ビジネスメールで押さえたい同報メールのマナー

2016.10.08スタッフブログ
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今更聞けないビジネスメール

ビジネスシーンでメールを送る場合、上司や、取引先、関連部署などを同報メールにいれて送信する場面は多々あります。情報漏洩のリスクが叫ばれる今日において同報メールの間違い1つが、知らなかったでは済まされない大惨事に発展すると言うことは少なくありません。今回は必ず押さえておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。

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同報メールの設定ミスで発生するリスクについて

まずは、同報メールを間違えてしまった場合のリスクについて最初に認識しておきましょう。

例えば、A社に送るはずの資料をB社に送ってしまったなんてことは論外ですが、よくある例で行くと、複数社に対して一斉に何かの案内を送る様なシーンがあります。この様な際に誤って送り先のメールアドレスをtoで送信してしまうと、本来は知ってはならないはずのメールアドレスを閲覧できてしまうことになり、情報漏えいとなりえます。

たかがメールアドレスと侮るような対応はいけません。メールアドレスでも個人情報であり、会社にすれば大事な情報と言えます。その上、情報漏えいさせてしまったのは、自社ではなく他社のメールアドレスということは、取引業者から見れば個人情報の取り扱いに関してゆるい会社だと見られてしまい、信頼を失う危険があるわけです。

情報漏えいは会社の信頼を損ねてしまう行為であり、最悪の場合、解雇や、損害賠償の請求などにもなる可能性があり、注意が必要です。

TO,CC,BCCの使い方

それでは具体的な同報メールのマナーについて解説をしていきたいと思います。

TOの使い方

まずTOはそのままです。メールを送る主の人物を入力します。もし、送り先同士が知り合い、もしくは同じプロジェクトで関連があるという場合は複数入れても構いません。

CCの使い方

続いてCCに関しては一般的には「直接関係があるわけではないけどメールを確認する必要のある人物」をCCに入れます。例えば、あるメールを送る際に上司が「一応私にも送っておいて」といった様な場合はCCに入れるのが適切です。CCはTOで送られている方からは見ることができます。

BCCの使い方

最後にBCCですが、BCCに入れたメールアドレスに関しては、自分以外の方からは見ることができません。つまり不特定多数の方にメールを送信するメールマガジンなどはBCCで送られます。3つの設定にはこの様な違いがあります。

今回は基本的かつ、重要なビジネスでの同報メールのマナーについて解説をしました。理解してしまえば簡単な事ですが、経験の短い方などは不安に感じる部分だと思います。また、万が一ミスをしてしまった時に非常に大きな事件になりますので,この点に関しては理解を深めていただければと思います。

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