チャットツールが会社にもたらすメリットとは

チャットツールのメリットと有用性

更新日：2023.04.19スタッフブログ

弊社、電話代行サービスやfondesk（フォンデスク）など、チャットで連絡通知ができる電話代行会社が増えてきました。チャットツールは連絡手段という面だけでなく、即時性の高い情報管理ツールです。最近ではメールに代わり、クライアントや顧客への連絡手段や営業ツールとして、多くの企業で採用されています。チャットツールはほかのサービスと連携させることで、社内やクライアントとの連絡活性効果やプロジェクト進行の効率化が期待できます。この記事では、チャットツールのメリットと有用性についてお話しします。チャットツールだけでなく電話代行会社を比較したい方は、「電話代行サービス」5社を徹底比較！自社に合った電話代行サービスの選び方をご覧ください。

1 チャットツールとは
- 1.1 チャットツールの将来性
2 チャットツールが会社にもたらすメリット
3 チャットのデメリット
4 社内のツールと連携
- 4.1 電話代行もチャットツールで管理

チャットツールとは

リアルタイムで複数の人とコミュニケーションをとれるシステムのことです。

チャットツールの将来性

電話代行会社でもfondeskや、弊社のようにチャットツールで電話対応報告をクライアントにする会社が増えてきました。チャットがこれほどビジネスシーンで急速に浸透した要因として、セキュリティなどの安全性の高さがあります。通信内容の暗号化やアクセス制限等、基本的なセキュリティ機能に加え、サイバー攻撃の対象になる可能性が低いため、不特定多数に間口が広いメールなどより安全性の面で安心です。

2017年時点で日本の会社の約30％がビジネスチャットツールを導入しており※1、タイムリーでメールより定型的な文章が不要な連絡手段は、ビジネスシーンにおいても年代など関係なく浸透しています。営業面においても、ブランディングやリマーケティングの面でメリットが大きく、H＆Mやヤマト運輸等大手がチャットコマースを導入し、顧客接点の強化や売上拡大に成功しています。

また、LINEなどのように、チャットを媒体としたマルチチャネル化で社内サービスとユーザーを結びつけて、多様なビジネス展開を行う企業も増えています。現在、チャットは無くてはならないサービスであり、今後も使用されるサービスの一つとして確固たるポジションを確立しています。

※1、2017　総務省ＨＰ　「働き方改革ｘチャットツールのビジネス活用」　情報流通行政局

チャットツールが会社にもたらすメリット

テレワークが推奨される中では、チャットを利用することで、特に社内コミュニケーションの活性化や業務スピードの改善など様々な利益を得られます。電話代行とチャットツールは連携することも多く、弊社もですが、フォンデスクと、チャットツール日本大手の「chatwork(チャットワーク)」は共同で電話代行サービスを提供していたりもします。それでは、チャットツールのメリットについて詳しく説明していきます。

コミュニケーションの効率化

自席にいながら、他部署や支社にいる人とも簡単に連絡を取り合うことができます。また、社外でもスマートフォンやタブレットなどのデバイスからも手軽に連絡を取れます。時間と距離に関係なく連絡を取り合うことができるため、コミュニケーションを効率的に行うことができます。

社内コミュニケーション不足の解消、活性化

チャットツールでは、任意でグループ作成ができるため、情報共有が容易になることや、グループに参加することでグループへの参加意識を強める働きがあります。普段話さないメンバーでもグループ内だと話しやすい等コミュニケーションの活性化も促します。

文章作成の手軽さ

メールのように外部に文章を送信する際、定型文のような形式がチャットにはありません。文章作成がメール程手間にならず、対応もタイムリーなため、より簡潔な文章でやり取りされることが良しとされます。また、複数の人に同一メッセージを送りたい時も、グループチャットに送るだけで済みます。

セキュリティの安全性

メールだと、誤送信で情報漏洩のリスクがありますが、通信内容の暗号化や端末認証機能などがチャットには装備されており、リスクヘッジすることができます。自社セキュリティに依存できない環境の場合は特にオススメです。

プロジェクトの進行速度上昇

チームやグループへの情報伝達と情報共有がスムーズだと、不測の事態が起こった場合でも即時対応が可能です。また、タスク管理やデータのやり取りもチャットツールでまかなえるため、プロジェクトを進めるうえでは欠かせないツールといえます。

働き方改革の推進

コロナ禍のため、在宅で働く人が増えました。チャットツールを使えば自宅であってもスムーズなコミュニケーションをとることができます。自宅に仕事環境さえ整っていれば、場所を選ばず社内の人と仕事をすることが可能です。

チャットのデメリット

導入コスト

個人や少人数での導入の場合は、無料のプランなどありますが、ビジネスで利用する場合はランニングコストがかかる場合があります。また、使用方法など学ぶ必要もあります。

情報確認のしづらさ

チャットはタイムリーに利用できる反面、新しいメッセージが複数送られてくる場合、情報の確認しづらくなります。共有されたデータ類を検索しやすい機能など、チャットツールの機能を理解して採用する必要があります。

対面コミュニケーションの減少や生産性の低下

利便性の高いチャットツールですが、その性質上、対面コミュニへーションが減ってしまいます。また、気軽にコミュニケーションが取れることから、どうしても無駄なコミュケーションが増えてしまいがちになります。集中して業務を行っている最中にチャットに邪魔されることも少なくありません。利便性の高さから副次的なデメリットはいなめません。

社内のツールと連携

コミュニケーションツールの手段としてチャットツールを考えるだけでなく、現在使用している社内ツールと組み合わせて、シナジーを生み出していくことを考えましょう。より大きなメリットや利益を生み出すことを念頭に、社内環境を整えていくことが大切です。タスク管理や情報共有だけでなく、社内提出書類や社外の連絡をチャットに統一するなど、時間的コストが高いものこそ連携させることで、利益が出ることも少なくありません。

電話代行もチャットツールで管理

チャットツールで対応できない電話対応に関しても、弊社、電話代行サービスやフォンデスクなどの、チャットツール報告が使える電話代行にアウトソーシングすることで、1次対応の連絡をチャットに集約することができます。しかし、自社で使用しているチャットツールが電話代行会社で対応してもらえるかはわかりません。電話代行会社を利用する際には、フォンデスクや弊社のような多くのチャットツールを採用している会社なのかなどを、あらかじめ確認しましょう。

チャットはマルチチャネル化しやすいツールです。様々なサービスと連携の取りやすさから、今後さらに導入企業が増えることが予想されます。電話代行を導入する企業もコロナ禍以降急激に増えてきており、社内でチャット管理を一元化することで、体制強化につながるでしょう。