『士業専門電話代行』が士業事務所の成長を支える

更新日：2022.08.25電話代行

弁護士、司法書士、公認会計士、税理士、行政書士などの士業は、資格一本で仕事を勝ち取るイメージが強いですが、もちろん、有資格者の力だけで事務所運営はできません。電話を受け依頼内容を聞き取り、専門家につなげてくれる秘書や事務員、アシスタントなど裏方の存在も忘れてはなりません。

そんな重要な秘書や事務員の代行を請け負うのが、弊社の『士業専門電話代行』です。今回は、当サービスの特徴や活用メリット、具体的な活用事例をご紹介していきます。

1 さまざまな士業に特化した電話対応を！

さまざまな士業に特化した電話対応を！

『士業専門電話代行』の特徴とメリット

『士業専門電話代行』は、その名の通り、弁護士や税理士、行政書士など士業と呼ばれる職業をサポートするサービスです。業務は電話応対に関するもので、電話を取り次ぎ内容を聴取、報告するという点では、基本的に秘書代行と同じです。

特殊なのは、サービス対象職種の専門性の高さです。当サービスの利用対象である弁護士、司法書士、税理士、行政書士などは、それぞれ国家試験をパスし、専門知識を身につけたその道のエキスパートです。一般的に馴染みのない法律用語や行政用語が飛び交う中で、「本当に適切な電話対応ができるのか？」と疑問を持たれる士業の方も少なくありません。しかし、事前研修において必要最低限の業界知識や用語知識はきちんとマスターし、万全に近い状態で現場に臨みますので、安心してお任せいただけます。ですので、士業の方々は、専門知識の必要な実務に専念できるのです。

『士業専門電話代行』を生かせる士業とは？

当サービスを利用されている士業のジャンルはさまざまですが、その中でも特に多い以下の3士業の特色、電話応対の難しいポイントなどをご紹介します。

弁護士

借金トラブル、離婚、労務問題、相続など、複雑な法的トラブルの解決にあたる弁護士の事務所には、依頼者からの電話だけでなく、裁判所や検察、法務局、依頼者のご家族、所管の弁護士会、官公庁などから、さまざまな業務に関する連絡電話も入ります。秘書や事務員は、難解な法律用語が含まれる内容であってもそつなく対応しなければなりません。クライアントや関係機関から不信感をもたれないためにも、電話内容や相手に応じて適切に対処する応対スキルが望まれます。

司法書士

登記の専門家である司法書士事務所にも、毎日さまざまな電話がかかってきます。たとえば、一口に登記と言っても、「不動産登記」もあれば「商業登記」もあり、それぞれの違いをしっかり認識したうえで応対しなければなりません。その様な基礎知識をマスターしてこそ、的確な対処ができますし、クライアントからの信頼につながるのです。

行政書士

さまざまな許認可や書類作成の代行を請け負う行政書士。事務所にかかってくる電話の相手は、依頼者、市役所、県庁、各省庁、運輸局、特許庁など、扱う業務内容によってさまざまです。業務範囲の広さは士業の中でも随一と言っていいほどですので、どんなところから電話がかかってくるか予測もできないほど。そんな中でも、電話対応を任されたスタッフは的確で丁寧に取り次がなければなりません。

覚えるべきは、業界用語だけではない

たとえば、行政書士事務所にかかってくる電話で、書類の細かい書き方や手続きのルールに関して、いろいろ質問されるケースもあると思います。もちろん、専門的に踏み込んだ内容は行政書士の資格を持った専門家でないと理解できませんが、電話口で少しでも分からない態度を見せてしまうと、それだけでその事務所のイメージは低下するでしょう。電話対応を任されるスタッフは、どんな状況でも動じない姿勢も身につけておくべきです。

電話応対のツボを心得ている電話代行会社のオペレーターであれば、相手の立場や会話内容に関係なく、冷静な対処が可能です。特に弊社では、25年以上の実績と、それによって積み上げてきたノウハウがございます。当サービスをご利用になった弁護士、司法書士、税理士、行政書士の方々には、専門用語の習得と同時に、基本的な電話応対スキルに対しても評価をいただいております。

サービスご利用の声。弁護士法人の場合

かつて当サービスをご利用になった弁護法人Sさまの声をご紹介します。

弁護士法人・Sさまの声

主に交通事故の案件を扱っております。当初の悩みは、営業時間外に電話してくる依頼者への対応をどうするか、でした。案件の都合上、依頼者からの電話はいつ起きてもおかしくありません。交通事故という切迫した状況の中、時間外でも上手く対応できないものかと苦心していました。それが、電話代行サービス（株）さんの『士業専門電話代行』を利用し始めてからは、土日祝日の電話もカバーできる様になり、問題点はだいぶ改善されました。以降、「助かった」「電話して良かった」というお礼の声もたくさんいただく様になり、利用を決断して本当に良かったと思います。

弁護士法人向けに24時間体制のコールセンターサービスも

弊社では、弁護士法人さまにかかってくる電話を24時間体制でバックアップするコールセンターサービスも提供しております。交通事故や離婚問題など、切実な悩みに関する問い合わせに対し、スピーディかつ適切に対処いたします。案件増の増加にもつながりますので、こちらの活用もご検討下さい。
法人だけでなく、独立した弁護士の方もご利用いただけます。メリットや詳しい情報に関しては「弁護士の独立開業の可否を大きく左右する秘書代行」にて紹介させていただいておりますので、ぜひご覧ください。