電話秘書は事業立ち上げのタイミングこそ必要！

更新日：2022.05.09スタッフブログ

1 秘書代行の活用で新規顧客の確保を！
2 コストを抑えたい開業時にも必要な各種の経費
3 投資を控えることで起こる顧客対応の問題点
4 低価格設定でも高品質の電話秘書はおすすめ
5 電話秘書の早期活用がもたらすメリット

秘書代行の活用で新規顧客の確保を！

何事も「始めが肝心」といわれますが、ビジネスの世界も例外ではありません。新規事業の始まりで、しっかり準備を済ませるとスムーズに開業できます。顧客対応窓口も同様であり、事業立ち上げのタイミングこそ投資を見送っている時ではないでしょう。費用が十分でなくても、弊社の電話秘書であれば低価格設定のため安心です。そこで今回は、開業時における投資の必要性、投資しないことが招く問題点、また電話秘書を利用するメリットなどについてご説明します。

コストを抑えたい開業時にも必要な各種の経費

新規に事業を始めた時は、資金調達が簡単ではありません。事業が軌道にのるまでは、なかなか採算のとれる安定収入の確保も難しいケースが多く、コストも抑えたくなりがちです。

しかし、どれほど資金繰りが厳しくても避けられない出費があります。事務所を構えたい時は不動産賃料が発生しますし、椅子やディスクなどのオフィス用具もそろえなければなりません。また、すべての作業を一人で処理することは難しく、誰かを雇う場合には人件費も用意する必要があります。文房具や用紙類を買わないと、さまざまな事務処理を行う際に都合が悪くなります。

また今では、どの業種においても基本的に各種の書面はパソコンで作成されます。そのようなデータのやり取りやメール送受信のために、インターネット回線も不可欠です。通信回線をつなぐ時、必ずプロバイダーとの契約料が発生します。パソコン作成の書面データなどは、プリンターを用意しないと印刷できません。

職場環境を整えないと個々の業務に支障が出る可能性は高く、収入より出費が多くなる開業時でも投資しておかないと会社の不利益につながります。

投資を控えることで起こる顧客対応の問題点

事業を立ち上げたばかりなら、通常、常連の固定客は確保できていません。顧客の新規開拓は、仕事場の整備とともに重要性の高い業務のひとつです。外回りの営業活動に加え、電話やメールで問い合わせてきた方への対応も怠れません。

しかし、投資をためらうとビジネスチャンスの損失を招きます。顧客対応をする人手が足りず、せっかく着信があっても電話を取り損ね、あるいはメール返信が遅くなることが増えるなどの問題が起こるためです。何度も電話がつながらない状況になれば、「この事務所はあてにならない」と見切りを付けられても不思議はありません。会社の評価は下がり、やがて連絡してもらえない事態になれば、せっかくのビジネスチャンスも無駄になってしまうのです。

辛うじて取りこぼしを防いでも、さまざまな業務に追われていると電話口での言葉使いや返信メールの文章が雑になる危険もあります。回答内容が適切でも、「対応マナーがよくない」と不愉快に思われることも。どれほど忙しくても、お客様や取引先を怒らせる事態は招きたくないものです。

きちんとした顧客対応は、会社のイメージアップにつながり売り上げにも好影響を与えます。コスト面が気になっても、顧客対応の体制づくりには優先的に資金を投入した方が得策といえます。

低価格設定でも高品質の電話秘書はおすすめ

顧客対応窓口を設置するために投資が必要と分かっていても、開業当初であれば多くの予算を回す余裕はありません。できるだけ時間や手間をかけず、受付窓口の人手を充実させる方法が望まれます。

弊社の電話秘書は、そんなニーズに応えられるサービスです。契約内容にしたがい、過不足のない人員で業務に臨みます。余計な人件費は発生せず、人手不足による取りこぼしも招きません。利用料金は必要最低限の範囲に抑えられるうえ、お客様に喜ばれる受付対応を実現します。

オペレーターは、社会人にふさわしい言葉使いを含め基本的なビジネスマナーを一通り身に付けています。お客様の用件を丁寧に聞き取るので、「話を聞いていない」とおしかりを受ける心配もありません。何より相手の心情理解に努めるため、お客様に喜ばれる可能性が高くなります。

そのようなサービスであるため、出費は無駄にならずビジネスチャンスも逃さなくて済みます。一定レベルのスキルを持つオペレーターが担当するため、採用後の人材育成も不要です。電話応対の品質を確保できる意味でも、おすすめのサービスといえます。

電話秘書の早期活用がもたらすメリット

会社運営は、1日でも早く万全な体制を固めたいものです。そのためにも、電話秘書は早期活用した方がよいでしょう。

開業した後、顧客対応を電話秘書に任せることで、社員の負担は軽減され、各自担当業務に専念しやすくなります。電話の着信により作業が中断されることもなく、いずれの業務も効率的に進められます。

一方、会社に問い合わせたお客様は、親切な電話対応に満足してくれるでしょう。すぐに電話がつながり、どんな質問でも分かりやすく的確な回答が返ってくるためです。顧客満足度だけでなく会社のイメージや信頼度も向上すれば、商品の注文が増えるなど収益のアップを見込めます。

開業準備を進めるなかでコスト的に事務員の採用が難しいと感じていても、弊社の電話秘書であれば予算内に収まるかもしれません。時間をかけずに低コストで事業運営を安定化させるためにも、ぜひ一度、ご検討下さい。

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電話代行サービス株式会社広報部

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