 

おわりに

レンタルオフィスやシェアードオフィスも利用する上で、メリットもデメリットも多数あります。

デメリットの一つに上げられる事も多い電話についての問題は、電話代行サービスで補う事は十分可能と考えられます。

「これから会社を更に広げたい」「これから企業を安定させたい」等、仕事に向き合っていく中で大きな夢へ繋がります。

電話代行でのサービスをうまく使えば、「これから」が沢山増える分きっかけをつかみ損ねる事無く、夢に向かって前進できることでしょう。

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