秘書の代表的な仕事をご紹介

2017.07.13スタッフブログ
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秘書はさまざまなことを想定することが重要です

会社の社長や役員などは組織の根幹に関わる事案を扱っており、大きな責任を負っています。しかも、常に複数の案件を抱えているため、身心ともに多忙を極めることも。秘書の役割は、上司となる彼らの負担を軽減し、彼らが十分に責務を果たせる様にサポートをすることです。私達は普段、電話を通じて「電話秘書」としてサポートしていますが、今日は秘書の仕事について代表的なものを紹介したいと思います。

スケジュール管理

秘書の代表的な仕事として、まず挙げられるのがスケジュール管理です。上司が抱える仕事はいずれも重要事項であるだけでなく、その量も少なくありません。すべての業務を過不足なく円滑に進めるために、作業効率を考えて上司の予定を組み立てます。

しかし、効率だけを重視している訳ではありません。緊急を要するかどうかなど優先順位も頭に入れて、全体のバランスを考えて時間調整を行います。たとえば出張の時、交通機関のチケットや宿泊場所を予約する場合も、計画に支障が出ない様に配慮しています。

会議やイベントの準備

会議やイベントの準備も、計画性を持って取り組むことが秘書に求められます。開催日時について事前に関係者に連絡し、必要があれば各担当と調整します。同時に、会場に利用する場所の予約も忘れてはいけません。また必要となる物品の項目や数量を確認し、当日までに手配することも大切な業務です。

ここでも、単に要領よく作業すれば済むものではありません。たとえば会議室の準備でも、会議が滞りなく進められ、かつ実りある成果が出せる様に配慮します。またイベントなどで急な予定変更が生じても、不測の事態に対応できる様に心掛けています。

来客や電話対応

上司が重要な職務についていれば、各方面からの来客や電話も自然と多くなります。その対応だけで一日が終わってしまわない様に、秘書が上司の代役を務めます。ここでも上司の業務に差し支えない様、どんな対応が適切か判断しながら処理していきます。

さまざまな仕事をする秘書

しかし、たとえ相手がどの様な態度であっても、丁寧な対応を忘れません。上司の評価を落とさない様、礼節を重んじて接します。そのため秘書は、接客や電話での受け答えにおいて必要最低限のマナーも身につけているものです。

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