お役立ち実践!電話応対マナー|♯8【携帯電話へかける時にもマナーが必要?】

2014.01.08スタッフブログ
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電話代行オペレーターが実践で学んだ応対マナーを紹介

「お役立ち実践!電話応対マナー」のコラム第八回となります。

新年明けましておめでとうございます。
去年2013年にはこのコラムにて「お役立ち実践電話マナー」を担当させて頂くことになり、記事を徐々に更新しています。今年も引き続きこちらのシリーズを続けさせて頂く事になっておりますので、よろしくお付き合いを頂ければと考えております。手短ではございますが、オペレーターSからの新年の挨拶とさせて頂きました。

さて、前回で大まかな電話応対の基本とも言える部分は終了しましたが、皆さん忘れずにしっかりと付いてきていますか。もしもお忘れになった、という方は過去記事へと戻って読み直してみてください。電話応対が苦手とはいえ、基本ともいえる部分は特に問題になることはないでしょう。

今回の題材ですが、第七回には「実例を交えて~」と予告していたのですが、少し横道になりますが、今回は固定電話ではなく携帯電話の取り扱いについてお役立ちで実践的なことを紹介したいと思います。

電話代行応対【携帯電話へ架ける方にもマナーが必要?】

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電話代行で携帯電話?と感じることはあると思いますが、弊社電話代行サービス(株)では、業務内容によっては電話発信をすることがあります。それは、取引先からの急用やお客様からの質問などの返答において、取り急ぎの用件などもあるからです。ですから、携帯電話へとかける時、その時にもしっかりとした「架ける側のマナー」が必要になるのです。普通、携帯電話で電話するときにマナーを謳う人は多くいるかと思います。

携帯電話で電話する時のマナー

  • 「バス・電車など公共交通機関を利用するときには電話応対しない」
  • 「病院では電源を切る(最近では問題ないと言われています)」
  • 「スマホを操作しながらの移動(歩きスマホなど)」
  • 「自動車・自転車などを運転しながら電話応対しない」
  • 「できるだけ静かな場所に移動する」

電話代行サービス(株)では、弊社から携帯電話へと電話するときにも、固定電話と違った意味での「かける側のマナー」を気をつけています。固定電話とは異なり、利用者の身近にあるという部分を考慮した、電話を受ける人間を気遣い使い方が必要になってきますので、その部分まで留意した対応をさせて頂きます。

携帯電話への連絡は時間帯を選ぶ

身近にある通信機器だからこそ、この点に注意が必要です。弊社、電話代行サービス(株)は24時間365日体制のため契約によっては、クライアント様に深夜でも連絡を入れることがあります。その際でも、携帯電話への連絡は細心の注意を払って行っています。あらかじめ、メールなどで電話を行う旨の連絡を行うのもひとつの方法です。

一言、電話の応対を始める前に尋ねてみましょう

電話をかける前に、電話番号を見ると携帯電話か固定で電話かは容易に分かることです。そのため、電話をかけた際には用件へと入る前に、まず一言、相手の状況を尋ねましょう。

「今、お電話はよろしいですか?」

というようにです。なぜなら、携帯電話というのは、時や場所を選びません。もしかすると先方が会議中に電話を出たかもしれませんし、接客中に出たかもしれません。そのような時でも、最初にこちらが気を使ってたずねておけば、無用な問題を避けられます。まずは相手の状況を確認してみましょう。

携帯電話にてビジネス電話を大声で受ける

携帯電話で応対する声というのは、自分が思っている以上に周囲に聞こえるものです。また、人知れず大声になってしまう方も多々いらっしゃいます。これは受電する側への気遣いとなりますが、ビジネス電話を携帯で受ける場合には大声になり過ぎないことが重要です。もしかすると機密情報の漏洩になる可能性もありえますので、細心の注意を払ってください。弊社でもご連絡先が携帯電話の場合には、事前に確認をするなど、その点を留意してお話をさせて頂く事もございます。

携帯電話というのは、現代のビジネスの現場にてなくてはならないツールとなっています。今はそれがスマホへと取って変わった事により、より多くの情報をやり取りすることが可能となり、欠かせない存在です。ですので、それに見合うマナーを身に付けて、対応ができるように皆様も気をつけてください。

少し今回は事前の予定とは異なりましたが。電話という大きな枠組みでは、ケータイ電話も枠内に入り、ビジネスの現場ではすでに普及しているツールといえるので、予定を変更して紹介をさせて頂きました。次回こそは予定通りの内容で行きたいと思います。

次回の内容「お役立ち実践!電話応対マナー|♯9【知り合いだから教えて、は通用するのか?】

タグ : 携帯電話 画像 電話応対マナー
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